IMPORTANCIA DE LOS COSTES EN LA GESTION EMPRESARIAL: EL CASO DE 2 EMPRESAS PERUANAS DE INGENIERIA

Estimado Gonzalo y compañeros de la maestria,

Me gustaría compartir en este blog las experiencias sobre la gestión de costes de dos empresas de ingeniería en Perú en las que me ha tocado trabajar.
Una de las primeras empresas en las que me toco trabajar en los años 90 se encontraba enfocada principalmente al desarrollo de proyectos de ingeniería para el sector público. Tuve la oportunidad de participar en la elaboración de presupuestos para diversos concursos y siempre me llamo la atención la rigidez y poca flexibilidad para poder cambiar los porcentajes referidos a los gastos generales y utilidad, factores que resultan muy importantes para ser competitivos en el ámbito de las ingenierías. Entendía que la utilidad era un factor histórico o financiero que los propietarios tenían acordado y no lo variaban para asegurar la rentabilidad de la empresa, sin embargo los gastos generales a pesar de ser calculados con detalle siempre tenían una norma que cumplir en la empresa “no deben bajar de 30% sobre los costos directos”. Cuando alguna vez pretendí obtener una respuesta sobre el origen de ese famoso 30% nadie supo responderme con claridad en la empresa. Conversando con uno de los dueños le plantee el tema de los gastos generales y mi preocupación de que aquella rigidez podría afectar la competitividad de la empresa, su respuesta fue de que en los concursos públicos los precios eran secundarios y lo más importante resultaban ser las influencias y contactos que se puedan tener para ganar la licitación. Aquella empresa por tanto no consideraba un factor de competencia el tema de costos sino más bien la gestión de influencias. Esta fórmula fue efectiva durante algunos años mientras los dueños se encontraban vigentes en el entorno político pero luego con la llegada de nuevos actores políticos y la desaparición de partidos tradicionales, la empresa finalmente quebró y desapareció.
Luego me toco estar en otra empresa de ingeniería cuya nueva gerencia estaba enfocada en implementar y mejorar el sistema de control de costos. Cuando ingrese a la empresa se tenía implementado un registro simple de horas trabajadas del personal por proyecto, algo que básicamente servía para cargar gastos a cada proyecto y ver si se había sobrepasado o no el presupuesto operativo. Luego de esto la empresa implemento un control de horas hombre utilizadas por documento, plano de ingeniería o actividades complementarias (reuniones, coordinaciones, viajes, etc). Con este control se obtuvo una base de datos histórica de horas-hombre y costos que permitió a la empresa realizar rápidamente presupuestos preliminares por los servicios de ingeniería e identificar en que licitaciones existía oportunidad de realizar un negocio rentable y en cuáles no. Posteriormente la empresa comenzó a controlar sus costos indirectos tales como consumibles de oficina, energía, alquiler de oficinas, telefonía los cuales resultaron muy complejos de controlar y asignar por área o proyecto pero se lograron obtener ratios aproximados y establecer un ratio fijo de costos indirectos por cada hora hombre de personal directo. Todo este esfuerzo de control de costos, con el tiempo se ha ido mejorando y sistematizando cada vez más de tal manera que este dominio de los costes ha permitido a la empresa las siguientes ventajas competitivas:

1. Conocimiento detallado y preciso de costos de ingeniería para diversas especialidades. Este conocimiento permite a la empresa presentar propuestas económicas a los clientes con precios competitivos y realistas.

2. Los registros históricos permiten establecer costos estimados por cada entregable de ingeniería de tal manera que son un parámetro de control e identificación de desviaciones durante la fase de desarrollo de proyectos.

3. El conocimiento de los costos indirectos y su influencia en los proyectos de ingeniería permiten que la empresa pueda ser flexible con este parámetro de tal manera de generar ventajas competitivas sin riesgo en licitaciones donde el factor precio resulta ser de gran relevancia.
Como se puede apreciar en los ejemplos presentados, el control y conocimiento histórico de los costos que se requieren para el desarrollo de ingenierías de diversas especialidades ha permitido que la segunda empresa logre un importante respaldo para su continuidad en el tiempo y tenga la oportunidad de ser competitiva en un entorno donde el factor precio cada vez resulta mas relevante.

Saludos

Jose Huerta


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