Técnica o herramienta más útiles en dirección de proyectos

Inmediatamente se habla de Gestión de proyectos, son muchas las técnicas y las herramientas que existen en la actualidad para facilitar el desarrollo del trabajo de los gerentes de proyectos. Sin embargo, hay 2 en específico que entiendo, que son las más útiles, completas, sencillas y manejables de todas las que se encuentran disponibles. Me refiero a Microsoft Project y el método PERT/CPM.

PERT/CPM

El PERT/CPM fue diseñado para proporcionar diversos elementos útiles de información para los administradores del proyecto.Primero, el PERT/CPM expone la «ruta crítica» de un proyecto. Estas son las actividades que limitan la duración del proyecto. En otras palabras, para lograr que el proyecto se realice pronto, las actividades de la ruta crítica deben realizarse pronto. Por otra parte, si una actividad de la ruta crítica se retarda, el proyecto como un todo se retarda en la misma cantidad. Las actividades que no están en la ruta crítica tienen una cierta cantidad de holgura; esto es, pueden empezarse más tarde, y permitir que el proyecto como un todo se mantenga en programa. El PERT/CPM identifica estas actividades y la cantidad de tiempo disponible para retardos.

El PERT/CPM también considera los recursos necesarios para completar las actividades. En muchos proyectos, las limitaciones en mano de obra y equipos hacen que la programación sea difícil. El PERT/CPM identifica los instantes del proyecto en que estas restricciones causarán problemas y de acuerdo a la flexibilidad permitida por los tiempos de holgura de las actividades no críticas, permite que el gerente manipule ciertas actividades para aliviar estos problemas.
Finalmente, el PERT/CPM proporciona una herramienta para controlar y monitorear el progreso del proyecto. Cada actividad tiene su propio papel en éste y su importancia en la terminación del proyecto se manifiesta inmediatamente para el director del mismo. Las actividades de la ruta crítica, permiten por consiguiente, recibir la mayor parte de la atención, debido a que la terminación del proyecto, depende fuertemente de ellas. Las actividades no críticas se manipularan y remplazaran en respuesta a la disponibilidad de recursos.

MICROSOFT PROJECT

Microsoft Project es una herramienta de trabajo utilizada por los gerentes de proyectos para auxiliarnos al momento de desarrollar planes de trabajo, asignación de tareas y recursos, seguimiento del progreso de los proyectos, evitar retrasos, administrar el presupuesto, analizar la carga de trabajo de los recursos, entre muchas otras funcionalidades que la convierten en una herramienta idónea cualquier persona que tome la decisión de iniciar un proyecto.
Dentro de esta misma herramienta podemos encontrar técnicas y otras sub-herramientas que tienen la misma función de auxiliar en el desarrollo gerencial de proyectos. Algunas de estas técnicas y/o herramientas que puedo citar están:
• Diagrama de Gantt: Luego de completar la información de recursos, tiempo, dinero, etc. en MS Project, ésta herramienta nos facilita de forma automática un diagrama de Gantt que ilustra la programación de actividades en forma de calendario. Especifica el inicio y el final del proyecto de manera gráfica, la duración y las actividades secuenciales. Este diagrama es excelente para tener visibilidad más clara y concisa del proyecto.
• Ruta Crítica: esta herramienta también tiene la capacidad de crear la calendarización de rutas críticas de manera automática y por ende, identifica las actividades y los recursos críticos dentro del proyecto.
• Cálculo de costos: una vez que los recursos son asignados a cada tarea y tienen su información completada en la herramienta, también sirve para calcular los costos totales y la mano de obra, creando reportes de utilidad para tener un claro seguimiento financiero del proyecto.
• Control del Proyecto: nos ayuda a determinar de manera práctica y sencilla la asignación de carga excesiva para un recurso, ayudándonos a mantener un control tanto del personal como del tiempo. Igualmente nos ayuda a mantener un record de las modificaciones que se le vayan haciendo al proyecto.
Estas son solo algunas de las numerosas utilidades que poseen estas aplicaciones de Microsoft Officey PERT/CPM. En definitiva, estas son herramientas que nos ayuda en la gestión y dirección de proyectos, sino que son un conjunto de técnicas y herramientas que permiten organizar y manejar las actividades de forma eficaz. Sin lugar a dudas, son las herramienta que recomendaría utilizar y aplicar en un proyecto.

No hay comentarios / 13 Dic 2013 por wandagriselvicioso
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