Trabajar con documentos compartidos

Seguramente hayas tenido que trabajar en un documento con varias personas y hayas tenido que ir mandando distintas versiones por mail, acumulando un notable lío de archivos, contestaciones, comentarios y versiones. En entornos corporativos existen soluciones para este tipo de cosas, pero también tenemos a nuestro alcance herramientas muy sencillas y baratas con la que mejorar esta tarea.

En el momento en que todo lo «cloud está de moda, es decir la gestión de datos y computación, en servidores externos, distribuidos en las sedes del prestador de servicios, tenemos varias opciones para trabajar de forma colaborativa.

Discos duros virtuales. Son un espacio de almacenamiento en un servidor externo, que nos permite, por lo general, usar este disco como una carpeta más de almacenamiento de nuestro ordenador. La ventaja es que eso estará accesible desde cualquier ordenador y podemos compartir esa carpeta con otros usuarios, así que tendremos un espacio común para todo el grupo de trabajo. En cuanto a los precios, son gratuitos en su versión básica y luego se paga según el tamaño del disco. Algunos de los más conocidos son DropboxBox.

Soluciones ofimáticas SAAS. Se trata de tener el tradicional software para escribir documentos, hojas de cálculo o presentaciones como un servicio web, que ejecutaremos desde nuestro ordenador como si de una web más se tratara. Quizás el más conocido es google apps y nos permite también tener nuestros ficheros guardaos en la nube, dar permisos a distintos usuarios y sobre todo trabajar conjuntamente. No sólo integra un chat en tiempo real al lado de cada documento sino que puede ver dónde está escribiendo la otra persona y llevar un control de versiones según un historial de acciones. Realmente cómodo para trabajar en común, sí que inicialmente extrañamos que nos es idéntico al software que usamos habitualmente y nos encontramos algunas limitaciones sobre todo en cuanto a diseño, pero que se ven claramente compensadas si nuestro objetivo es ese trabajo compartido.

En definitiva, nuevas herramientas y nuevo métodos de trabajo para mejorar la productividad de nuestro negocio.


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