Tecnicas utiles para Gestion de Proyectos

Hola a todos! en mi vida profesional decidí documentarme y acogerme a los lineamientos del Project Management Institute-PMI plasmados en el PMBOK, como un manual de recomendaciones para la Gestión de Proyectos aplicables en una muy amplia gama de estos. Como en la mayoría de cosas que hacemos en cualquier ámbito de nuestras vidas, siempre queda intrínseca nuestra ‘firma’, nuestro toque personal en todo lo que hacemos; el rol de Gerentes de Proyecto-PM no es ajeno a esto ya que debemos tomar decisiones y extraer las recomendaciones del PMI según apliquen en el contexto especifico del proyecto, es aquí donde se visualizan y a su vez maduran nuestras competencias como PM. Debo reconocer pero sobretodo corregirme en mi trabajo como PM, comenzare a aplicar y documentar la Gestión de Riesgo, ya que actualmente no la desenvuelvo de forma metódica sino circunstancial. Con esto estoy seguro que mejorare mis aptitudes como PM y el desempeño de los proyectos  a mi cargo.

Por otro lado, no es suficiente conocer las metodologías para Gestión de Proyectos como las formalizadas por el PMI, sino que -bajando de nivel, profundizando en los detalles-  considero fundamental nutrir nuestras aptitudes para resolver problemas así en Proyectos como en cualquier faceta de nuestra vida; por lo cual aplico de diferentes formas técnicas como los Mapas Mentales o Diagramas Ishikawa para analizar problemas de mi vida personal o profesional, estos inicialmente se ven muy complejos y difusos, pero con este tipo de técnicas puedo desglosar las Causas que ocasionaron estos inconvenientes. Me parece vital tener este tipo de claridad en el problema en si, contemplándolo en conjunto con las causas que lo ocasionaron; ya que solo de esta forma puedo tomar acciones para resolver el problema desde su raíz misma. Esto siempre me recuerda a un profesor que me recalcaba: «entender el problema es el 70% de su misma solución!»

A continuación agrego un sencillo procedimiento para realizar mapas mentales en caso que no lo conozcan, aunque muchos quizás lo usábamos de forma inconsciente:

1) Colocar el concepto principal en el centro de una página.
2) Escribir los conceptos básicos que lo sustentan conectándolos con líneas al concepto central en el sentido de las manecillas del reloj.
3) Utilizar solo palabras clave, con los menos elementos posibles, para categorizar y jerarquizar los conceptos básicos.
4) Incluir elementos visuales, como dibujos, imágenes, símbolos y grafismos, para enfatizar los conceptos más importantes.
5) Agregar colores que ayuden a organizar visualmente los conceptos

Ahora agrego el procedimiento muy sencillo (tomado de Wikipedia y YouTube) para diagramar problemas y sus causas en diagramas Ishikawa; lógicamente solo es otra de muchas recomendaciones y métodos para plasmar o por lo menos ordenar el análisis de un problema y agrupar en categorías, así facilitamos que las ideas fluyan:

[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=bNDlg1h-za0[/youtube]

 

Procedimiento

Para empezar, se decide qué característica de calidad, salida o efecto se quiere examinar y continuar con los siguientes pasos:

1. Dibujar un diagrama en blanco.


2. Escribir de forma concisa el problema o efecto.

Quejas que manifiestan disconformidad con el servicio.

3. Escribir las categorías que se consideren apropiadas al problema: maquina, mano de obra, materiales, métodos, son las más comunes y se aplican en muchos procesos.

Atención telefónica en el primer momento. Información de los productos. Trato del personal.

4. Realizar una lluvia de ideas (brainstorming) de posibles causas y relacionarlas con cada categoría. No se atiende al teléfono al primer sonido- No se informa de los productos disponibles en cada demanda.
Dishikawa1.jpg

5. Preguntarse ¿por qué? a cada causa, no más de dos o tres veces. ¿Por qué no se dispone de tiempo necesario?. ¿Por qué no se dispone de tiempo para estudiar las características de cada producto?.

6. Empezar por enfocar las variaciones en las causas seleccionadas como fácil de implementar y de alto impacto. Pausar el momento y atender el teléfono al primer sonido. Estudiar las características de cada producto fuera del horario laboral.

Dishikawa2.JPG

Obtenido de «http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Diagrama_de_Ishikawa&oldid=51025724»

Un Saludo!


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