Habilidad Directiva Imprescindible – Gestión Del Tiempo –

La Gestion Del Tiempo Una Habilidad Directiva Imprescindible

¿Qué es el tiempo? Según la definición del diccionario es el período que transcurre entre el estado del sistema cuando éste presentaba un estado X y el instante en el que X registra una variación perceptible para un observador. En un lenguaje un poco más empresarial, es un recurso sumamente valioso, quizás el más valioso de todos porque posee características únicas: no se acumula, no se puede comprar, alquilar, vender, reemplazar, es imposible dejarlo de consumir, es universal, es decir es el mismo para todos.

En qué consiste entonces la gestión del tiempo? En tener la capacidad de sacarle el máximo provecho, de manera que esta inversión de tiempo se transforme en conocimientos, información, calidad de vida, poder, dinero y/o crecimiento personal, espiritual, social o laboral. Por qué la adecuada gestión del tiempo se considera como una habilidad directiva? este factor es sumamente valorado porque mejora la productividad y la competitividad de la organización. Una persona que tenga habilidades para gestionar adecuadamente el tiempo tendrá facilidad para ejecutar muchas tareas al mismo tiempo, lo cual lo hará más productivo.

Por qué gestionamos inapropiadamente nuestro tiempo?

• “Todo es urgente”

• “Demasiado Trabajo”

• Somos muy perfeccionista

• Siempre decimos que si

• Dejamos todo para último momento

Qué se necesita para aprender a hacer una buena gestión del tiempo? Basada en mi experiencia, creo que las siguientes son algunas de las cosas que debemos tomar en cuenta, cada una de estas ha surgido fruto de alguna experiencia en mi pasado y me han ayudado a gestionar mi tiempo cada vez mejor.

• Procurar siempre tener claro los objetivos (SMART) y no perderlos de vista. Aprender a diferenciar lo urgente de lo importante.

• Elaborar / Tener un plan organizado que contenga las tareas que son necesarias para alcanzar dichos objetivos

• Elaborar semanalmente la agenda para organizar nuestra jornada laboral y diariamente hacer una programación breve del día.

• Asignarle un tiempo a cada tarea y tratar de ajustarnos a esto

• Identificar riesgos en cada una de estas tareas y diseñar planes de acción / mitigación de manera anticipada para poder responder rápidamente ante cualquier fallo. • Identificar cuales tareas se pueden hacer en paralelo

• Conocer a nuestro equipo de trabajo y saber que tareas y roles podemos delegar en cada miembro del equipo. • Exceso de información para analizar o información desordenada, imprecisa o tardía.

• Hacer un ejercicio continuo de evaluar que tareas nos están tomando más tiempo y por qué? Para que podamos evaluar oportunidades de mejora contínua en las mismas.

• Retar siempre nuestro hábitos, muchas veces se pierde tiempo por hábitos obsoletos que sin embargo seguimos utilizando pues hemos fijado en nuestra mente un patrón de trabajo muy rígido.

• Aprender a decir no a tareas que no son importantes o que pueden realizar otras personas.

• Evitar a toda costa: Reuniones innecesarias, visitas inesperadas (las de “un minuto”) desorganización, comunicación ineficaz con el equipo, exceso de papeles y documentación

• Y por último pero no menos importante, aceptar que NO siempre nosotros mismos podemos hacerlo todo, que no todo el volumen de trabajo es manejable. Debemos borrarnos de la mente que No debemos decir que NO.

Laura Díaz


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