Técnicas o herramientas más útiles en Dirección de Proyectos

Un proyecto es una actividad grupal temporal para producir un producto, servicio, o resultado, que es único. La dirección de proyectos, es la aplicación del conocimiento, de las habilidades, y de las técnicas para ejecutar los proyectos en forma eficiente y efectiva. Es una competencia estratégica para las organizaciones, y les permite atar los resultados de los proyectos a las metas del negocio, y así competir mejor en su mercado.

Los proyectos utilizan varias herramientas para su desarrollo. Cada proyecto trae consigo su propia complejidad, debiendo buscar la herramienta que más valor le aporte al desarrollo del mismo.

A continuación presento algunas de las herramientas más usadas en los proyectos:

– Microsoft Project (MS Project).

Es un software de administración de proyectos diseñado y desarrollado para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.
El software Microsoft Office Project es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK (Project Management Body of Knowledge) del Project Management Institute PMI.

– Ruta Crítica (Critical Path Method CPM)

La Gestión de Proyectos por Cadena Crítica (CCPM en sus siglas en inglés) es un método de planeamiento y gestión de la realización de proyectos que tratan con las incertidumbres intrínsecas de la gestión. Tiene en cuenta la disponibilidad limitada de los recursos (físicos, habilidades humanas, gestión y capacidad) necesarios para llevar a cabo el proyecto.

– Diagrama de GANTT.

Es un gráfico de planeación y control en la que un proyecto se divide en distintas actividades y se realizan estimaciones acerca del tiempo que requiera cada una de ellas, así mismo determina el tiempo estimado necesario para terminar el proyecto. Este es una de los más utilizados ya que proporciona una relación conforme a un calendario.

-Lluvia de Ideas (Brainstorming)

En esta técnica un grupo de personas de la empresa se reúnen y allí compartes ideas de manera espontaneas. Estas ideas pueden ser utilizadas en cualquier etapa de proyecto. Este es muy utilizado por muchas empresas por su sencillez. La lluvia de ideas es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado.

– Diagrama de Ishikawa o Espina de pescado.

Se trata de un diagrama que por su estructura ha venido a llamarse también: diagrama de espina de pez, que consiste en una representación gráfica sencilla en la que puede verse de manera relacional una especie de espina central, que es una línea en el plano horizontal, representando el problema a analizar, que se escribe a su derecha y sus potenciales causas.

– Análisis FODA.

Es una metodología de estudio de la situación de una empresa o un proyecto, analizando sus características internas (Debilidades y Fortalezas) y su situación externa (Amenazas y Oportunidades) en una matriz cuadrada y así conocer la situación real en que se encuentra una organización, empresa o proyecto, y planificar una estrategia para futuro.

Entre todas estas herramientas la que más utilizo es el MS Project, debido a que su facilidad y combinación de los recursos y sus tareas a realizar dentro del plazo establecido. A demás de que está instalado en el sistema operativo de cualquier ordenador, sea portatil o de escritorio.


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