La factura electrónica ¿en qué casos es obligatoria?

Hace apenas unos años, era prácticamente imposible creer que la factura en papel iba a desaparecer, pero hoy en día está afirmación está cada vez más cerca de consumarse. Actualmente existe distinta normativa que impulsa el uso de la factura electrónica y existe un registro contable de facturas en el Sector Público.

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Una factura electrónica es una factura como tal, con los mismos efectos legales que tiene la factura en papel. No es más que un justificante de la entrega de un bien o la prestación de un servicio.

La gran diferencia entre la factura electrónica y la factura en papel es su forma de emisión. La electrónica se expide y recibe en formato electrónico.

La implantación de la factura electrónica en la empresa, es otro ingrediente más dentro de su proceso de digitalización. Ofrece una gran cantidad de beneficios tales como el ahorro en costes y también una mayor eficiencia en la gestión.

El ahorro económico pueden ser muy importante, ya que se eliminan los gastos en papel, gastos de impresión, de envíos, sellos, etc. Luego, la inmediatez y la seguridad de envío se consigue gracias a los soportes electrónicos y dotan de mayor competitividad a la empresa.

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Normativa legal

La factura, tanto la de papel como la electrónica encuentra su regulación en el Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento donde se regulan las obligaciones de facturación.

Tipos de facturas electrónicas

Podemos diferenciarlas en facturas con formato estructurado y formato no estructurado. Las de formato estructurado contienen datos que pueden ser generados automáticamente por los propios sistemas informáticos de facturación y se tramitan de forma automatizada a través de un sistema informático de contabilidad.

Las facturas en formato no estructurado son principalmente una imagen, como es el caso de un fichero en pdf o una factura en papel escaneada y que se introducen en los sistemas informáticos a través de una intervención manual.

Consentimiento para recibir facturas electrónicas

Se trata de una decisión que deben tomar tanto el emisor como el receptor. Puede tratarse de una aceptación por escrito que no requiere de ninguna formalidad o puede ser también una aceptación tácita, como por ejemplo pueda ocurrir cuando se efectúa un pago tras recibir en un e-mail la factura electrónica.

Para el caso de que el receptor este recibiendo facturas en papel y el emisor quiera enviarlas en formato electrónico, debe informar al receptor previamente que a partir de una fecha tal, va a recibir las facturas en formato electrónico.

Si por cualquier motivo, el receptor ya no quiere recibirla en formato electrónico y quiere volver a recibirla en papel, puede solicitarlo y revocar el consentimiento anterior.

Facturas emitidas a favor de las Administraciones Públicas

La mayoría de los proveedores que entregan bienes o prestan servicios a la Administraciones Públicas ya sabrán que están obligados a emitirles facturas electrónicas.

A esta regla general encontramos excepciones, como la que se puede implantar para aquellas facturas inferiores a 5.000 euros, donde las Administraciones Públicas pueden excluir el uso de facturas electrónicas a través de la publicación de un reglamento.

Aclarar este último punto, indicando que aquella Administraciones que se hayan acogido a la posibilidad de exclusión reglamentaria en cuanto a la emisión de facturas electrónicas inferiores o igual a 5.000 euros, no es de su potestad decidir si admite o no la factura electrónica. En ese caso es el proveedor quien decide si presentarla o no de forma electrónica.


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