LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO

Una vaca desconoce lo que vale su rabo, hasta que lo pierde

Proverbio chino

 

 

He querido dedicar este post a la importancia de la gestión del riesgo en la fase de la planificación dentro de la dirección de proyectos porque creo que una buena planificación es vital para el proyecto y, dentro de ella, hay que contemplar los riesgos que pueden ocurrir (ya sean negativos o positivos).

 

Recordemos que la Dirección de un Proyecto comienza por una necesidad o una oportunidad. Bien, entonces estamos hablando de tiempo, sobre todo en el entorno tan cambiante en el que vivimos. Si además nos referimos a la creación de Start Ups o de proyectos relacionados con la tecnología, internet o de internacionalización, la gestión del riesgo debe estar todavía más presente, ya que un cambio socio-económico, la rapidez con la iniciemos nuestra start up o presentemos un nuevo producto tecnológico (algo que podemos ver en la estrategia del Océano Azul), el análisis de los riesgos, la planificación y el análisis de la triple restricción o del Triángulo de Gestión de Proyectos es de una enorme importancia y marca la diferencia en un  proyecto y lo que un buen Director de Proyecto haría.

En este caso, no he querido señalar el éxito o el fracaso de un proyecto, dado que en eso, encontramos más factores y de lo que podríamos dedicar una entrada nueva al blog.  Además, un buen proyecto puede fracasar por causas impredecibles, pero bajo mi punto de vista, el director que realice una buena gestión de proyecto, no debe desmotivarse ante un fracaso, dado que el fracaso es la base de las «lecciones aprendidas». En este caso, me gustaría destacar dos ejemplos: el caso de Richard Branson que tuvo varias empresas antes de crear Virgin, y el de Edison que inventó la bombilla después de 1000 intentos, de modo que alguien le preguntó por sus 1000 fracasos anteriores y que él puntualizó como 1000 pruebas antes de conseguir el éxito.

 

Se dice que en los proyectos, los japoneses dedican un 80% a la planificación y un 20% a la ejecución y los occidentales, lo hacemos a la inversa. En mi opinión, no se debe ejecutar sin antes planificar, pero tampoco planificar para no ejecutar o gastar demasiado tiempo y/o dinero para planificar, hay que ser eficientes, pero también eficaces.

Dentro de la Planificación encontramos varias herramientas que nos ayudan a plasmar los objetivos o hitos y las acciones a realizar. No voy a profundizar en esta ocasión en las herramientas como los diagramas de Gantt, el WBS (work breakdown structure) o el diagrama de PERT, ya que son eso, herramientas muy útiles, pero sí me gustaría reflexionar sobre el Tiempo, el Coste y el Alcance (Triángulo de Gestión de Proyectos), que es la esencia de estas herramientas.

Estas tres variables están en todo momento relacionadas entre sí, el tiempo tiene un coste, el coste puede suponer tiempo, si realizamos un presupuesto para un proyecto debemos analizar muy bien los costes y el tiempo para no tener después una sorpresa en nuestro margen de beneficio o incluso una pérdida por una mala planificación o por no haber contemplado un riesgo (por ejemplo, en el caso de una subcontratación de servicio, que el proveedor no cumpla el plazo de tiempo acordado o encarezca el producto final); y finalmente todo esto, influirá en el alcance de nuestro proyecto.

Por otra parte, es muy importante especificar las fases del proyecto en la planificación con sus costes y sus tiempos, ya que una desviación en una de las fases, tanto en coste como en tiempo, afecta al alcance y por supuesto al beneficio. Un retraso de tiempo en una de las fases, puede suponer que no se pueda comenzar otra fase hasta que ésta se cierre, y por lo tanto, arrastraremos esa pérdida de tiempo durante el resto de la ejecución del proyecto. Lo mismo pasa con el coste, por lo que debemos ser precavidos a la hora de realizar el PERT y el presupuesto.

Para analizar los riesgos, es necesario catalogarlos y enumerarlos para poder estudiar las alternativas y poder ser flexibles y rápidos durante la ejecución del proyecto si uno de ellos ocurre. Creo que en ésto es fundamental el Know-how del que planifica, ya que identificará con mayor facilidad y mayor brevedad, los riesgos que pueden presentarse. Por ello, si la Planificación la realiza una persona que no disponga de experiencia en el sector o en el proyecto en cuestión, creo que es muy interesante estudiar la posibilidad de contratar a expertos e incluir ese coste en el presupuesto; sin duda, será más económico, que adquirir ese know-how nosotros mismos (ésto se reduce a tiempo y dinero, y no suele adquirirse en «dos días»)

Hechas estas reflexiones, me gustaría introducir un artículo muy interesante sobre las técnicas de Gestión del Riesgo que realiza Javier Mejías en su blog, del que me confieso seguidora por la calidad de sus artículos, y quien creo que con este post está aportando un gran valor a este tema.

http://javiermegias.com/blog/2009/07/gestion-de-riesgos-en-proyectos-ii/

 


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