Técnicas Relevantes en las Gestión de Proyectos

El termino proyecto proviene de el latin proiectu. Se define como el conjunto de actividades que desarrolla una persona o una entidad para alcanzar un fin determinado. La razón de un proyecto es obtener objetivos específicos dentro de los limites establecidos por un presupuesto, situaciones señaladas previamente y un lapso de tiempo definido con antelación.

para la concretizacion de los propósitos establecidos es imprescindible disponer de una buena gestión fundamentada en una planificación que tome en cuenta todos los elementos y factores que incidirán en el desarrollo de el mismo. En la fase de planificación se deben considerar los elementos siguientes.

1. definir los objetivos y alcances de el proyecto

2. Definir las tareas

3. Disponer de los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para la eficaz realización de las tareas.

4. Elaborar una buena estrategia de comunicación.

5. Monitorear, evaluar y supervisar la ejecución de las diferentes actividades.

6. Gestionar con criterio de pertinencia los cambios que puedan producirse en el entorno durante la realización de el proyecto.

7. Gestionar de forma efectiva el riesgo.

8. El análisis DAFO es un mecanismo que no puede faltar en la fase de planificación de un proyecto que pretenda ser exitoso. A través de este análisis se detectan las debilidades, fortalezas y amenazas que permean el proyecto tanto a lo interno como a lo externo en función de sus características propias y las de el mercado en que se mueve.

DIAGRAMA DE GANTT

Los cronogramas de barra o gráficos de gantt fueron ideados por el ingeniero norteamericano Henry L Gantt, uno de los precursores de la ingeniería industrial contemporánea de Tylor. Gantt perseguía revolucionar la forma de programar actividades presentándolas conforme a un calendario, de forma tal que se pudiese visualizar el periodo de duración de cada una, sus fechas de iniciación, su duración y tiempo total requerido para la realización de el trabajo.

Este mecanismo permite ademas seguir el desarrollo de cada actividad, proporciona información sobre el porcentaje ejecutado de cada una y el nivel de adelanto o atraso respecto al plazo previsto.

El gráfico representa un sistema de coordenadas indicando en el eje horizontal un calendario expresado en horas, días, semanas, mes,… El eje vertical contiene las actividades a desarrollar.

Los símbolos básicos utilizados en esta herramienta son:

1. Iniciación de una actividad

2. Termino de una actividad

3. Duración prevista de la actividad

4. Una línea gruesa que representa la fracción realizada de la actividad en términos de porcentaje.

5. Tiempo improductivo.

6. Fecha en que se realizo la evaluación de las actividades previstas y las actividades realizadas.

Entre las ventajas que ofrece esta herramienta se destaca el hecho de que su aplicación requiere cierto nivel de planificación. Su mayor desventaja consiste en que este método no permite en análisis de opciones ni toma en consideración el factor coste.

En este contexto hay que destacar el programa de apariencia sencilla y sin muchas complicaciones para planificación de proyectos, descomposición, representación y seguimiento de tareas sobre el diagrama de GANTT llamado GANTT PV.

También se destaca una aplicación de escritorio con interfaz similar a MS, llamado GANTT PROJECT esta herramienta permite programar y organizar las tareas y asignaciones de personas y recursos sobre una representación GANTT.

Otras técnicas o herramientas son:

Dotproject: Consiste en un entorno web que ofrece un marco completo para la planificación, gestión y seguimiento de múltiples proyectos para clientes diferentes, quienes pueden disponer también de acceso para monitorear la evolución y el desarrollo de las activiades.

Teamwork: Herramienta de entorno web que permite registrar y gestionar los tiempos de diferentes equipos de trabajo en sus respectivos proyectos; Gestión completa de informe de tiempos y coste.

Planner: Aplicación de escritorio para gestión y seguimiento de proyectos, con descomposición en tareas y subtareas, dependencias, identificación de la ruta critica, diagramas de GANTT.

Solo el uso correcto de las técnicas y herramientas utilizadas en la gestión garantiza la culminación exitosa de un proyecto.


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