Dirección de Proyectos

Un proyecto es un conjunto de actividades coordinadas en un tiempo definido que se ejecutan para cumplir objetivos y crear un producto o servicio. Los proyectos se consideran de naturaleza temporal, y en esta característica recae la importancia de hacer una gestión eficiente que se enfoque en utilizar los recursos planificados, dentro del tiempo definido, reduciendo los riesgos, para poder lograr los objetivos definidos.

La gestión o dirección de proyecto debe llevarse a cabo durante las cinco fases con las que constan todos los proyectos: iniciación, planificación, ejecución, control y cierre.

Una vez se ha defino correctamente el alcance y los objetivos del proyecto, se deben establecer todas las actividades necesarias con la secuencia lógica requerida para lograr el producto del proyecto. A estas actividades se le deben establecer los responsables, recursos y fechas de entrega, lo cual se plasmará en el cronograma del proyecto.

Por lo tanto, la dirección de proyectos  es de suma importancia para el éxito del mismo. Es por esto que existen diversas herramientas que ayudan al líder del proyecto a llevar una gestión de las actividades y recursos de forma eficiente.

En esta ocasión, estaremos hablando del diagrama de Gantt como herramienta utilizada en la gestión de los proyectos.

El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica cuyo objetivo es administrar la planificación de las tareas, muestra el tiempo y los recursos asignados a cada tarea, y resume el tiempo total de cada fase y de todo el proyecto. Además, en este diagrama se pueden introducir los porcentajes de las tareas que se van completando en el tiempo de forma que ayuda al líder del proyecto a dar seguimiento de manera gráfica al progreso del proyecto.

En el diagrama de Gantt podemos marcar la ruta crítica del proyecto que es el conjunto de actividades que no se pueden retrasar para no afectar el cumplimiento de la fecha establecida. Y para lograr identificar correctamente la ruta crítica se deben conocer los predecesores de cada actividad.

El diagrama de Gantt es una herramienta de fácil lectura que es utilizada en proyectos de diversos sectores y áreas. Esta herramienta es utilizada por casi todos los líderes de proyectos y puede ser también utilizada para presentar a los stakeholders y al sponsor los avances logrados. Además, permite que todos los integrantes del equipo se mantengan informados, no solo de las actividades asignadas a cada uno, sino del proyecto completo, lo que ayuda a que entiendan el impacto que tienen cada una de sus actividades sobre las demás.

Existen diversas formas y software para la creación de diagramas de Gantt, siendo una de la más conocida y utilizada Microsoft Project.

Microsoft Project es un software de administración de proyectos desarrollado por Microsoft para asistir a líderes de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. Este es un software de fácil uso y con una plataforma sencilla para el usuario y muy útil para la dirección de los proyectos.

En palabras resumidas, en esta ocasión la herramienta recomendada, y que en lo personal entiendo que es una de las más útiles, es el diagrama de Gantt, apoyado con el software Microsoft Project. Estas herramientas las he utilizado durante mi experiencia profesional para la gestión de los proyectos lo cual me ha brindado muchos resultados positivos en el logro de los proyectos que he manejado.

 


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