Diagramas de Gantt o PERT/CPM…. yo considero que las dos…

Buenas tardes amigos:
En la Dirección de Proyectos encontramos muchas herramientas que nos permiten administrar y gestionar los mismos.

Pero, en sí que es un “proyecto”?:
“Un proyecto es un conjunto de actividades relacionadas para lograr un fin específico, con un comienzo y fin claros, sujeto a tres «restricciones» principales: Tiempo, Presupuesto y Alcance.” Para el PMI, “un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”.

Por tal motivo, se han ido analizado por parte de los instruidos en la materia los problemas gerenciales asociados con los mismos. Los Directores de Proyectos, buscamos como objetivo completar la actividad en el menor tiempo posible y con el mínimo de fallas y para eso nos apoyamos en diversas herramientas que consoliden el trabajo externo, los paquetes de trabajo, diagramas de red, de Gantt y las redes PERT/CPM, los cuales constituyen recursos necesarios para completar la actividad .
En mi opinión, la filosofía de trabajo que contempla el PMI en su PM Book reúne diferentes herramientas y conceptos para el manejo de proyectos, los cuales dan una pauta bien importante a la hora de hacer seguimiento de los mismos.
En particular me apoyo a diario en los Diagramas de Gantt como herramienta de seguimiento y gestión.

Los diagramas de Gantt son herramientas prácticas porque no sólo son económicas y fáciles de aplicar, sino que también presentan gran cantidad de información, donde el administrador puede descubrir de inmediato cuáles actividades van adelantadas en la programación y cuáles están atrasadas. En general, cuanto más grande sea el proyecto, más difícil será desarrollar y mantener actualizados los diagramas de Gantt. Sin embargo, en los grandes proyectos, pueden ser útiles para representar las diversas tareas en que se descompone la actividad o dar una idea amplia del proyecto. Otra desventaja más grave es que no indican cuáles actividades pueden retardarse o dilatarse sin que se afecte la duración del proyecto.

Tomando como referencia los diagramas de Gantt, hablemos un poco de las herramientas de programación basadas en las redes, como PERT y CPM. Estas pueden emplearse en reemplazo de los diagramas de Gantt o junto con éstos.

A manera de historia, en 1958, la oficina de proyectos especiales de la armada de Estados Unidos, junto con Booz, Allen y Hamilton, desarrolló la PERT (técnica de revisión y evaluación de programas) para planear y controlar el programa de misiles Polaris. En la década de los años cincuenta, DuPont y Remington Rand desarrollaron el CPM (método de ruta crítica) para ayudar en la construcción y mantenimiento de plantas químicas. En la actualidad, el CPM y la PERT se emplean indistintamente y se parecen mucho entre sí.

Los diagramas de red PERT y CPM son mejores instrumentos que los de Gantt para ilustrar la secuencia de actividades que deben ejecutarse. Éstos indican cuáles actividades pueden ejecutarse con simultaneidad y cuáles no. Otra información que puede deducirse de estas herramientas de programación basadas en las redes es:

Los seis pasos siguientes son comunes a la PERT y el CPM:

  1. Definir el proyecto y todas las actividades o tareas importantes.
  2. Determinar las relaciones entre las actividades. Decidir qué actividades deben preceder a otras y cuáles deben seguir a otras.
  3. Esbozar una red que conecte todas las actividades.
  4. Asignar tiempo y/o costos estimados a cada actividad.
  5. Calcular el tiempo requerido para completar las actividades en cada trayecto de la red.
  6. Emplear la red para que sirva de soporte al plan, el programa, el monitoreo y el control del proyecto.

En la actualidad la única diferencia entre PERT y CPM se relaciona con la duración estimada de cada actividad: CPM emplea un estimado de tiempo de un solo punto de duración de la actividad, mientras que PERT utiliza tres (muy probable, probable, lo menos probable).

Aunque la PERT y el CPM pueden ser herramientas valiosas en la planeación y el control de proyectos, no son adecuadas para todo tipo de proyecto. El proyecto debe consistir en una serie de actividades bien definidas, cada una de las cuales puede comenzar y detenerse independientemente de las otras. Deben conocerse las relaciones de precedencia que existen entre estas actividades y para cada actividad deben estar disponibles los estimados de tiempo real.

Una de las críticas más frecuentes hechas a la PERT y el CPM se debe al énfasis que ponen en las rutas críticas. En la práctica, actividades que no están en una ruta crítica con frecuencia obligan a que se dilate el proyecto completo. Como ya se dijo, los administradores deben seguir de cerca tanto las rutas críticas como las no críticas. También se ha criticado el empleo de tres estimados de tiempo y la distribución beta. Si con frecuencia es complicado que las personas estimen el tiempo exacto para cada actividad del proyecto, mucho más será estimar tres.

Como conclusión encontramos que en muchos de nuestros países, no hemos sido capaces de utilizar estructuralmente las herramientas descritas anteriormente. Seguimos utilizando metodologías y técnicas que en la actualidad no generan los resultados esperados. Esto lleva a que la mayoría de las empresas creen que el cambiar estos métodos generara un costo enorme, sin embargo, la experiencia muestra que reducirá sus costos enormemente, debido a que las metas propuestas en los proyectos serán alcanzadas y con el presupuesto requerido.

Y si me pregunta si aplicaria estas herramientas en mi vida diaria, la respuesta es sencillamente SI…. a diario he aprendido a vivir con ellas aunque no soy un experto, pero considero que dia a dia se va puliendo la escultura….

 

Me pareció importante un artículo que encontré en la red y el cual habla de que debe llevar una buena herramienta de gestión de Proyecto y extraigo del mismo lo siguiente:
http://seis.wordpress.com/2007/06/23/herramientas-de-gestion-de-proyectos/

“¿Qué debería contemplar una buena herramienta de gestión de proyectos? Al menos los siguientes puntos:

  1. La gestión de los riesgos y problemas del proyecto.
  2. La gestión a la documentación del proyecto. Este punto es realmente importante en organizaciones complejas,  dado que no siempre un simple control de versiones y un acceso securizado es suficiente para gestionar la documentación de un proyecto. Más aún si entendemos que la documentación por la documentación no sirve para nada, sino que es uno de los pilares de la gestión del conocimiento.

Como ven creo que como Directores de Proyectos debemos conocer la mayor cantidad de conceptos que nos permitan poder implementan llevar a feliz término los objetivos que nos propongan.

Saludos cordiales y hasta pronto….

PjCG


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