Técnica o herramienta más útil en Dirección de Proyectos (Actividad 4 Semana 2 Gestión de proyectos)

Gestión-proyectos

 

Un caluroso saludo a todos los lectores.

Sabemos que la dirección y gestión de proyectos es una tarea ardua y a veces complicada, pero se han inventado y desarrollado desde técnicas hasta herramientas de software complejas, que permiten facilitar y sobre todo ayudar en la toma de decisiones sobre los proyectos. En este post trataré sobre una herramienta o técnica, que a mi entender tiene bastante utilida en la dirección de proyectos : la lluvia o tormenta de ideas para la identificación de riesgos.

A pesar de ser una herramienta relativamente sencilla, es la técnica más utilizada al momento de completar el análisis de riesgos del proyecto. Una técnica que fue inventada hace 77 años por  Alex Faickney Osborn, conocida en inglés como brainstorming, que permite que el equipo de proyecto, con ayuda de un facilitador, y hasta la participación de expertos en la materia correspondiente del proyecto, generen ideas al azar sobre los riesgos que podrían afectar el proyecto, sin criticar ninguna de las ideas propuestas, e inclusive se le pide normalmente a los participantes que piensen «fuera de la caja».

Mientras más ideas se proporcionen será mejor. Se identifican las fuentes de los riesgos y se analizan durante la reunión. Luego se categorizan los riesgos, normalmente por tipo, o por el impacto que tendrían sobre el proyecto.

Es sumamente importante que en cada ronda, todos los participantes aporten una idea clara y concisa, y que estás rondan sean temporizadas para tener más control. El facilitador es el encargado de llevar el tiempo, y anotar las ideas propuesta.

Luego de terminar la sesión de la lluvia de ideas, se procede a identificar las consecuencias directas sobre el proyecto de cada una de las ideas propuestas, que normalmente afectan el cronograma representando retrasos, o el presupuesto representando sobrecostos.

Todo esto permite concretar el análisis de riesgo, y producir a su vez las estrategias de mitigación de los riesgos listados, pudiendo así de antemano evitar y mantener la salud del proyecto para que se cumplan los objetivos del mismo.


En mi experiencia personal nunca he utilizado esta herramienta como parte del análisis de riesgos de un proyecto anterior. Me parece muy interesante que a pesar de su antigüedad esta técnica siga tan vigente, y pretendo utilizarla en un próximo proyecto que participe, ya que entiendo que la creatividad y la experiencia sumada de un grupo de personas siempre será más valiosa que la de personas individuales.

Pablo Rojas

 


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