Optimización de Calidad y Productividad en empresas industriales

Metodologías Lean mejoran la calidad y la productividad en todos el proceso Operativo desde la compra de materia prima hasta la distribución del producto terminado, ya que, entre otros aspectos es donde se reflejan en mayor medida los costes y los desperdicios en todas las fases de la operación de los procesos. En una producción Lean, toda actividad del proceso tiene que añadir valor al cliente, por lo que, si no es así, es una actividad que debe eliminarse.
En el ámbito de la cadena de suministro, esta filosofía se presta a ofrecer grandes mejoras, aunque, por otro lado, significa también ser responsable y tener compromiso en la aplicación de la misma.
Para ello, sin duda, es necesaria la estandarización de las actividades involucradas, ya que, todo el personal estará formado para seguir lo que ya es una mejor práctica. La empresa debe analizar sus procesos, mejorarlos y formar a todas las personas que los llevan a cabo, sin importar quien ejecuta el proceso.
La estandarización ofrece varias ventajas. En primer lugar, permite calcular con facilidad cuánto tiempo y recursos se necesitan para completar una actividad. De esa forma, hacer una estimación de lo que se necesita para cumplir con algún pedido se convierte en un simple cálculo.
También, la estandarización provee el fundamento para la mejora continua. Si todos siguen un procedimiento estándar, una vez que se ha descubierto cierta mejora para un proceso, todos los participantes reciben la formación para esa mejora y los beneficios se llegan a multiplicar entre todos, en vez de que sea sólo uno el que lo entienda y lo mejore.
En un centro de distribución, la estandarización consta de cinco elementos:
• Gestión visual
• Auditorías periódicas
• Oferta según la demanda del cliente
• Trabajo estandarizado
• Organización del puesto de trabajo

Gestión visual
Existen señales, símbolos, códigos de color y otros tipos de herramientas que hacen que una instalación se “comunique” con la gente que trabaja en ella. Todos sirven para informar al personal de cómo llevar a cabo sus funciones, les marcan su progreso, indican dónde se ubican las herramientas necesarias y señalan todo tipo de condiciones que sirven para concretar una actividad.
El control visual puede ser algo tan simple como una línea de colores en el suelo que indique la ruta a seguir cuando se recibe material en el muelle de recepción. La idea es mostrarle al trabajador cierta información o darle algún tipo de instrucción.

Auditorías periódicas
Con una auditoría periódica se asegura que el trabajador haga sus actividades según los estándares definidos cuando se analizó el proceso.
La clave para una auditoría es hacerla mientras el trabajo se está llevando a cabo, no una vez que se haya cumplido, para así dar paso a correcciones inmediatas.
Una particularidad es hacerlas a todos los niveles, es decir, personas de distintos niveles de la organización son las que colaboran para asegurar que el trabajo cumple con los indicadores definidos de calidad, coste, tiempos, etc.
Un ejemplo es por ejemplo en un almacén que un responsable de equipo revise periódicamente que el trabajador esté guardando bien el producto. A su vez, al supervisor le toca revisar la auditoría para ver que el responsable de equipo no se haya equivocado. Posteriormente, al gerente le toca ver que el supervisor a su vez haya auditado todo bien.

Oferta según la demanda del cliente
Una empresa con principios Lean no se hace más productiva por exigirle más al personal, sino que adapta sus recursos y establece un ritmo constante para producir con exactitud lo que el cliente necesita.
Cuando la planificación se adapta a la demanda del cliente, se puede asignar con toda exactitud el personal y las herramientas necesarias para un cierto trabajo y establecer el ritmo adecuado.

Trabajo estandarizado
El trabajo estandarizado es una descripción documentada de la única manera aceptable de llevar a cabo cierta actividad.
Aunque la empresa siempre espera hacer mejoras, el procedimiento que se establece por escrito en el documento es el camino más eficiente de completar la actividad, ya que en principio, es como se ha analizado y por tanto optimizado.
Los procedimientos son instrucciones escritas sencillas y a ser posible con fotos en cada paso del proceso para que no haya dudas de la forma en que se debe hacer una actividad. No sólo se debe documentar trabajo para los trabajadores, sino que se debe realizar asimismo a niveles superiores de gestión. Estos documentos describen la manera en que se debe supervisar y gestionar el trabajo cotidiano para que las actividades sean bien realizadas.
Un trabajo estandarizado no quiere decir sólo tener procedimientos y seguirlos. Los procedimientos deben adaptarse en la medida que sea posible a la necesidades concretas del cliente.

Organización del puesto de trabajo
Al igual que se estandarizan las actividades, también debe haber métodos estándar para organizar el puesto de trabajo.
Existen numerosos proyectos donde se demuestra que un puesto de trabajo no organizado, baja tanto la calidad como la eficiencia, es decir, su productividad. Esto es debido a que el trabajador, en vez de hacer su trabajo, pierde el tiempo buscando los recursos necesarios para realizarlo, o bien provocando actividades que pueden poner en peligro la realización del proceso, ya sea en costes, seguridad, etc..
Existen varias técnicas para mejorar organización en el puesto de trabajo, pero sin duda, una muy probada con resultados satisfactorias son las 5S´s.
La implantación de 5S´s es el primer paso que seguimos en la búsqueda de reducción de desperdicios, de tiempos de preparación, disminución de inventarios, niveles de cero defectos, mejora en el ambiente de trabajo, etc.
La aplicación de 5S´s implica no solamente obtener condiciones de limpieza y orden, sino que es un factor fundamental en el desarrollo de estrategias de mejora tanto en empresas industriales como de servicios. Además, la implantación de 5S´s es el respaldo principal para el logro de una gestión visual en nuestra empresa.

Conclusión
La estandarización sostiene que, en una instalación con principios Lean, todo el trabajo sigue procedimientos bien establecidos y comprobados.
La gerencia aporta instrucciones específicas para la realización de cada actividad y desarrolla calendarios y programaciones físicas que ayudan a que el trabajo fluya sin problemas.
Por último, desarrolla aquellos mecanismos para controlar si se está trabajando de acuerdo al plan. Todas estas estrategias son un apoyo para que el trabajador cuente con las instrucciones y herramientas necesarias para cumplir con las expectativas del cliente.


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