La Entrevista en el Análisis de Riesgos

El Análisis de Riesgos

Considero que la identificación y análisis de riesgos en una de las fases más importantes en la Dirección de Proyectos. Esta herramienta es crítica desde la fase de iniciación y planificación, ya que si los riesgos no son identificados y analizados correctamente, probablemente no se tomarán en cuenta posibles imprevistos futuros.

También es importante identificar y gestionar los riesgos de una mala planificación o ejecución, tanto por error u omisión, como por acciones malintencionadas. Ejemplo:

Riesgo en la Gestión de Compras

Miembros de la organización ejecutante que se asocien con proveedores para sobrevaluar los trabajos y obtener beneficios personales. En un caso como este los costos del entregable estarán sobrevaluados desde la planificación inicial, y aunque se ejecuten de acuerdo a esta, la eficiencia no será máxima.

Otro escenario, es que la sobrevaluación no esté dada por una asociación malintencionada, sino que la persona encargada de realizar la solicitud de las propuestas no definiera claramente los requisitos o no tomara en cuenta un abanico de vendedores apropiado. Este caso sería un error del ejecutante, que también agregaría sobrecostos al proyecto.

Para identificar y analizar los riesgos se pueden utilizar varias técnicas, como revisión de bases de datos históricas, consultar el juicio de expertos y la propia experiencia previa. Sin embargo, una de las técnicas más efectivas es la entrevista a las personas encargadas de ejecutar los procesos, ya que se obtiene información directamente de la fuente, y se pueden identificar con mayor certeza las etapas donde se encuentran las oportunidades o fugas.

Existen varias técnicas de entrevistas, que pueden ser cuestionarios predefinidos para determinado proceso, o simplemente dejar que el entrevistado relate el flujo del proceso, y a partir de esto ir conduciendo la entrevista.

Luego de identificado y analizado en riesgo, es importante definir e implementar los mecanismos para mitigarlos, dando prioridad a las acciones encaminadas a reducir los riesgos de mayor impacto y con mayor probabilidad de ocurrencia, siendo estos los que pueden conducir al fracaso del proyecto.

Actualmente, como parte del equipo de Auditoría Interna en la empresa que laboro, tengo una participación activa en el análisis de riesgo de los proyectos que se ejecutan en la organización, contribuyendo a la mejora continua, eficientización de recursos y prevención de pérdidas.

 

Ejemplo de Cuestionario para Evaluar la Asignación de Responsabilidades del Proyecto[1]:

  1. ¿Quién es el responsable del proyecto?
  2. ¿Se ha informado a las todas las áreas involucradas sobre la realización del proyecto?
  3. ¿Se recibieron comentarios o sugerencias de estas áreas?
  4. ¿Existe una instancia creada específicamente para el diseño, elaboración e instrumentación de proyectos?
  5. ¿Se cuenta con un calendario de reuniones?
  6. ¿Cómo se efectúa el seguimiento y control a las acciones?
  7. ¿Con qué periodicidad se presentan los reportes?

[1] Fuente: Franklin, Enrique Benjamín. “Auditoría Administrativa”, segunda edición

 


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