La delegación como barrera de crecimiento de la empresa

Borja Uruñuela

EMBA EOI

Al hilo de la clase de Emprendimiento de José Luis Barbero me gustaría desarrollar una de las ideas que en ella salió: la necesidad de delegar. Sin duda, delegar es una de las habilidades que las personas que gestionamos empresas debemos ser capaces de poner en práctica de forma eficaz. Los que hemos creado empresas y las hemos visto crecer sabemos muy bien de qué estamos hablando. Pero también en cualquier otra empresa, grande o pequeña, hay momentos de crecimiento donde la delegación es esencial para el crecimiento sostenible de la misma. De alguna manera, delegar es permitir el crecimiento de la empresa a través del crecimiento profesional de las personas que la integran. En el caso que estudiamos en clase de Johnsonville Sausages Ralph Stayler utilizó una frase que creo que resume la esencial de la gestión del crecimiento y la delegación:  “Your job is to eliminate your job”.

En esta entrada incluyo:

Mi propia experiencia.

mistakes-made-and-lessons-learnt - copiaYo he aprendido a delegar a medida que la empresa lo requería y he cometido los errores típicos que incluyo en esta entrada. Por ejemplo, me acuerdo cuando la escuela empezó a crecer y necesitaba delegar algunas de las responsabilidades de gestión propias del Director de Estudios y las delegué en un profesor por el mero hecho de ser un buen profesor. Al cabo de un año el profesor volvió a ocupar su puesto de profesor a jornada completa cuando ambos nos dimos cuenta de que había sido un error. Tener claro el proceso de delegación es esencial para cualquier emprendedor o gestor y por eso plasmo en esta entrada las lecciones que he aprendido.

 

Por qué existe el miedo a delegar.

Pérdida de poder. Delegar implica ceder poder a otras personas y no todo el mundo está dispuesto a llevarlo a kingcabo. Además, podemos pensar que la pérdida de poder puede ir acompañada con pérdida de autoridad y reconocimiento. Para que una persona esté dispuesta a ceder  poder a otra persona tiene que  ocupar su puesto por su valía profesional, estar seguro en su puesto, y, además, ser reconocido por el resto de la empresa. La persona que está dispuesta a delegar sabe que asumirá nuevas responsabilidades y que su trayectoria profesional se verá fortalecida por este trasvase de poder. Una persona que no está segura de su valía profesional, que no se ve como un valor importante para la empresa es más probable que no quiera ceder su poder a otra persona, a la que verá como una amenaza.

pollution - copiaMiedo a la contaminación. Muchos gerentes quieren mantener su empresa en una burbuja libre de la contaminación que puedan traer otras personas. Los emprendedores suelen tener la tendencia a querer imponer su forma de hacer las cosas a toda costa. Es fácil que piensen que la empresa irá bien sólo si se siguen sus directrices y se conserva el modelo que ellos han creado. Es cierto que los emprendedores tienen una visión de su empresa que solo ellos poseen, sin embargo, eso no significa que otras personas no puedan asumir responsabilidades aportando valor a la empresa. La clave está en que el emprendedor o gerente creen y fomenten una cultura empresarial y definan una misión clara que sea compartida con todos los miembros de la empresa. La delegación eficaz, en vez de contaminación, será una burbuja de oxígeno para la empresa.

Inversión económica, de formación y tiempo inicial. Los emprendedores o gestores se pueden ver tan initial investment - copiaabsortos por el trabajo diario que no les permite ser consciente de la necesidad de delegar ni encontrar el tiempo suficiente para gestionar el crecimiento de la empresa. Delegar no debe ser visto como una pérdida de tiempo o dinero sino como una inversión a medio y largo plazo. La delegación debe ser parte integral del trabajo del gestor y no debe arrinconarse por las tareas diarias.

 

 

Por qué las personas no quieren asumir nuevas tareas y/o responsabilidades.

Los pasos que considero más importantes a la hora de delegar.

Evaluar de forma precisa la necesidad de delegar. Antes de delegar es importante asegurarse de que no hay otra manera más eficaz de actuar. A veces, se puede considerar la posibilidad de eliminar esa tarea o responsabilidad. También se puede simplificar de forma que no haya que delegarla. Si no vemos otra opción que la de delegar es importante identificar qué es lo que queremos delegar y aquí nos podemos preguntar si queremos delegar tareas o responsabilidades. No es lo mismo delegar el diseño de un cuestionario con un programa informático concreto para medir la satisfacción de los clientes, que sería una tarea, que delegar la responsabilidad de medir la satisfacción de los clientes. En el primer caso estamos restringiendo las opciones de cómo medir esa satisfacción y la persona no tendrá margen de maniobra de tal manera que se limitará a diseñar un cuestionario siguiendo las directrices marcadas. Sin embargo, si se le da la responsabilidad de medir el nivel de satisfacción de los clientes, la persona puede aportar diferentes formas de medir esa satisfacción, le permite aportar sus propias ideas, experiencias y habilidades dando mayor valor a su trabajo. La implicación será mayor cuanto más participe la persona en cuestión, y i love my jobcomo consecuencia mayor será su motivación y satisfacción. Por ello, podemos decir que la delegación debe ir a acompañada, en la medida de lo posible, de cierta libertad por lo que es esencial definir muy bien los objetivos y el resultado esperado para que la persona en la que se delega tenga claro dónde quiere llegar y pueda evaluar diferentes formas de cómo llegar allí.

Conocer a las personas cercanas y encontrar el perfil indicado. Uno de los errores más comunes es delegarget to know your staff - copia en la persona que tiene menos trabajo, o la que más entusiasta se muestra, o la más eficaz, o con la que hay una mejor relación. Los criterios de selección muchas veces no son criterios técnicos o profesionales y, aunque en un primer momento la idea parezca acertada, es fácil que más adelante surjan las dudas. En este sentido, a la hora de buscar una persona en la que delegar se pueden aplicar los principios que se aplican a la hora de contratar personal.

Ofrecer formación si la persona en la que se delega la requiere. Si delegamos cuando hay una acumulación de trabajo es más difícil ofrecer la formación que la persona pueda necesitar. A veces los procesos de delegación no obtienen buenos resultados por falta de formación inicial.

Poner recursos a disposición de la persona en que se delega, ya sea tiempo, espacio, materiales o programas informáticos. De la misma manera que es más fácil ofrecer formación cuando hay una planificación, es más fácil ofrecer los recursos necesarios cuando se hace con tiempo.

Evaluar las condiciones de la persona en que se delega y la necesidad o no de mejorarlas. Dependerá de cada caso pero lo importante es aclararlo con la persona en cuestión para que sepa cuáles serán las condiciones en caso de que varíen o, en caso de que no, que sea consciente de ello. En este punto creo que es importante diferenciar, de nuevo, entre delegar tareas y responsabilidades. Puede ser que una persona que asuma una nueva tarea no requiera una mejora de sus condiciones, sin embargo, una persona que asuma nuevas responsabilidades es más probable que merezca una mejora laboral. Las condiciones pueden suponer un ascenso, una subida salarial, un contrato más estable o una mejora de algún otro tipo.

accountability - copia

Evaluar a la persona en la que se ha delegado con su consiguiente feedback. Es aconsejable supervisar el desempeño de esta nueva función para que tanto la empresa como la persona en la que se ha delegado tengan la certeza de que el proceso ha sido eficaz y beneficia a ambas partes. De ser así podremos decir que la delación ha sido acertada. Buscaremos siempre la fórmula win-win.

Beneficios de la delegación.

Errores comunes a la hora de delegar.

Dejar que las tareas diarias no nos dejen ver la necesidad de delegar puede suponer nuestro estrangulamiento empresarial. young-man-strangling-himself-18384284


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