Tecnica o Herramienta mas util para la Direccion de Proyecto

Algunas de las técnicas o herramientas más útiles en Dirección de Proyectos, según mi punto de vista son las siguientes:

El Método PDM (Precedence Diagramming Method) es muy útil en la Dirección de Proyectos, debido a que a través de este método se podrán identificar las relaciones de precedencias entre las actividades, permitiendo identificar la criticidad de cada una de éstas. El retraso de las actividades que precedan a otras tendrá un impacto negativo en el proyecto. La ruta crítica de dicho proyecto también es dada a conocer a través del uso de este método, visualizando la duración mínima en que puede realizarse el proyecto.

Así mismo, la estimación de costos y la estimación de la duración (PERT) de las actividades del proyecto es una técnica muy valiosa, en ésta se determinan y se analizan todos los factores que puedan impactar dicha estimación (Nivelado de recursos, análisis de riesgos, fechas impuestas externamente, etc).

La cadena crítica también es otra metodología de gran utilidad, debido a que a través de ésta se pretende eliminar dos fenómenos que aparecen en muchos proyectos: El síndrome del estudiante y la ley de parkinson. Dicha metodología  (cadena crítica) sugiere un uso eficiente de los recursos, tomando en cuenta la disponibilidad de los recursos o recursos estratégicos que necesite cada proyecto que se esté ejecutando en la empresa.

Hoy en día existen diversos software que ayudan a la Dirección de Proyectos a planificar y monitorear su portafolio de proyectos. Dichos software han sido desarrollados incluyendo diversas herramientas muy útiles para la Dirección de proyectos.

Citaré “Microsoft Project”, el cual es un software diseñado para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso de forma eficaz, administrar presupuesto que no se salga de lo previsto y analizar cargas de trabajo.

Dentro de las herramientas de este software podremos conocer cuál es la ruta crítica y la holgura del proyecto. Así mismo, nos muestra un diagrama de Gantt, el cual ilustra la programación de actividades en forma de calendario. Me parece muy útil este software debido a que también muestra la sobrecarga de recursos, resumen del proyecto, calculo de costo, control de proyectos, entre otras herramientas de mucha utilidad.

Dentro de un mes usaré Microsoft Project en mi entorno laboral, como parte de mis funciones dentro del rol de “Analista de Proyectos y Procesos”.  Me estarán entrenando en dicho software, para estar capacitada en el seguimiento del portafolio de proyectos que actualmente se están desarrollando en la empresa.

Por otro lado, a continuación cito algunas sugerencias para la Dirección de proyectos:

• Crear la cultura de levantar la bandera a tiempo: Crear la cultura de que se informe a tiempo cuando una tarea no se está cumpliendo como el plan lo indica es una muy buena técnica que puede utilizar la Dirección de Proyectos con su equipo. Esto implica no esperar las reuniones periódicas del proyecto para informar si hay desviaciones en el desarrollo del mismo. De esta manera se podrá analizar a tiempo la situación, ver los posibles escenarios de riesgos para el plan, evaluar y elegir la estrategia más adecuada que evite un alto impacto en el proyecto.
• Crear la cultura de seguimiento periódicos sostenibles: Toda gestión adecuada de un proyecto implica la ejecución de reuniones periódicas con el equipo, para dar seguimiento de manera integral al desarrollo del proyecto. Sin embargo, se necesita que la dirección de Proyectos cree la cultura de reuniones periódicas sostenibles. Hay Directores de Proyectos que posponen constantemente dichas reuniones, desmotivando al equipo, y provocando una gestión no adecuada del proyecto.
• Crear la cultura de llevar propuestas al foro de reuniones: Crear la cultura de que en lugar de llevar problemas sin propuestas de solución al foro de las reuniones de proyecto, la Dirección de Proyectos debe de sugerir que cada integrante del equipo de proyectos debería de utilizar la técnica de llevar propuestas, compartirlas y a partir de éstas  con una lluvia de ideas se selecciona la propuesta más eficiente para el caso expuesto. He asistido a reuniones de proyectos donde muchos se le presentan dificultades en el camino, pero a la hora de preguntarles qué soluciones proponen, simplemente empiezan a pensar en ese instante qué se podría hacer.

No hay comentarios / 22 Nov 2013 por carolinacanelo
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