Ideas prácticas de reducción de costes

En principio hay dos elementos básicos sobre los que se puede actuar en tiempos de crisis: incrementar los ingresos y reducir los gastos. Como medidas de ahorro de costes en una empresa podemos citar:

Comunicaciones. El teléfono produce un gasto desorbitado en la mayoría de las empresas. Más aun teniendo a disposición el correo electrónico, la mensajería instantánea, Intranet, así como otros cientos de recursos gratuitos que ofrece la Red. De ser necesario, lo mejor es optar por una tarifa plana de bajo coste para negocios y, sobre todo, retirar todos aquellos móviles de empresa que acarrean más gastos personales que profesionales.  Se puede ahorrar en viajes y desplazamientos y optimizar el tiempo mediante el uso de la videoconferencia. En comunicaciones, el servicio VoIP o  teléfono a través de  internet resulta una alternativa más barata que la telefonía tradicional ya que permite reducir los costos de las llamadas en más de un 50%. La telefonía IP permite realizar llamadas interurbanas e internacionales al costo de una llamada local y realizar llamadas desde el teléfono móvil a través de la central telefónica de la empresa, o bien desviar llamadas de la empresa al móvil.

Recursos materiales. ¿Cuántos documentos imprescindibles imprimimos en color y alta resolución? El gasto que realizamos en papel, tinta y otros recursos materiales como carpetas, sobres, tazas y ‘adornos’ de nuestra mesa incrementan las facturas.

Transporte. Lo primero es reducir o eliminar el servicio taxi siempre que esté disponible el transporte público. Se derrocha dinero de la empresa en gasolina, parkings, chóferes y coches.

Comida. Supresión de lujosas reuniones de trabajo con buenos vinos y manjares y las invitaciones a clientes potenciales con el ánimo de comprar su dinero. Para hablar, discutir o negociar, no es necesario llenarse el estómago y vaciar la cartera. Reconducir las costumbres del personal asociadas a consumos compulsivos o con fines ociosos que contribuyen a una disminución de su productividad.

Jornada laboral. Implementar culturas de eficiencia laboral, que permitan aumentar la productividad. Combatir los fenómenos asociados a horarios de trabajo excesivos que a la larga acarrean problemas de todo tipo en los empleados (de salud, familiares, de convivencia profesional). Trae asociado la desmotivación de los empleados y una alta rotación, lo que supone la pérdida de un activo fundamental.

Viajes. Y qué decir del dinero que se tira en viajes de trabajo. Cuánto cuesta por persona y día el avión, el hotel de cinco estrellas, la comida y los taxis para desplazarse de uno a otro lado.

Energía. En las empresas hay miles de aparatos eléctricos que consumen energía aun cuando están en desuso, e incluso con la empresa cerrada. Optar por los sistemas de ahorro energético que ponen a todas esas máquinas en estado de reposo o hibernación. Además, apagar la pantalla del ordenador cuando no se usen y desenchufar los aparatos electrónicos antes de irse a casa.

Producción. Si un producto o servicio no es rentable al hacer el balance costes/beneficios, cesar su producción y, si el dinero lo permite, reorientar el negocio hacia otro sector o mercado menos afectado por la crisis. Lo mismo pasa con los clientes; pueden ser muchos, pero trabajar para ellos no tiene por qué resultar rentable.

Las crisis económicas son las mejores oportunidades de redefinir la infraestructura de las empresas en orden a conseguir optimizar su eficiencia. Hay muchas áreas sobre las que se puede actuar, el rediseño de operativas diarias, de departamentos y de funciones, la implantación de nuevos métodos, la
informatización de departamentos, sustituyendo tareas intelectuales y repetitivas por la instalación de programas informáticos que las realizan en
menos tiempo, mejor y con personal menos cualificado.

En empresas de fabricación de productos se puede sustituir viejas y lentas máquinas por otras modernas, más rápidas y precisas, controladas por ordenador. Debe imponerse la filosofía de la flexibilidad en productos y/o servicios, en operativas, departamentos y personal. Es preciso evaluar de modo continuo procesos y situaciones cotidianas para reformular las estrategias empresariales y evaluar su implantación, que permita buscar nuevos nichos de mercado u optimizar los recursos para producir lo mismo a menor costo.

Optimizar las líneas de producción. En empresas de productos manufacturados una línea de producción larga implica mayor número de personas del necesario, más errores, menos calidad, más equipos y cantidad de trabajo en el proceso, más tiempo entre el inicio y el final de la producción, en definitiva, mayor coste y menor calidad. Es fundamental estudiar y rediseñar la línea reduciendo o eliminando pasos y esperas innecesarias, lo cual reducirá el tiempo y costo de fabricación.

Mejora de la calidad. A mayor nivel de calidad del producto o servicio, mayor satisfacción, mayor fidelidad y estabilidad de los clientes, más ventas y mayor posibilidad de incrementar el precio. Es mucho más costoso conseguir nuevos clientes que conservarlos, un cliente contento comunica el producto a una media de tres personas, mientras que la información de un mal producto o servicio se extiende, al menos, a diez potenciales clientes.

Reducción del catalogo de productos y/o servicios. Ajustar el catalogo de productos comercializados a las nuevas circunstancias. Estudiar el coste y
la rentabilidad de los productos y/o servicios ofrecidos, eliminar los no rentables o estudiar su viabilidad y potenciar los más rentables. Mantener un stock mínimo de cada producto de un catalogo muy extenso significa mucho espacio y altos gastos de gestión y almacenaje, los productos de poca venta se mantienen mucho tiempo en espera, aumentan los recursos consumidos, y el capital invertido tarda mucho tiempo en retornar, empeorando la liquidez y no generando ningún valor añadido, al tiempo que pueden deteriorarse o quedar obsoletos.

Reducir el tiempo muerto de máquinas y empleados. Una línea de producción mal diseñada o maquinas con averías más o menos frecuentes crean
tiempos muertos que dan lugar al incumplimiento de los plazos de entrega, defectos en el producto, gastos en reparación y disminución de la productividad
y la calidad. Es importante reducir los tiempos de preparación del producto, estudiar la modernización de dichas máquinas, un buen servicio de  mantenimiento o incluso disponer de máquinas de repuesto si es posible. La frecuencia de tiempos muertos puede originar la necesidad de un stock de seguridad que genera un incremento de costos de almacenaje, gestión y mayor espacio necesario.

Reducción del espacio productivo. El rediseño del catálogo y de procesos de fabricación puede llevar a eliminar máquinas, acortar las líneas y tiempos de producción, la reducción del stock y de las necesidades de transporte de productos. Todo esto produce una menor necesidad de espacio y personal de manipulación, lo que permite usar el sobrante en otras actividades, o eliminar el gasto de alquiler de dicho espacio.

Reciclar al personal con cursos de formación. Facilitar a los empleados la formación en técnicas administrativas, de uso de software y tecnologías de telecomunicación permite tener personal más capacitado y más polivalente, lo que redunda en una mejora de la calidad y atención al cliente y permite remplazar a personal de baja sin incrementar los gastosLa formación del personal es el mejor negocio para la empresa, tiene más talento por menos dinero, más ideas y fuerza de conocimiento para salir de la crisis, un personal formado es el mejor capital de la empresa.

Informatizar la gestión de la empresa. El uso de la informática para reducir gastos es esencial, es conveniente estudiar operativas diarias que se puedan reducir o resolver usando programas informáticos adecuados. Se puede utilizar software propietario o libre, aplicaciones genéricas o a medida y en todos los departamentos de la empresa, desde la gerencia hasta el de ventas pasando por el de diseño.

El uso de la informática reducirá tiempos de diseño, de cálculo, de administración, elimina errores, incrementa la calidad, permite respuestas rápidas y ante todo un control integral del negocio.

Outsourcing. Analizar aquellos procesos o actividades de la empresa que no aporta valor añadido el efectuarla con recursos propios, siendo más  económico y eficiente subcontratarlo a un tercero, por ejemplo la gestión de prevención de riesgos laborales. Hay que evitar la contratación de servicios de consultoría externa porque sí, sobre todo cuando se recurre a ella más por imagen o necesidad de cubrirse ante la necesidad de afrontar proyectos de envergadura que pueden llegar a generar dudas en la empresa.

Movilizar la imaginación. La adquisición de ciertos bienes como vehículos o mobiliario de segunda mano permite reducir fuertemente ciertos costes.

Y como medida de reducción de coste final señalar la necesidad de combatir la inseguridad, las falsas creencias de que internamente no se pueden hacer muchas actividades y que es mejor o imprescindible que lo hagan otros, aumentándose con ello el coste. Es fundamental cultivar la filosofía de empresa, integrando al personal de una manera efectiva y real en la misma, de manera que se asuma con la mayor naturalidad posible el normal devenir de la misma, que en ocasiones será positivo y en otras negativo, pero que en ambos casos debe llevar una justa asignación de recompensa y carga que permita mayores y mejores niveles de productividad, y por tanto menores costes y mayores márgenes.


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