Reducción de costes

Las empresas buscan continuamente iniciar proyectos de aumento de su rentabilidad, lo que requiere además de una metodología y programas para aumentar sus ingresos, de esfuerzos de la organización para la reducción de costes.

El menor precio (costes), la calidad y el servicio al cliente hoy no conforman ventajas competitivas, sino que son condiciones indispensables para competir. La reducción del tiempo del ciclo de cambio para llevar a cabo lo que requiera el mercado es lo que actualmente determina la ventaja competitiva.

Todo buen gestor debe saber que la reducción y optimización de costes y gastos es un tema estratégico, no ya para ser competitivos, sino para aspirar como mínimo a participar del juego de mercado. Al desarrollar esta labor es necesario enfocarla en partidas claves, sobre las cuales se tenga control y que al reducirlas no afecten o lo hagan lo menos posible sobre el negocio.

En tiempos de crisis empresarial, que es cuando las ventas caen, la liquidez se reduce, el crédito se cierra, etc., son los momentos más comunes para pensar en como reducir costes y/o gastos, ya que se hace verdaderamente necesario para las empresas. Son momentos en los que se producen cierres masivos de empresas destruyendo un tejido económico muy difícil y costoso de recuperar.

Pero no debe esperarse a una crisis para iniciar un programa para lograr la máxima eficiencia en sus costes. El control de costes debe ser una tarea permanente por parte de la gerencia o dirección de la empresa, que implica supervisar los procesos de desarrollo, producción y venta de productos o servicios de buena calidad, al tiempo que trata de reducir los costes o mantenerlos a niveles objetivos.

Se trata de establecer metas realistas y factibles, siendo el trabajo necesario para lograrlo muy difícil, pues las recetas y los procedimientos han cambiado con el devenir de los tiempos y ante un proyecto de esta naturaleza no hay bibliografía que asegure al 100% alcanzar resultados exitosos. No podemos decir que exista un método aplicable para cualquier empresa a la hora de buscar una gestión de reducción de costes.

Es fundamental en todo este proceso que la empresa lleve a cabo un cambio organizacional significativo, en donde el compromiso, no se logre por imposición, sino que es muy importante la aceptación y el compromiso del personal.

Lamentablemente en muchas empresas tratan de reducir los costes sólo mediante el recorte de gastos; encontrándose entre las acciones típicas el despido indiscriminado de personal, la restructuración, la disminución de proveedores, la reducción en el consumo de algunos materiales no prioritarios y de consumos energéticos, así como la limitación o paralización de inversiones. Los despidos indiscriminados destruyen el capital más importante de la empresa: el talento, el know-how, la experiencia.

Estas medidas son preferidas frente a otras decisiones que serían más efectivas a medio plazo, como el cierre o la venta de unidades de negocio no rentables o la eliminación de clientes y productos no rentables.

Se olvida en muchas ocasiones que actitudes excesivas de recorte provocan la interrupción del proceso de calidad y da como resultado el deterioro de ésta en productos o servicios vendidos, en la atención al cliente y en general pueden afectar a los controles internos, que puede traer consigo una caída de ventas y la pérdida de clientes que pasan a la competencia.

En los mercados actuales los clientes y consumidores exigen una mejor calidad a un menor precio y una entrega puntual, lo cual puede también formularse como una más alta relación satisfacción (calidad + servicio) / precio.

Una de las formas para reducir los costes se consigue cuando mejoramos la calidad del producto, esto nos proporciona una mayor satisfacción y estabilidad de los clientes, lo que a su vez genera un mayor volumen de ventas, y puede producir un aumento en los precios de ventas del producto.

Esto implica también que la empresa no tenga que salir en busca de nuevos clientes, ya que esto provocaría un alto costo en publicidad y propaganda. Si el cliente que tiene en la actualidad se siente satisfecho del producto, servirá como multiplicador para que otros clientes lleguen a la empresa.

Cuando la dirección sólo concentra sus actividades en la búsqueda de precios más bajos simplemente procede a la reducción de costes, descubriéndose que tanto la calidad como la entrega puntual se ven seriamente afectadas por dicha actitud.

Otra forma es mejorando el nivel de productividad de la empresa, ya que puede conseguir una mayor producción de sus artículos, sin la necesidad de incrementar sus costes operativos, ya que se aprovecha mejor todos los recursos existentes durante el proceso.

En ese sentido, se hace necesario, para mejorar y aumentar esta productividad, la automatización de su área de producción. Esto puede producir una reducción significativa de los costes, en vista de que se puede realizar el mismo trabajo que se hace mecánicamente, pero en menor tiempo, y con una mano de obra menos cualificada.

El tiempo también juega un papel preponderante para reducir costes. Por ejemplo, una maquinaria que presenta problemas frecuentemente durante la producción de los artículos, puede ocasionar un retraso en los plazos de entrega al cliente. Pero también puede ocasionar la producción de artículos con defectos que luego son devueltos por los clientes, además de que también el coste de reparación de esa maquinaria afecta de manera directa en el coste de producción.

Por otra parte, la reducción del tiempo de producción del artículo, puede marcar una gran disminución de su coste. Cuando tenemos procesos largos, que se inician desde la entrada de la materia prima hasta la producción final del producto, entonces el coste se incrementa.

Si la empresa logra acortar este proceso, entonces producirá más artículos en un menor tiempo, lo que significa una mejor optimización y menor coste de los procesos.

También, la capacitación periódica del personal que trabaja en las áreas de producción, ya sean técnicas o administrativas, ayudan a mejorar la calidad de la producción, y por ende logra una reducción o eliminación de los costes innecesarios.

Una barrera común de las medidas que meramente se centran en realizar recortes es que pueden quedarse en una acción temporal, perdiéndose la oportunidad de implementar una medida de conciencia y cultura en la organización de reducción de costes y gastos. Debe buscarse una metodología consecuente en el medio y largo plazo con los rendimientos buscados, evitando el efecto contrario de acabar generando mayores costes de
los que se pretendieron reducir.

¿Así que cómo empezamos? Identificando los excesos a cortar (la grasa) y manteniendo lo que mueve a la organización (el músculo). Este principio es tan amplio como complejo. Es fundamental buscar oportunidades de mejora, lo que requiere de mucha creatividad y disciplina para asegurar que la puesta en marcha de un proceso de ahorro no va a tener un efecto contraproducente en la organización.

La mejor manera de reducir los costes en la empresa es mediante la detección, prevención y eliminación sistemática del uso excesivo de recursos. Para reducirlos deben ejecutarse de forma simultánea diversas actividades, de las cuales la mejora de la calidad ocupa el lugar más importante.

  1. Mejora de la calidad.
  2. Mejora de la productividad.
  3. Reducción de inventarios y de catálogos de productos.
  4. Optimización de las líneas de producción.
  5. Reducción del tiempo muerto de máquinas y equipos.
  6. Reducción del espacio productivo.
  7. Reducción del tiempo de fabricación del producto.
  8. Reciclado del personal con cursos de formación.
  9. Informatizar la gestión de la empresa.
  10. Intensificar el uso de nuevas tecnologías.
  11. Promover y movilizar la imaginación.

Lo primero y fundamental a tener en consideración es que alcanzar mayores niveles de calidad no implica mayores costes, sino todo lo contrario, con
mayores niveles de calidad se logra más productividad y consecuentemente costes más bajos acompañado de una mayor satisfacción para los clientes y
consumidores.

La implantación de un sistema eficiente de gestión y control de costes es fundamental para una empresa que pretenda lograr mayores niveles de valor agregado para sus clientes, altos índices de rentabilidad, mayor valor agregado por empleado, mayores niveles de satisfacción, y una mayor cuota de mercado.


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