Técnica o Herramienta más útil en Dirección de Proyectos

Un proyecto es nada más y nada menos que una actividad en equipo y temporal con el fin de producir un producto, servicio, o resultado, que es único. Hablamos de temporal, ya que tiene un comienzo y un fin establecido, por tanto el alcance y recursos de igual forma.

Único, porque no es una operación del día a día (rutina), sino un conjunto de operaciones diseñadas para alcanzar una meta. Los proyectos son diversos, desde desarrollo de un software hasta construcción de un puente, o entrada a un nuevo mercado para ofrecer nuestros productos y servicios.

Para que todo esto pueda resultar y podamos llegar a nuestro fin tenemos la dirección de proyectos, la cual es la aplicación del conocimiento, de las habilidades, aptitudes, herramientas y de las técnicas para ejecutar los proyectos en forma eficiente y efectiva. Esta es una competencia estratégica para las organizaciones, y permite enlazar los resultados de los proyectos a las metas y objetivos del negocio, y así competir mejor en los mercados. Esta se viene efectuando desde tiempos antiguos (informalmente se podría decir), pero inicio como una profesión distinta a mediados del siglo 20.

En proyectos existe la Guía del PMBOK® (Desarrollada por el Project Management Institute (PMI)), la cual es el conjunto de conocimientos en Dirección, Gestión, Administración de Proyectos generalmente reconocidos como «buenas prácticas», y que se constituye como estándar de Administración de proyectos e identifica sus elementos recurrentes:

Los procesos para dirigir los proyectos caen en cinco grupos:

1. Iniciación 2. Planificación 3. Ejecución 4. Monitoreo y Control 5. Cierre 800px-Project_Management_(phases).

 

Las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos son nueve:

1. Integración 2. Alcance 3. Tiempo 4. Costo 5. Calidad 6. Adquisiciones 7. Recursos humanos 8. Comunicaciones 9. Riesgo

El valor de esto se ha comprobado en todo el mundo por el crecimiento rápido que ha tenido como:

1. Una competencia estratégica de la organización. 2. Un contenido para la capacitación y la educación. 3. Una vía para el desarrollo profesional y de carrera.

De mi parte, después de esta breve introducción al tema, todas las herramientas o técnicas en la dirección de proyectos son útiles en el ciclo de vida de un proyecto, ya que las mismas son utilizadas indistintamente en cada fase del mismo para lograr los objetivos específicos de cada una de ellas dentro de las organizaciones.

La herramienta que podría utilizar en un futuro cercano seria la Estructura de Descomposición del Trabajo o EDT (Work Breakdown Structure o WBS). Ya que la misma es una herramienta fundamental de descomposición jerárquica orientada al entregable del trabajo a ser ejecutado por el equipo de proyecto, para consumar con los objetivos de éste y crear los entregables requeridos. Cada nivel descendente de la EDT representa una definición de un detalle incrementado del trabajo del proyecto. La EDT nos permite organizar y definir el alcance total aprobado del proyecto según lo señalado en la documentación vigente. Su estructura jerárquica permite una fácil visualización de los elementos finales, llamados “paquetes de trabajo” y poder rastrear en todo trabajo el origen del mismo en una o más entradas de la EDT. Esta es la base para la planificación de proyectos.

Con esta herramienta se logra:

1. Definir estimados de Costo y Tiempo. 2. Describir el calendario total como la suma de entregables. 3. Designar al responsable de cada entregable. 4. Ajustar la estructura organizacional a los entregables. 5. Coordinar lógicamente objetivos con recursos. 6. Aclara Especificaciones y Contrato. 7. Apoyar la estructura de propuestas de contratistas. 8. Facilitar informes de avance y análisis de desempeño. 9. Apoyar el desarrollo de la Planificación.

Los beneficios alcanzados serian:

1) Gana el compromiso del equipo de Proyecto. 2) Permite el desarrollo de un Plan de Proyecto básico. 3) Previene la omisión de entregables. 4) Asegura la visibilidad de los entregables. 5) Evita actividades duplicadas en diferentes áreas. 6) Reduce el Riesgo.


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