Gestión de Proyecto

Herramientas y técnicas de gestión de proyectos

Un proyecto es un proceso administrativo que se desarrolla durante un plazo establecido. Su duración la determina el tiempo requerido para alcanzar sus objetivos. Se desarrollan como un medio de alcanzar uno o varios objetivos de la organización, que van desde implementación de nuevas tecnologías hasta ventajas competitivas.

Para que un proyecto cumpla con los objetivos que le dieron origen, el departamento encargado  debe desarrollar técnicas apropiadas que faciliten la estructuración y con las herramientas necesarias para su correcta implementación. Esto puede hacer la diferencia de que un proyecto fracase o cumpla con sus objetivos.

El modelo de fases representa una técnica muy efectiva para la gestión de un proyecto. Este modelo facilita la gestión, el control y ayuda a mantener el proyecto alineado con los objetivos de la empresa. Cada fase consta de características y actividades propias que la convierten en un subproyento dentro del mismo, siendo la culminación de una el producto o inputs de una o varias fases siguientes.

En sentido general un proyecto consta de las siguientes fases:

1. 1. Fase de iniciación
2. 2. La planificación del proyecto o fase de diseño
3. 3. La ejecución del proyecto o fase producción
4. 4. Seguimiento y control
5. 5. Fase de finalización o cierre

Fase de iniciación. En esta fase se determina la naturaleza y el alcance del proyecto. Debe estar identificada con los objetivos de la empresa. Las deficiencias en esta fase pueden significar en el fracaso del proyecto. Debe contar de un análisis del entorno empresarial, tanto interno como externo en el cual se identifiquen los objetivos, las ventajas, los riesgos,  recursos necesarios y disponibles y se pueda determinar la viabilidad del proyecto.

Planificación del proyecto o fase de diseño. En esta fase es preciso que el encargado de proyecto conforme su equipo de trabajo (Puede darse que este equipo se defina en la fase anterior). Este equipo debe ser idóneo y competente de acuerdo a la naturaleza de las actividades requeridas. En esta fase se elaboran esquemas de trabajo tomando en cuenta las necesidades, objetivos, actividades necesarias, presupuesto y tiempo disponible para el desarrollo del proyecto. Se debe tener  en cuenta  las necesidades del cliente o usuarios del producto del proyecto, los objetivos organizacionales y los recursos y plazos disponibles para alcanzar los objetivos del proyecto.

La ejecución del proyecto o fase de producción. Se coordinan personal y recursos disponibles para implementar los procesos descritos en el plan de gestión del proyecto; se realizan las actividades necesarias que resultaran en el producto del proyecto o entregables. El trabajo se define de acuerdo a los requisitos establecidos y a las actividades identificadas en el plan de gestión.

Seguimiento y control. Es un monitoreo de las actividades del proyecto en el cual se compara la línea base de ejecución con las actividades realizadas. Busca identificar las condiciones del desarrollo del proyecto en un momento dado para tomar las medidas correctivas a tiempo de ser necesarias. En esta fase se identifican las desviaciones de coste, alcance y plazos mediante métodos de evaluación, dentro de los que podemos mencionar el método del valor ganado. Se identifican las causas de dichas desviaciones, se analizan y se procede a tomar las medidas correctoras de lugar para logran que el proyecto cumpla con los objetivos planteados o determinar si es necesario un cambio en la estructura del proyecto. Estos cambios deben estar debidamente soportados, evaluados y documentados para control de proyecto presente y guía de futuros. Es de vital importancia que estos factores se identifiquen a tiempo y se soluciones de manera adecuada y oportuna, ya que de no ser así pueden cambiar en curso, y en consecuencia, los resultados del proyecto. En algunos casos es posible que la fase de seguimiento continue después de la fase de finalización, tal es el caso de implementación de un nuevo software o proceso.

Fase de finalización o cierre. Un proyecto puede concluir de manera satisfactoria o no. Concluye de manera satisfactoria cuando el cliente acepta las condiciones del producto o servicio que dio origen al proyecto. Se procede a cerrar o concluir todas las actividades relacionadas. En caso de que el proyecto haya sido ejecutado por una organización externa se procede con terminar el contrato.

Existen diversas herramientas que facilitan cualquier técnica de gestión de proyecto. Los softwares de gestión de proyectos son muy útiles. Existe una gran variedad que se pueden adoptar dependiendo de la naturaleza, objetivos y alcance  del proyecto y el tamaño de la organización.

No hay comentarios / 22 Nov 2013 por isabeljaquez
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