Técnicas o herramientas que se utilizan en la Dirección de proyectos

Hoy en día la gestión de proyectos se encuentra enmarcada por una gran cantidad de basamentos teóricos los cuales sirven de guía al momento de analizar  cualquier proyecto en cualquiera que sea la rama de la organización

En primera instancia podemos señalar a nivel general que la gestión de proyectos esta comprendida por grupos de procesos entre los que destaca su iniciación, planificación, ejecución, control y cierre. De igual manera, esas bases teóricas cuenta con suficiente información la cual permite establecerse como una guía de cómo deben ser desarrolladas las acciones que se vinculan al mismo, es decir, como se debe realizar la gestión del alcance del proyecto, del tiempo, del coste, del riesgo, de compras y del proyecto como tal.

La dirreción adecuadamente cada uno de estos procesos y bases de gestión supone contar una alta probabilidad de tener éxito en todas las fases y en el proyecto en su totalidad (esto se satisface al contar con gran número de proyectos exitosos que han utilizado dichos basamentos). Estas fuentes o bases teóricas se pueden encontrar en muchos libros, bibliotecas públicas, revistas, internet, etc.

Complementando lo anterior, podríamos mencionar que las personas que hemos estudiado la gestión de proyectos notamos que el éxito de un proyecto recae en el éxito que tengan cada una de sus fases o procesos involucrados, razón por la cual es conveniente verlo como el éxito que tiene un sistema vinculado a la obtención de un fin común.

Al desglosar este sistema nos damos cuenta como el mismo esta constituido por un gran número de actividades enmarcadas dentro de cada fase, y a su vez, estas actividades se encuentran constituidas por un número de tareas definidas. Entones, es desde este nivel donde se quiere acotar lo siguiente: ¿Quién es el responsable de desarrollar estas actividades y/o tareas? La respuesta es simple, personas como tu y yo.

Un proyecto con cualquier finalidad puede estar PERFECTAMENTE planificado en todo sentido, sin embargo, su éxito no se encuentra garantizado. Para alcanzar tal fin la fuerza destinada a conseguir que el mismo funcione debe poseer las capacidades y motivación suficiente para desempeñar un trabajo adecuado, de lo contrario, el proyecto no resultará como se esperaba o incluso, podría fracasar…

Entonces ¿cual sería cuál sería la técnica o la herramienta más útil en la dirección del proyecto?, la respuesta estaría orientada a la capacitación y retención del personal perteneciente a la organización donde se esta elaborando o ejecutando el proyecto y por supuesto considerar los basamentos teóricos ya establecidos dentro de la gestión de proyectos. Desde mi punto de vista, la fuerza de trabajo es clave para tener éxito en cualquier proyecto a emprender.

Es  fundamental contar con un personal altamente capacitado que se pueda desempeñar en cualquier ciclo de la vida útil del proyecto. Aunado a ello, su bienestar es requerido, teniendo en cuenta que “bienestar” no representa únicamente solvencia económica, también significa comodidad y conformidad con el sitio en el cual se labora; es necesario transformar el ambiente de trabajo a uno laboral.

La combinación de todos los elementos antes mencionados proporcionaría una herramienta de trabajo, una fuerza centralizada que permita obtener un objetivo común y así garantizar el bienestar que lo rodea. Como consecuencia de todo lo antes expuesto se contaría una dirección de proyecto efectiva, eficaz y eficiente.

Como ejemplo de lo antes mencionado hacemos referencia a la compañía estadounidense google, la cual se caracteriza por tener un ambiente laboral completamente diferente al de muchas compañías, la cual representa para sus empleados más que un simple trabajo; además, muy seguramente proporciona una fuente mínima en el aumento de patologías ocupacionales, en comparación con otros emplazamientos laborales.

¿Se han preguntado por qué google es una empresa tan exitosa?, la respuesta es simple, porque posee una fuerza laboral que impulsa proyectos y los ejecuta de manera extraordinaria. Lo anterior se encuentra orientado a una muy buena aplicación de los conceptos en la gerencia de proyectos y sobretodo, la tenencia del personal que desarrolla las actividades necesarias para su constitución, siempre con el sentido de pertenencia para con la institución en la que se desempeñan.

En la acción a lo antes mencionado resulta necesario cambiar la forma tradicional de desempeño (ambiente laboral y gestión del personal) de manera tal que al momento de liderar proyectos la persona responsable este completamente respaldado por el grupo encargado de realizar las actividades establecidas en cada una de las fases programadas.

El como se sienta el empleado, trabajador o miembro de la institución es fundamental en su desempeño y mucho más si este se encuentra realizando actividades dentro de la ejecución de un proyecto.

En referencia a la otra interrogante ¿pudiera aplicarse a un futuro inmediato? La respuesta que pudiera ofrecer es, si no se puede implementar cambios de ambiente inmediatamente es requerido cambiar la forma como se realizan los trabajos, ejemplo de ello podría encontrarse en el horario. Muchos trabajos administrativos pueden ser desarrollados a distancia y no requieren la permanencia por parte del empleado 8 horas o mas en una institución. Gran parte de las administraciones que ejecutan proyectos asignan a sus empleados tareas las cuales son desempeñadas eficientemente en lugares distintos a las organizaciones, siempre y cuando estas se puedan realizar por fuera, contando con flexibilidad en este aspecto.

Con lo antes mencionado se trata de ratificar la importancia de la fuerza laboral a las actividades relacionadas con los proyectos que se implementan y ejecutan, y es su desempeño que determina o no que la dirección de proyectos sea amena, efectiva, eficaz  y eficiente en función de los objetivos que se han planteado

Saludos

Carlos Hernández Then


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