Inicio del proyecto de fin de master, hora de coordinar el trabajo

Equipo ALlegados a este punto del MBA todos ya hemos pasado por varios trabajos en equipo de mediana complejidad donde las necesidades de comunicación eran menos exigentes y donde con el uso del correo muchos grupos han sorteado en buena o mala forma el desarrollo de los mismos.

Hoy cuando llega la hora de la verdad y donde tenemos que iniciar nuestro trabajo de fin de master surgen dudas acerca de la metodología. No hablo de metodología de desarrollo del proyecto porque EOI nos ofrece una buena guía para el desarrollo del plan de negocio, contamos con un excelente equipo docente que nos asesora en la elaboración de los diferentes análisis y además de un tutor asignado a cada grupo al que podemos preguntar todas las dudas que tenemos.

Aun con todo este material y conocimiento hay algo que necesitamos para fortalecer el trabajo de nuestros equipos, ese algo se traduce en dos elementos fundamentales.

  1. Capacidad de trabajo en equipo: Cada miembro del grupo debe tener las capacidades y habilidades de comunicación interpersonal suficientes para crear un clima de trabajo adecuado. Hay que delegar un líder jefe de proyecto inicial y rotar ese rol durante la duración del proyecto. Esto permite que todos sean líderes en algún momento, mejora la comunicación con el tutor, organización de reuniones, etc.
  2. Herramientas de comunicación: El segundo elemento que resalto es la selección de un buen conjunto de herramientas de comunicación que permitan soportar el trabajo en equipo. El objetivo de este post y de otros que espero escribir es trasladar la experiencia que vivimos en nuestro equipo en éste ámbito.

Nuestro equipo de trabajo donde estamos (David Rodriguez, Ignacio Castellanos, Mercedes Pozuelo, Diego Acosta y Antonio Espliguero) y una de las primeras cosas que hicimos en nuestro grupo fue crear nuestra «Identidad«, hemos llamado al equipo «DIMDA» con el cual todos nos sentimos identificados dado que salió de las iniciales de nuestros nombres. Esta identidad nos puede ayudar a fortalecer los vínculos del equipo. A modo de diversión, hemos añadido en nuestro site la imagen de un equipo muy peculiar, el equipo «A» o «Los magníficos» como se dice en latinoamérica que de alguna manera simboliza trabajo en equipo en misiones especiales. E nombre del equipo ha sido usado para la creación del grupo de google, el site, el calendario y algunas cuentas compartidas.

Bien, como el objetivo este post es compartir con todos ustedes las herramientas que usamos en nuestro grupo DIMDA voy a listarlas a continuación e indicar el propósito de las mismas.

  1. Tablet: En EOI dentro del proyecto m-learning nos han dotado de dispositivos tipo tablet pc de samsung que nos ofrece acceso a los contenidos desde cualquier parte y la posibilidad de leer documentos, webs, etc.
  2. Correo Electrónico: Básico, el correo de las cuentas de EOI (learning.eoi.es) que podemos acceder desde el tablet o desde http://mail.learning.eoi.es
  3. Calendario: El calendario de google permite crear calendarios compartidos, en nuestro caso hemos creado un calendario del grupo donde una persona del grupo es encargada de planificar las citas importantes como días de reunión, visitas técnicas, reuniones con el tutor, etc.
  4. Google Groups: Desde mi punto de vista, escencial. Google groups es una especie de aplicación de foro que permite centralizar en un entorno de lectura de los mensajes todas las líneas de conversación. Con google groups puedes revisar todos los mensajes enviados por tus compañeros cuando respondes a un tema en particular. Puedes acceder a los grupos desde http://groups.learning.eoi.es
  5. Sites: Hemos creado un site de google que nos permite organizar información en la red para ser visualizada desde un navegador, en este site podemos colgar algunos documentos, editar páginas de manera compartida, compartir enlaces, enganchar otros contenidos como el calendario, los grupos, fotos de google photos, etc.
  6. Google Docs: Una herramienta útil para compartir documentos online. Aunque su verdadero potencial está en la posibilidad de colaborar concurrentemente en la edición de contenido. Nosotros hemos explotado principalmente las hojas de cálculo que cada día son más potentes. Los google docs los podemos acceder vía web en http://docs.learning.eoi.es o en la tablet usando la aplicación de google docs.
  7. Google Talk: Sistema de mensajería de google, al estar por defecto instalado en el tablet, es una herramienta básica para la comunicación del equipo. Aparte de ser usada desde el tablet, se puede usar desde la web cuando estas leyendo el correo electrónico.
  8. Google Forms: Es un sistema básico para generar formularios online, se puede usar para generar las encuestas online para el análisis de mercado inicial.
  9. Dropbox: Una herramienta importantísima para compartir documentos. Dropbox nos sirve como repositorio común de documentos del proyecto, todos los miembros del equipo abrimos una cuenta y uno de los compañeros compartió la carpeta del proyecto. Ahí organizamos los documentos por hitos, material de apoyo, formatos, imágenes, etc. Hemos dado también acceso al tutor a la carpeta compartida. Dropbox puede acceder vía web, desde la aplicación de escritorio del ordenador y desde el cliente dropbox de android.
  10. Skype: La herramienta por excelencia para realizar llamadas por internet, básica para hacer las reuniones virtuales. Skype nos facilita la resolución de dudas de una manera más ágil cuando tenemos nuestros compañeros online y además nos permite realizar sesiones de videoconferencia. Nosotros hemos fijado un día a la semana de reunión virtual en la noche para compartir los avances que vamos teniendo o resolver dudas.
  11. OpenProj: Es una herramienta de escritorio opensource para editar diagramas de gant. Con OpenProj podemos realizar una planificación de los hitos y segmentar los mismos en las tareas más importantes. Sirve para que todos los miembros del grupo sepan cuales son sus responsabilidades y las de los demás y cuales son las fechas definidas para entregar documentos o cerrar tareas.

Por ahora estas son nuestras herramientas, más adelante escribiré algún post particular sobre algunas de ellas como skype, google docs y dropbox y trasladar en ellos la experiencia de nuestro equipo «DIMDA».


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