TEORIA DE LOS SISTEMAS

GENERALIDADES

El estudio de la COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL se ubica en el campo de las Ciencias Sociales. Esta disciplina se centra en el análisis, diagnóstico, organización y perfeccionamiento de las complejas variables que conforman los procesos comunicativos en las organizaciones, con el fin de mejorar la interrelación entre sus miembros, entre éstos y el público externo, y así fortalecer y mejorar la identidad y desempeño de las entidades.
La Dra. Irene Trelles Rodríguez , especialista en Ciencias de la Comunicación, marca su evolución iniciando en Estados Unidos con autores como Charles Redding, Frede Frederick Jablin, Linda Putnam, Kreps; en Europa: Joan Costa, Justo Villafañe, José Luis Piñuel, José Gaitán, Annie Bartoli, Cees Van Riel y recientemente, en América Latina: Gaudencio Torcuato, Carlos Fernández Collado, Abraham Nosnik, Rafael Serrano, María Luisa Muriel y Carmen Rota.
Fernández Collado define la comunicación organizacional como “el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre ésta y su medio”. También la entiende como “un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio, o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápido los objetivos”. Según esta visión designa como herramientas:
• La comunicación interna.
• La comunicación externa.
• Las relaciones públicas.
• La publicidad.
• La publicidad institucional

ENFOQUES DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

Los modos de organizar los procesos comunicativos en las organizaciones varían con las tendencias conceptuales contemporáneas. Los cinco enfoques más comunes son:
1. Mecánico. Plenamente trasmisivo (flujo vertical-descendente). Centra su atención en la información y las redes formales de comunicación. La retroalimentación es insuficiente.
2. Psicológico. Prioriza los factores humanos de la comunicación, así como la formación (sobrevalorada) de grupos formales e informales y el desarrollo de habilidades comunicativas con el objetivo de fomentar la participación, la motivación y la confianza de los trabajadores. Desarrolla los recursos humanos.
3. Sistémico. Considera la organización como organismo vivo cuyo motor es la comunicación enfocada sinérgicamente, un subsistema parte del sistema social. Incorpora el concepto de redundancia (repetición de conductas en un tiempo dado) con relación inversamente proporcional a la incertidumbre. Pondera las interrelaciones con el entorno, flujos de comunicación multidireccionales, trabajo grupal y búsqueda de patrones de retroalimentación.

ESCUELAS DEL COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL

• Escuela Clásica. Favorece las estructuras piramidales (Fayol, 1949).
• Escuela de Relaciones Humanas. El interés primario de esta escuela fue el individuo (Elton Mayo, Kurt Lewin, Rensis Likert y Douglas McGregor.
• Teoría contingente. Establece que toda organización, al ser un sistema abierto, debe tener muy en cuenta el medio y la situación en la que se encuentra, pues el éxito de la misma dependerá de su grado de adaptación a variables situacionales (Joan Woodward, Tom Burns, G.M Stalker, Paul Lawrence y Jay Lorsch.
• Teoría de Sistemas.

TEORÍA DE SISTEMAS

• Otorga relevancia a las relaciones existentes entre las partes de la organización (subsistemas constitutivos del todo) con el entorno y con la naturaleza interdependiente de estas.
• Este enfoque plantea que las organizaciones adquieren una perspectiva dinámica y empiezan a considerarse como sistemas abiertos a las múltiples influencias del medio ambiente y, por lo tanto, en permanente transformación.

La Teoría General de Sistemas se desarrolla en la década de los años 1950 del siglo pasado, primero en las Ciencias Duras (Biología) de donde pasa a las Ciencias Sociales y Administrativas.
Los más destacados sintetizadores de las ideas de esta corriente fueron E. Trist, Daniel Katz y Robert L. Kahn, al concluir que la meta organizacional sería lograr la máxima eficiencia del todo, mediante el papel armónico de la comunicación.
Katz y Kahn (1966), en su concepción de sistemas tomado de Bertanfly (1950), plantean que las organizaciones están compuestas de partes interdependientes que no se pueden comprender en su aspecto aislado, sino con relación a la totalidad que las contiene. Cualquier cambio en alguna de las partes de una organización implica una reestructuración de las restantes, razón por la cual las organizaciones, en tanto que sistemas abiertos, para sobrevivir en un medio ambiente complejo, deberán transformarse y, de esta manera, mantenerse en equilibrio dinámico, convirtiendo en energía la información interna y externa a su sistema, capaz de adaptarse a las necesidades y condiciones existentes.

LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA ABIERTO

Los sistemas pueden ser cerrados o abiertos, de acuerdo con su interacción con el ambiente:
• Sistema cerrado o mecánico. Su característica principal es poseer pocas entradas y pocas salidas con el ambiente externo. Está basado en el principio causa-efecto, es decir, por una determinada entrada habrá una determinada salida. Como ejemplos de este tipo de sistema, podemos mencionar los motores y las máquinas.
• Sistema abierto u orgánico. Es un sistema donde existen numerosas entradas y salidas para relacionarse con el ambiente. El principio causa-efecto tendrá relaciones totalmente indeterminadas. Su característica principal es la relación dinámica con el ambiente, donde el mencionado sistema recibe los insumos, los transforma en diversas formas y elabora los productos. Entre este tipo de sistema, podemos mencionar las organizaciones en general y aquéllas que están vinculadas con el hombre.

Daniel Katz y Robert Kahn establecieron un modelo de organización más amplio y complejo (teoría de los sistemas), caracterizado por lo siguiente:
• Importación-transformación-exportación de energía. Consiste en la toma de los insumos del ambiente y refuerzos de otras instituciones, de otras personas o del ambiente material, donde esa estructura no es autosuficiente.
• Ciclos de eventos. El producto que forma la organización sirve como fuente de energía para repetir el ciclo continuamente con el objeto de establecer su dinamismo.
• Entropía negativa. Es el proceso que permite la obtención de nueva energía, a fin de no converger en el agotamiento, desintegración o muerte de la organización.
• Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de codificación. Consiste en la entrada de la energía al sistema, que es procesada para convertirla mediante la acción de trabajo. Además, reciben ingresos de carácter informativo que proporcionan a la estructura algunos indicios acerca del ambiente y de su propio funcionamiento, con relación a él.
• Estado de equilibrio y homeostasis dinámica. El sistema abierto mantiene el equilibrio en el intercambio de energía con el ambiente -la recibida y la enviada- para evitar el proceso entrópico y afianzar su carácter organizacional.
• Diferenciación. Es la multiplicación y la elaboración de funciones que conllevan también a la multiplicación de papeles y la diferenciación interna.
• Equifinalidad. Concepto propuesto por Von Bertalanffy que establece lo siguiente: partiendo de diferentes condiciones y por caminos diferentes, un sistema puede alcanzar el mismo estado final.
• Límites y fronteras. La organización, como sistema abierto, presenta límites o fronteras, es decir, barreras entre el sistema y el ambiente. Éstos definen tanto el radio de acción como el grado de abertura del sistema (receptividad de insumos) con relación al ambiente.

Algunos autores conciben la organización como un sistema sociotécnico, que significa que la organización cumple una doble función:
1. Técnica, relacionada con la coordinación del trabajo y la ejecución de las tareas con la ayuda de la tecnología disponible.
2. Social, que se refiere a la manera de interrelacionar a las personas, al modo hacerlos trabajar juntos.

Según los psicólogos y sociólogos del Instituto de Tavistock de Londres, quienes expusieron el modelo sociotécnico de Tavistock, donde afirman que toda organización consta de una combinación administrada de tecnología y de personas, de modo que ambas se relacionan recíprocamente. El sistema socio-técnico lo constituyen tres subsistemas principales:
• Sistema técnico de tareas. Incluye el flujo de trabajo, la tecnología involucrada, los desempeños que la tarea exige y algunas otras variables tecnológicas.
• Sistema gerencial o administrativo. Implica la estructura organizacional, las políticas, los procedimientos y las reglas, el sistema de recompensas y castigos, el modo como se toman las decisiones y otros elementos proyectados para facilitar los procesos administrativos.
• Sistema social (humano o personal-cultural). Se relaciona con la cultura organizacional, con los valores, las normas y con la satisfacción de las necesidades. En el sistema social también están incluidos la organización informal, el nivel motivacional de los miembros y sus actitudes individuales.

ABRAHAM NOSNIK

Otro autor que ha hecho contribuciones importantes en esta perspectiva de sistemas es Nosnik (2000), quien aporta la idea de que en la teoría de los sistemas de comunicación en las organizaciones no se concibe a la comunicación como elemento específico que le da funcionalidad al sistema organizacional, sino que define a la comunicación desde una perspectiva sistémica. De esta forma, se destaca la característica de plataforma productiva que tiene la comunicación haciendo énfasis tanto en la estructura como en la función, procura conservar tanto los aspectos funcionales como estructurales.
Nosnik afirma (2000) que caracterizar el sistema de comunicación organizacional como se ha hecho, lleva a pensar que la comunicación es un medio importante que tiene la organización para adaptarse a los cambios que experimenta como sistema, tanto desde adentro como fuera de ella para sobrevivir de manera exitosa.

No hay comentarios / 05 Dic 2011 por BRUNILDA ALTAGRACIA SANTANA HOLGUIN
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