Optimización de Procesos en Organismos Públicos

En general, las empresas y Organismos que se han desarrollado bien en los últimos tiempos, se encuentran ahora sin saber cómo afrontar una situación con un crecimiento muy reducido. En un entorno como éste, en que los recursos económicos escasean, hay que analizar las Operaciones para detectar los puntos débiles y realizar los planes de acción para evitarlos.
Las Operaciones comprenden todas las actividades de la empresa necesarias para la prestación del servicio (o producto) en la cantidad, momento y lugar que el cliente desea, y de la manera más eficiente posible. En concreto, en este ámbito de Operaciones y cadena de suministro, hay que aprovechar esa oportunidad para mejorar hacia procesos más delgados; esto no significa una reducción drástica de gastos, sino una manera más inteligente e innovadora de hacer el trabajo y de coordinar las acciones de todos nuestros recursos.
Casi todas las organizaciones se encuentran en la permanente búsqueda de soluciones absolutamente centradas en el cliente, o en el caso de la administración pública, en los servicios al ciudadano. Por tanto, todas las organizaciones tanto públicas como privadas deben mejorar y ser más eficientes, pero no es suficiente únicamente con soluciones tecnológicas o mejoras parciales, sino que hay que buscar y conseguir eficiencias operacionales más profundas y duraderas, y la única manera de alcanzarlos es gestionando los procesos operativos.
En este contexto, todos coincidimos en la necesidad imperiosa de poner en marcha de forma urgente medidas que eviten el despilfarro y el pozo sin fondo en que se han convertido algunas de nuestras instituciones públicas. Nuestros gobernantes tienen la obligación de obtener un sector público lo más eficiente posible. Deben plantearse cuestiones como: ¿Cuál es la misión de esta institución? ¿Es dicha misión coherente con las políticas que pretendemos desplegar? ¿Hay otras instituciones similares a ésta o que tengan la misma misión? Las respuestas acertadas a estas y otras preguntas llevarán (en eso confiamos) a configurar el nuevo mapa del sector público. Hecho esto, aún quedará por delante un buen “trabajo de albañilería”.
Muchas instituciones requerirán un estudio específico, con propuestas de acciones concretas que pasen por simplificar tareas, estandarizar las formas de trabajo, asegurar la calidad de los flujos de información, eliminar duplicidades o pasos innecesarios, incluso habrá que estudiar la necesidad de fusiones o desaparición de algunas de ellas.
Acciones concretas serán del tipo de acelerar los servicios públicos, en relación con la agilidad en la gestión y la resolución de procedimientos o bien todas las actividades de tramitación y consulta de expedientes, certificados u otros documentos. Todo ello potenciará un aumento de la productividad través de una mejora de procesos orientados a una reducción de la burocracia.


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