Emails en el trabajo

“Entre dos explicaciones, elige la más clara; entre dos formas, la más sencilla; entre dos expresiones, la más breve”

Eugenio D´Ors

Los correos mail-1electrónicos constituyen la forma más frecuente de comunicación en el mundo empresarial, aunque también uno de los principales ladrones del escaso tiempo del que disponemos. Una adecuada redacción y gestión en el envío de emails puede ayudar mucho a nuestra imagen en el entorno profesional. por lo que es conveniente tener presente algunas claves:

 

Envío de correos

  • Reflexiona mail-2sobre si no hay mejores maneras de afrontar la comunicación, por ejemplo con una llamada de teléfono en el caso de temas urgentes o muy complicados o confidenciales.
  • Envíalos sólo a las personas apropiadas, y no contribuyas a la sobresaturación de correos que sufrimos.
  • Chequea las direcciones de correo de los destinatarios
  • Indica el asunto de que se trate. Es mejor poner un asunto que permita que el correo se recupere con facilidad por indicar claramente de qué se trata. Por ejemplo, indicando “qué es – sobre qué es” con un guión en medio (“Acuerdos alcanzados -Reunión de Departamento 15 octubre”)
  • Sé claro, simple y lo más breve que exija el tema en cuestión.
  • Proporciona la información necesaria para respaldar tus planteamientos.
  • Sé correcto y educado, incluso entre compañeros. mail-3Nunca se sabe quién puede acabar leyéndolos y contribuirá a tu imagen en cualquier caso.
  • Utiliza el saludo y firma más apropiados. Con clientes o personal externo se puede utilizar un “Estimado o Estimada” y con compañeros un “Hola”, y la firma más socorrida es “Saludos”, que es la mejor si no se sabe qué poner.
  • Aprovecha las herramientas de edición (cursivas, negritas, viñetas, enlaces, etc) para hacerlo más atractivo y fácil de leer.
  • Revisa con cuidado la ortografía. Si no tenemos claro cómo se escribe una palabra, es mejor consultarlo con un compañero o revisarla en un diccionario on line, pero los textos con faltas o errores gramaticales dan una pésima imagen.
  • Chequea los archivos adjuntos, asegurándote que son los que de verdad quieres enviar.
  • Contrasta con alguien de tu confianza antes de enviarlo si no estás seguro.
  • Guarda borradores de los correos más frecuentes. Ahorrarás mucho tiempo en futuros envíos posteriores.

Respuesta de correos

  • Para contestar a un mensaje, evita la opción de “Contestar a todos” si no es estrictamente necesario.
  • En general, contesta con rapidez, pero no lo hagas en caliente si se trata de un tema que te altera. En esos casos, es mejor tomarse un tiempo de reflexión o incluso aparcarlos hasta que se esté en una situación más tranquila.
  • Nunca entres en una guerra por email. Lo que se escribe y envía queda ahí para siempre.

Si conseguimos redactar y gestionar nuestro correo de forma eficiente, todo el mundo nos lo agradecerá y nuestra imagen saldrá muy fortalecida, no como la de mi “buen amigo” el jefe de Dilbert.

 

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