Como afrontar una crisis desde el departamento de Control de Gestión.
Las ventas de las empresas en medio de una crisis económica caen, la liquidez se reduce, el crédito se cierra, todas las circunstancias resultan muy negativas para la supervivencia de miles de pequeñas y medianas empresas que son las que mantienen el empleo y las economías de los países.
En estas condiciones, se hace imprescindible y urgente reducir gastos de forma drástica y aunque la primera medida suelen ser los despidos, esta no tiene porque ser la mejor solución.
Del mismo modo que la crisis produce cierres masivos de empresas destruyendo un tejido económico muy difícil y costoso de recuperar, los despidos indiscriminados destruyen el capital más importante de la empresa: el talento, el know-how y la experiencia.
En principio hay dos elementos básicos sobre los que se puede actuar: incrementar los ingresos y reducir los gastos.
Podemos encontrar muchos aspectos de una empresa en los que se pueden economizar y optimizar recursos, para encontrarlos son fundamentales herramientas como el análisis y la redefinición de la organización de la producción.
Las crisis económicas son las mejores oportunidades de redefinir la infraestructura de las empresas en orden a conseguir optimizar su eficiencia: cambios de filosofía, rediseño de estrategias, redefinición de funciones y redistribución de recursos pueden disminuir drásticamente costos de fabricación o de servicios cuando el mercado se estrecha.
Hay muchas áreas sobre las que se puede actuar, el rediseño de operativas diarias, de departamentos y de funciones, la implantación de nuevos métodos, la informatización de departamentos y el uso del software y telecomunicaciones en todos los departamentos de la empresa.
Para reducir costos en la empresa es precisa detectar, prevenir y eliminar el uso excesivo de recursos en el proceso productivo.
Esta flexibilidad permite a la empresa buscar nuevos nichos de mercado u optimizar los recursos para producir lo mismo a menor costo.
Los factores sobre los que la empresa debe actuar para reducir costos son:
- La mejora de la calidad
- La mejora de la productividad
- Reducción del catalogo de productos
- Optimizar las líneas de producción
- Reducir el tiempo muerto de máquinas y empleados
- Reducción del espacio productivo
- Reducción del tiempo de fabricación del producto
- Reciclar al personal con cursos de formación
- Informatizar la gestión de la empresa
- Intensificar el uso de las Nuevas Tecnologías
- Movilizar la imaginación
Afrontando la crisis desde el departamento de Control de Gestión.
La aportación de información en un buen control de gestión para obtener un análisis hacia la toma de decisiones, adecuada gestión de riesgos y apoyo en el proceso de negociación es uno de los pilares importante en un departamento de control.
Desde un punto de vista social en conjunto el departamento, no de manera individual debemos de considerar lo Eficiente no tan solo lo efectivo y más en momentos de crisis en que estamos viviendo. Balancear el coste con la efectividad!
Esta norma no tan solo aplicarla a nuevas gestiones, proyectos….sino a los ya existentes, ya que son estos que tendrán las secuelas en el futuro, tal como los pasados que estamos viviendo sus consecuencias ahora. Es decir un buen departamento de Control de Gestión debe ser capaz de utilizar la información disponible y si es necesario generar nuevas para identificar los servicios y situaciones donde se pueda dejar de invertir que esto suponga ahorro de recursos. Evaluar la existencia en la propia compañía de, proyectos, departamentos, etc., que sean inefectivos, ya sea porque el balance Beneficio-Riesgo no compensa la utilización, porque son innecesarias o bien porque aunque sean efectivos, no son eficientes. Si un departamento de Control de Gestión puede ver estos puntos, no solo será posible el que ahorre de una manera inteligente, sino reducirá los riesgos presentes y futuros para la compañía.
Otro punto importante es, con quienes o con qué personas se cuenta para la toma decisiones en los procesos; es por ello que la profesionalización directiva juega un papel fundamental. Evaluación periódica de la actividad empresarial con la ayuda y participación de cada departamento, el poder de los gestores para promover cambios, fomentar la productividad, corregir problemas de desempeño ineficiente, control por desempeño y resultados, buscar alternativas…
La intensidad y la duración de cada crisis concreta y los pocos recursos disponibles, unidos a los elementos institucionales de cada país, La impasividad de los miembros de la empresa, de los ciudadanos en general por ver resultados, los recortes indiscriminados en las compañías, cada día arriesgan la esperanza de muchos. Hay otras alternativas por defender, tomar decisiones valientes, pero sobre todo decisiones inteligentes y bien informadas, siempre con miras a mejorar.
No hay un único plan de enfrentar la crisis, cada organización crea su plan según sus necesidades; plantearse concretamente estrategias internas. Estrategias internas como mejoras de calidad, mejorar la satisfacción del cliente, equipos de trabajos que puedan tomar decisiones en conjunto, nunca olvidando al cliente, equipos de trabajo abiertos, que se apoyan, trazan metas comunes; otro punto clave para garantizar un buen manejo de control de gestión, es la innovación de cada grupo siempre con una misma meta, nuevas ideas, mejora de efectividad, toma de decisiones inteligente minimizando así los riesgos de posibles fallas. Pero como punto clave está el suministro de información, y un análisis exhaustivo de esa información para las posibles toma de decisiones, es decir, estudiar cada parte que compone la empresa.
Una crisis no puede ser resuelta por un solo individuo, se necesita un grupo de personas que aporten diversidad en los puntos de vista y las soluciones así como experiencia técnica y profesional.
Mencionando algunas de las pautas que pueden tener una empresa u organización gestora en momentos de crisis tenemos:
1) Estudiar el entorno de la empresa, en qué puntos esta es susceptible y por qué no, compararlas con competidores semejantes ya sea competidores que pasan por situaciones difíciles y de igual forma con los que están en la cúspide.
2) Identificar alternativas de acción, es importante que dichas alternativas se evalúen en conjunto con los directivos y que en la misma haya existido una fluidez de información de los departamentos participantes.
3) Desarrollar planes estratégicos
4) Determinar presupuestos. Identificar los recursos disponibles tanto humanos como materiales es importante para saber con qué y con quién se cuenta a la hora de tomar posibles soluciones.
Un buen proceso de Control de Gestión se transforma en una herramienta valiosa para la administración de la empresa en todo momento sin quedarse limitada solo a la función operativa de la empresa.
La crisis y el Departmento de Control de Gestión
Cuando nos acostumbramos al diario desenvolvimiento en economías estables (como en países desarrollados), nos encontramos desarrollándonos según el ciclo de vida pudiendo prolongar alguna etapa según nuestros esfuerzos y motivaciones.
Las crisis, en las que algunos países están acostumbrados a subsistir y otros han experimentado por primera vez en muchos años (los estados unidos y Europa), han generados individuos con agilidades y creatividad hacia la innovación. Estos son los que sobreviven y no se han solo quedado recordando los años de las vacas gordas o soñando que lleguen.
En esos momentos de crisis, la empresa debe fortalecer las funciones del departamento de Control de Gestión, cuyas principales cito:
- Función de planificación (al ser el responsable de coordinar la preparación del presupuesto anual y sus correspondientes revisiones y de establecer la propuesta de objetivos por áreas o departamentos que sea coherente con el presupuesto de la compañía).
- Función de control (del seguimiento presupuestario).
- Función de información: (proveyendo información a todos los niveles de dirección con una visión objetiva y global, para facilitar la toma de decisiones).
Pero para ir más allá que un buen funcionamiento, debemos actuar proactivamente. Debemos anticiparnos a los tiempos, y no solo a los malos (las crisis) sino a todo lo que sea negativo (estancamiento). Visualizar el peor de los escenarios y el mejor, relacionado a nuestra visión, nos debería mantener vivos en un mundo de galopantes cambios.
La crisis nos afecta en todos los niveles. Para muchas empresas, en la práctica, constituye una dura prueba y a veces la quiebra, sobre todo si la crisis es prolongada. El principal efecto de una recesión es una contracción de la demanda. Nuestro objetivo será prever lo que pudiera pasar, asegurando la estabilidad de nuestras empresas, creando mecanismos donde tratemos de mantener el pedazo de torta de mercado o hacerlo crecer, mientras la torta se reduce drásticamente.
Salir de nuestra zona de confort, sea por crisis en el entorno o por convicción propia, crea un crecimiento exponencial mas allá que logros obtenidos en los tiempos de bonanza.
RSE Conceptos Generales – referencias en el Perú
Ítem
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Nombre
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Autor
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Año
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Certificable
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País
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1
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GRI
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GRI
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2001
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NO
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2
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ISO 26000
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International Organization for Standardization ISO
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2010
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NO
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Suiza
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3
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SA8000
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Social Accountability International SAI
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2001
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SI
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USA
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4
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AA1000
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Institute of Social and ethical Accountability ISEA
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2003
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NO
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UK
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5
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SGE 21
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Forética
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2008
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SI
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ESPAÑA
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RSE EN LATINOAMÉRICA ¿Qué es y hacia dónde vamos?
Investigando sobre el tema en Latinoamérica, donde hasta hace bien poco existía un vacío en la literatura sobre la Responsabilidad Social de la Empresa en América Latina, siendo ésta una disciplina de relativamente reciente interés en los países dela región, he encontrado relevantes aportaciones al tema que me gustaría presentaros en este post.
Al examinar la situación de la responsabilidad social y ambiental de las empresas en Latinoamérica, lo primero que uno descubre es que es difícil generalizar. La realidad económica y social a la que se enfrentan los países dela región es muy distinta. Lo mismo ocurre en los distintos enfoques en RSE. Las prácticas empresariales responsables han sufrido una evolución desde la filantropía empresarial más tradicional pasando por la ciudadanía corporativa hasta llegar a los comportamientos responsables como parte de la estrategia empresarial desde la óptica de América Latina. El continente ha despertado con respecto a la RSE, si bien es cierto que otras regiones del mundo se encuentran por delante y que América Latina, independientemente del nivel de su desarrollo económico,se encuentra más rezagada. En la mayoría de los casos las empresas que destacan son las más grandes y entre éstas sobresalen las que reciben instrucciones de su casa matriz. Con respecto a las Pymes, llevan a cabo prácticas responsables de forma natural (por su cercanía a los grupos de interés, a las comunidades y a los problemas sociales y ambientales de las mismas) pero en la mayoría de los casos son responsables de forma poco sistemática.
Vivimos en un mundo cada vez más corporativo; ya no se habla en función de naciones sino de empresas y las utilidades que estas reportan a sus accionistas. En este contexto es que ha ido tomando fuerza el término de Responsabilidad Social Empresarial (RSE), y aunque todavía falta camino para llegar a un consenso general, se han venido presentando avances al interior de las organizaciones que han entendido que su responsabilidad va más allá de generar dividendos. Es por ello que en primer lugar, la pregunta válida que se debe hacer es: Responsabilidad Social Empresarial, ¿con quién? ¿Con los clientes? ¿Con los accionistas? ¿Con el medio Ambiente? ¿con Todos?
La literatura que da respuestas en esta línea las podemos dividir en dos: los que hablan sobre generar utilidades para los accionistas e inversores (hablamos de autores de hace 40 años), y los que recalcan la importancia de saber manejar las relaciones con los distintos grupos de interés; los que apuestan por un cambio interno en la organización.
Las empresas de ahora, tienen una responsabilidad extendida que genera impactos sociales. La cadena de suministros se rige por normas e iniciativas que van encaminadas a mejorar las condiciones en que productor, cliente y proveedor se relacionan entre sí. Lo que se hace al interior de una organización, y la manera como se manejen las relaciones con los distintos stakeholders crea impacto en la sociedad en general que se puede ver afectada por las malas prácticas empresariales que no se rijan por la transparencia en su proceder.
Es interesante que hoy en día se aborde el tema del cooperativismo como nuevo modelo económico encaminado a trazar nuevas líneas de interacción entre empresarios, clientes y comunidades.
Para José Manuel Figueroa, Director del Área de Desarrollo Directivo y Recursos Humanos de la Fundación Universitaria Iberoamericana (FUNIBER), el liderazgo sostenible y su rol como dinamizador de estrategias que buscan consolidar proyectos, basando siempre sus acciones en la ética y la conciencia social serán los grandes triunfadores en el panorama empresarial:
“El éxito de hace algunos años hoy es considerado como irresponsabilidad”, “el que busque solo el beneficio económico, está frito”.
Para Figueroa, un líder sostenible es aquel que demuestra preocupación por los temas ambientales, no se amarra a una sola estructura, mantiene siempre la calidad humana a pesar de las circunstancias y siempre tiene un proyecto que ofrecer.
Y para completar este post me gustaría dejaros un modelo a seguir para las empresas, desarrollado en Colombia:
Modelo de Excelencia para la Responsabilidad Social y Sostenibilidad (MERS)
El Modelo de Excelencia para la Responsabilidad Social y la Sostenibilidad (MERS), desarrollado por la Corporación Calidad y el Centro RS, es una herramienta que les permite a las organizaciones de cualquier tamaño, categoría o sector evaluar su nivel de gestión de responsabilidad social, y cómo este es transversal a su direccionamiento estratégico, su cultura y sus procesos.
El método presenta un escenario en el que las empresas pueden observarse a sí mismos, identificar sus fortalezas y oportunidades de mejora, y recibir una retroalimentación sobre su modelo, para hacer de sus estrategias de responsabilidad social y sus buenas prácticas una gestión integral con resultados cada vez más positivos para la sociedad.
El MERS, ofrece una representación de las dinámicas que se pueden identificar en una organización que realice una gestión integral y sistémica de la responsabilidad social y la sostenibilidad.
Criterios de evaluación
1.Estrategia(200puntos): Se examina cómo la responsabilidad social y la sostenibilidad han influido en los procesos de formulación, despliegue y monitoreo estratégicos de la organización.
2. Cultura (200 puntos): Se examina cómo la organización ha hecho de los fundamentos de la responsabilidad social y la sostenibilidad condición y ambiente para que las personas logren altos niveles de desempeño laboral, desarrollo humano integral o disciplinas esenciales para un futuro en común.
3. Procesos (100 puntos): Se examina la manera como los procedimientos, protocolos y actividades de la organización son diseñados, controlados, monitoreados y mejorados, a la luz de prácticas y fundamentos de responsabilidad social y sostenibilidad.
4. Sistema de responsabilidad social y sostenibilidad (250 puntos): Se examina el enfoque y la implementación de las acciones de relacionamiento que la organización adelanta para el desarrollo armónico con sus diferentes grupos de interés.
5. Resultados e impacto (250 puntos): Se examina el valor creado por la organización a los diferentes grupos de interés y al medio ambiente, es decir, los cambios y transformaciones que ha propiciado para sí misma y para su contexto.
Y para finalizar el post, os dejo algunos enlaces que he consultado:
http://www.portafolio.co/negocios/empresas-le-apuestan-la-rse-e-invierten-338-billones
ASIGNACIÓN DE RESPONSABLES DENTRO DE LA GESTIÓN INTEGRAL
Tanto cuando aplicamos la Gestión por Procesos como cuando aplicamos la Gestión por Proyectos, una de las principales diferencias con la Gestión tradicional o funcional es que a la hora de afrontar las cuestiones críticas, en el primer caso, estas deben tener un único responsable que este centrado en el mismo y que será el responsable total. Tendrá que tener autoridad y responsabilidad sobre todo el proceso, proponer cambios, tomar decisiones y supervisar todo el trabajo, lo que le hará que su motivación y su firmeza en el mismo sea completa. No hay que olvidar que estos nuevos sistemas tienen una organización jerárquica horizontal en la que se interrelacionan todos sus departamentos, con lo que asignando un responsable evitaremos que no se den por hecho la ejecución de las tareas sino que exista un control total de la ejecución de las mismas, independientemente de quien haya sido asignado a realizarla.
Las ventajas son realizar un control más riguroso, el responsable tiene mayor autoridad, los canales de comunicación están más claros, posibilidad de reaccionar más rápidamente ante una crisis.
Las aptitudes de esta persona deben ser: liderazgo, comunicación, negociación, delegación, motivación, seguridad y creación de un equipo, solución de conflictos, es decir, características de un verdadero líder.
Pero si tan importante es esta figura no menos es que esta asunción de responsabilidades se transmita al equipo que desarrolle el proyecto o proceso. Esto que parece obvio es el talón de Aquiles de muchas organizaciones en donde, aun con un comportamiento funcional cada cual está encerrado en su castillo (producción por un lado, calidad por otro, seguridad en otro), cada cual a su guerra, sin darse cuenta que independientemente de cada departamento el interactuar de una forma coordinada llevará a alcanzar la meta de una forma más eficiente pero también más efectiva.
Esta será una de las funciones de dicho responsable mediante documentos de asignación de tareas y responsables, matriz de responsabilidades o Job Description, documento donde se asignará para cada tarea un responsable, siendo su obligación el cumplimiento de la misma. Asignando tareas lo que haremos es crear un sentimiento de responsabilidad del individuo hacia la tarea lo que llevará a un mayor grado de compromiso y motivación. Aquí se cumple el lema “Todas las funciones están cubiertas por personas y no al revés.”
En definitiva debemos perder el miedo a esta asignación de responsable, en la que no se trata tanto de buscar un culpable, pues lo importante no es la persona, sino de buscar un sistema más ágil para cumplir nuestros objetivos globales.
Joaquin Cerdá Dimas
El cliente interno en la RSE
Siempre que alguien nos habla de Responsabilidad Social Empresarial (RSE) pensamos en la Sociedad como ese conjunto de personas externa a la empresa, a la cual dirigimos nuestros servicios (el llamado cliente externo).
Sin embargo, a veces olvidamos que una parte importante de la Sociedad hacia la que dirigimos nuestros esfuerzos se encuentra “en nuestra propia casa” (es el llamado cliente interno).
En la empresa socialmente sostenible los empleados y sus familias forman parte también de ese grupo de“propietarios”. Como tales, la alta dirección debe compartir con ellos los valores y objetivos coherentes con el desarrollo sostenible y social de la compañía.
Empleados motivados e integrados en el proyecto de empresa constituyen una fuerza productiva valiosa, capaz de aportar mejoras en la línea estratégica de la organización. En el polo opuesto, relaciones laborales deshumanizadas engendran desinterés por el proyecto entre los empleados.
Aspectos tales como el diseño de carreras profesionales coherentes con la preparación y expectativas de cada empleado, una adecuada gestión del talento, sistemas de retribución competitivos o procesos de selección eficaces, contribuyen sin duda a que el empleado pase de “alquilar su tiempo” a cambio de un salario, a formar parte íntegra del proyecto empresarial.
Ciertas iniciativas innovadoras, como las políticas de conciliación de la vida laboral y familiar, contribuyen a que las empresas sean capaces de atraer y retener el mejor talento en un mercado laboral cada vez más competitivo no solo para los candidatos, sino también para las empresas que los requieren.
Los directivos, en este contexto, juegan el papel de velar por la interiorización de los valores de empresa en todos los niveles de la organización. La calidad y ética del liderazgo juega, pues, un papel fundamental en la empresa sostenible.
No debemos olvidar tampoco, por obvia, la necesidad de mantener unas condiciones de trabajo saludables. En particular, la prevención de los riesgos laborales debería jugar un papel preeminente en la estrategia corporativa. Sectores productivos como el de la construcción, con índices de siniestralidad elevados o con mayores índices de riesgo, requieren esfuerzos adicionales, en ocasiones innovadores e imaginativos, para mantener las condiciones de seguridad y salud laboral en el máximo nivel técnicamente viable.
Dicho esto, qué ridículo parece que ahora muchas grandes empresas se peleen por entrar en el índice Dow Jones de Sostenibilidad como gran publicidad de cara al cliente exterior, y sin embargo a nivel del cliente interior instaure la política que mi compañero y amigo Federico llama AQTT (Agradezca Que Tiene Trabajo).
Impacto de la Actividad Empresarial Sobre el Entorno
Algunas reflexiones sobre la Responsabilidad Social Empresarial
Posiblemente no haya habido mejores tiempos que los actuales para hablar del concepto de Responsabilidad Social Empresarial.
Todos entendemos que la situación actual, sobre todo en España, exige por parte de todos, desde los ámbitos puramente públicos hasta los empresariales, pasando por todos y cada de los ciudadanos, de un comportamiento ética y moralmente responsable.
En este contexto, la Responsabilidad Social Empresarial constituye, desde mi punto de vista, una práctica ineludible para cualquier empresa que pretenda desarrollar su actividad.
No obstante sí que me parece importante plantear algunas reflexiones sobre el concepto.
En primer lugar, cabe señalar que esta toma de conciencia sobre la responsabilidad que las empresas tienen sobre la sociedad ha tardado en llegar. De hecho, probablemente queda mucho camino por recorrer y, lo que es más, está por ver si en el contexto de crisis actual se sigue mantener la opinión de que las responsabilidades de las empresas no son únicamente económico financieras. Será muy importante que estas políticas sean mantenidas incluso en los momentos más difíciles: esto dará una verdadera medida de hasta qué punto están interiorizadas estas ideas y valores. Y por supuesto que en ningún caso pueda considerarse que estas políticas, que no dejan de ser de carácter voluntario, puedan ser sustitutivas de otras obligaciones para con la sociedad.
En segundo lugar, no deja de sorprender que entender la necesidad de respetar a las personas, ya sean clientes, accionistas o trabajadores, resulte novedoso. En mi opinión no puede ser de otra manera. Y lo mismo podemos decir del medio ambiente. Todo ello no deja de ser una obligación legal, además de ética o moral.
Por último, es deseable que los sistemas de gestión que integran las declaraciones de valores, los códigos de ética, las políticas… realmente se asuman como propias en las organizaciones y se adopten todas las medidas proactivas necesarias, para que así se trasmitan verdaderamente a la sociedad, y no termine siendo la Responsabilidad Social Empresarial una mera declaración de intenciones.
En definitiva, que deberá seguirse el camino para desarrollar y conseguir que la Responsabilidad Social Empresarial sea una verdadera realidad. Todos no beneficiaremos de ello.
RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL: ¿Quién lo paga…y cómo?
Después de realizar el trabajo para este módulo sobre la empresa CDS (Cables del Sur) y analizar más en profundidad el concepto de la matriz de riesgo AMFE tengo una inquietud sobre la realidad de la puesta en marcha de la responsabilidad social empresarial en todo tipo de empresas.
Me explico; despúes de realizar el total del ejercicio, son varias las medidas que es necesario tomar para ir en la línea de una responsabilidad social empresarial adecuada. Sirva como ejemplo una pequeña muestra:
• Contar con proveedroes homologados
• Reducción de consumo de disolventes inadecuados
• Control de aceites y lubricantes
• Igualación de sueldos de mujeres y hombres en CDS
• ………..
Mi inquietud es: ¿de donde sále el dinero para financiar eso?
Porque resulta obvio que cuando se contaba con proveedores no homologados era por cuestión de precio más barato o que una igualación de sueldos de mujeres y hombres tendrá que recurrir a unos fondos extra.
¿Será necesario dotar de una partida de GASTOS POR IMPLANTACIÓN DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL a la que puedan derivarse esos sobrecostes?
Mi reflexión es más sobre la FORMA que sobre el FONDO de la implantación, ya que el hecho de que la empresa deba tender a llegar a esos niveles de calidad está fuera de toda duda bajo mi punto de vista.
Por todo lo anterior, considero que realizar un plan de Calidad, de Responsabilidad Social Empresarial sin dotar unos fondos al mismo dentro de ese plan, es como dictaminar una ley sin dotar de los recursos necesarios la población para poder cumplirla, y en este sentido creo que es algo que puede estar ocurriendo en determinadas empresas que simplemente buscan la obtención de la certificación al menor coste posible, sin darle la prioridad que merece. Si eliges el camino de la calidad, hazlo recursos, si no, mejor no ir.