Técnicas y herramientas de gestión de proyectos

Técnicas de Gestión de proyectos:
En el complejo mundo moderno, donde los cambio de toda índole se producen a una velocidad vertiginosa resulta necesario disponer de un conjunto de antecedentes justificatorios que aseguren una inversión y que sea asentada en la toma de decisiones y por lo tanto haga posible disminuir el riesgo de equivocarse al decidir la realización de un determinado proyecto de inversión, sin embargo dado que tanto en la etapa de inversión como de operación se producen movimiento que incorpora el costofinanciero que ellas implica para poder expresar los distintos valores.
Las herramientas que provee la información a quien deben tomar decisiones de inversiones, es obvio que para los inversionista tendrá que considerar una serie de variables, de tipo sociales, estratégicas, políticas y entres otros para que asegure las inversiones, por tanto es posible que señalemos o califíquenos de malo un proyecto por el solo hecho de no haber tenido existo practico, tampoco puede ser catalogado de bueno un proyecto que teniendo existo ha estado sostenido mediante expediente casual.

 

La evaluación de un proyecto, tanto para la creación de nueva empresa como para empresa en funcionamiento tiene por objeto apoyar la toma de decisiones mediante la determinación de la conveniencia o inconveniencia de asignar recurso escaso a una determinada alternativa de inversión, sin embargo existen diverso mecanismo operacional por la cual una empresario decide invertir recurso económico en un determinado proyecto:

El software de administración de proyectos es un término utilizado en la ingeniería de software que cubre varios tipos de software, entre ellos el utilizado para la planificación de proyectos, manejo y control de presupuesto, asignación de recursos, software para colaboración, software para comunicación, manejo de la calidad y documentación o administración de sistemas, los cuales son usados para manejar la complejidad que conlleva un proyecto grande.
Principales actividades de un software para manejo de proyectos:
•    Planificación
•    Cálculo del camino crítico
•    Provisión de la información

Tipos de aplicaciones de Sofware con herramientas  especializadas:
•    De escritorio:
El software de administración de proyectos se puede poner en ejecución como programa que funcione en el escritorio de cada usuario. Este proporciona, tradicionalmente, una sencilla y fácil de utilizar interfaz gráfica de usuario.
Las aplicaciones de escritorio almacenan tradicionalmente sus datos en un archivo, aunque algunos tienen la capacidad de colaborar con otros usuarios, o almacenar sus datos en una base de datos central. Los primeros pueden funcionar en un ambiente heterogéneo de sistemas operativos múltiples, aunque esto no es lo normal. Muchos de estos programas funcionan solamente en un sistema operativo, típicamente Microsoft Windows o GNU/Linux.
El software de la administración de proyectos se puede poner en ejecución con una Aplicación Web, accediendo a través de una Intranet o de una Extranet usando un web browser.Esto tiene varias ventajas y desventajas de aplicaciones web:

•   Personal

Una aplicación personal para la administración de proyectos es aquella usada en los hogares para manejar proyectos caseros. Son bastante parecidos a los sistemas de un solo usuario, aunque el software personal de la administración de proyectos utiliza interfaces más simples.
•    De un solo usuario
Un sistema de un solo usuario se programa suponiendo que solamente una persona necesitará corregir el plan del proyecto en cada instante. Esto puede ser de utilidad en compañías pequeñas, o en aquellas donde solamente algunas personas están implicadas en la planificación desde arriba hasta abajo del proyecto. Las aplicaciones de escritorio caen generalmente dentro de esta categoría.
•    De colaboración
Un sistema de colaboración se diseña para apoyar a usuarios múltiples que pueden modificar diversas secciones del plan en cualquier instante, por ejemplo, poniendo al día las áreas de las cuales ellos son responsables personalmente de tal manera que esas modificaciones quedan integradas dentro del plan general.
•    Usuarios o corporativos
Existen también software o herramientas informáticas que centralizan la información encontrada en los proyectos que realiza la empresa, siendo en definitiva una Oficina de Administración y Control de Proyectos (PMO), pero virtual, y en ella los ejecutivos deben Planificar, administrar, gestionar y controlar los proyectos, lo que les permite de manera constante conocer la situación real de cada proyecto, controlando los avances, la documentación pertinente, las tareas y subtareas desarrolladas, los costos relacionados, coordinando acciones y procesos, todo ello de manera remota, activa y sin mayores costos para la organización.
•     Integrado
Un sistema integrado combina la administración de proyectos o el planeamiento del proyecto, con muchos otros aspectos de la vida de la compañía. Por ejemplo, los proyectos de PHProjekt utilizan seguimiento de errores asignando resultados a cada proyecto, de manera que la lista de los clientes del proyecto se convierte en un módulo de la administración de la relación del cliente, y cada persona en el plan del proyecto hace sus propias listas de tarea, calendarios, y funcionalidad de la mensajería asociados a sus proyectos.
De manera similar, las herramientas especializadas como Source Forge integran software de la gerencia de proyecto con software del control de la fuente (CVS) y software de seguimiento de errores, para poder integrar cada parte de la información en el mismo sistema.
Herramientas no especializadas
Mientras que el software especializado puede ser común, y promovido rigurosamente por cada vendedor, hay una gama extensa de otras herramientas del software (y no-software) usadas para planear e implementar proyectos de software
Ejemplos de software de administración de proyectos
Bitbucket, Bizagi, Intecplan, Merlín Software, Microsoft Project, Planner, PRINCE2, PRISM, Sciforma, TaurusWebs, Track+, Transparent Business, Tryton, WorkPLAN.

Bitbucket es un servicio de alojamiento basado en web, para los proyectos que utilizan el sistema de control de revisiones Mercurial y Git. Bitbucket ofrece planes comerciales y gratuitos. Se ofrece cuentas gratuitas con un número ilimitado de repositorios privados (que puede tener hasta cinco usuarios en el caso de cuentas gratuitas) desde septiembre de 2010.

Bizagi

Bizagi es una suite ofimática con dos productos complementarios, un Modelador de Procesos y una Suite de BPM.
Bizagi Process Modeler es un Freeware utilizado para diagramar y documentar procesos usando la notación estándar BPMN (Business Process Modeling Notation).
Bizagi BPM Suite es una solución de Gestión de procesos de negocio (BPM) que le permite a las organizaciones ejecutar/automatizar procesos o flujos de trabajo (workflows). Existe una edición de nivel de entrada (Xpress Edition ) y dos ediciones corporativas (Enterprise .NET y Enterprise JEE).
Bizagi Limited es una compañía privada establecida en 1989, y su nombre significa Agilidad de Negocio (Business Agility).

Intecplan
Intecplan es una aplicación de software en español, que sirve para formular un “Proyecto de Inversión” o “Plan de Negocios”.
El software organiza tablas de Excel prediseñadas y archivos de Word que permiten al usuario ir redactando el Plan de Negocios, incluyendo los estudios y capítulos que describen todos los aspectos del proyecto:
•    Estudio de Mercado
•    Estudio Técnico
•    Estudio Financiero
•    Estudio de Organización
Requisitos de sistema:
•    RAM 1 GB
•    Microsoft Windows XP, Vista, o 7.
•    Microsoft Office 2000, XP, 2007, o 2010 (excepto ‘starter’).
•    Entrada puerto USB para llave o «hardware lock».

Merlín Software
Merlin es un programa para la generación automática de colecciones de ejercicios y problemas para Matemáticas, Física y Química lanzado por Vaxa Software en enero de 2009.
El software permite crear e imprimir colecciones de ejercicios/problemas como exámenes, ejercicios de repaso y tarea diaria para alumnos. Va dirigido tanto a profesores como a padres y alumnos siendo usado en colegios, institutos, academias y hogar.
Todos los ejercicios y problemas vienen con el enunciado y el resultado. Los resultados se pueden ocultar o colocar en una página aparte (por ejemplo si se quieren crear exámenes).

Microsoft Project
Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.
El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2010 es la más reciente) es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK (Project Management Body of Knowledge) del Project Management Institute.
Fecha de lanzamiento de las versiones: 1992 (v3), 1993 (v4), 1995, 1998, 2000, 2002, 2003,2007 y 2010.
La aplicación crea calendarización de rutas críticas, además de cadenas críticas y metodología de eventos en cadena disponibles como add-ons de terceros. Los calendarios pueden ser resource leveled, y las gráficas visualizadas en una Gráfica de Gantt. Adicionalmente, Project puede reconocer diferentes clases de usuarios, los cuales pueden contar con distintos niveles de acceso a proyectos, vistas y otros datos. Los objetos personalizables como calendarios, vistas, tablas, filtros y campos, son almacenados en un servidor que comparte la información con todos los usuarios.
Microsoft Project y Project Server son piezas angulares del Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM).
Microsoft reveló que las futuras versiones de Microsoft Project contarán con Interfaz de usuario fluida.

Planner
Planner es una herramienta para planear, programar y seguir proyectos para el escritorio GNOME. Es una aplicación GTK+ escrita en C y licenciada bajo GPL (versión 2 o posterior).
Características:
Planner puede almacenar sus datos en ficheros XML o en una base de datos postgresql. Los proyectos pueden ser impresos en PDF o exportados a HTML para una visualización simple desde cualquier navegador web.
El programa permite:
•    Gestión de calendarios
•    Gestión de recursos
•    Seguimiento del avance del proyecto
•    Enlazar tareas
•    Exportación a diferentes formatos

PRINCE2
Projects In Controlled Environments (PRINCE), en español: proyectos en entornos controlados, es un método de gestión de proyectos que cubre la administración, control y organización de un proyecto. PRINCE2 es una marca registrada de la OGC del Reino Unido.
Historia
PRINCE2 fue originalmente desarrollado por la CCTA que actualmente forma parte de la OGC. Desde 1989 se viene usando como un estándar para la gestión de proyectos sobre todo en el Reino Unido. Este método fue inicialmente desarrollado únicamente para proyectos TIC, la última versión, PRINCE2, es compatible con la gestión de todo tipo de proyectos.
La revisión más reciente se publicó el 16 de junio de 2009 por la OGC siendo denominada esta versión como PRINCE2:2009 Refresh.

Sciforma 4
Cuando se enfrenta a un flujo de pedidos de diferentes tipos (evoluciones de aplicaciones, nuevos proyectos, soporte técnico,…), a todo momento (ideas, oportunidades, proyectos,…) y con diferentes prioridades (pedido operacional, pedido estratégico,..).
Y debe a cada momento contestar a las preguntas siguientes:
•    ¿Qué me aporta este pedido?
•    ¿Por qué este proyecto debe ser realizado?
•    ¿Este proyecto está en fase con nuestros ejes estratégicos?
Con Sciforma 4, puede:
•    Administrar el proceso de elaboración y de evaluación de pedidos de proyectos.
•    Simular los impactos de un pedido y guiar los portafolios de proyectos.
•    Elaborar el plan plurianual de proyectos, gracias a los escenarios «what if».
•    Detallar el plan plurianual hasta la administración operacional de los proyectos.

TaurusWebs

TaurusWebs es un software para la administración de empresas ganaderas, concretamente aquellas relacionadas con explotaciones de carne, leche y doble propósito. Es desarrollado por la compañía colombiana de software SADEP Ltda. Funciona en el sistema Microsoft Windows.
Funcionalidades:
•    Montaje de bases de datos a partir de las historias de los animales
•    Control sistemático de procesos de producción en campo mediante el uso de registros y listados (Inventario, hembras preñadas, partos ocurridos, próximos calores, control lechero, etc.)
•    Generación de indicadores para análisis, planeación y toma de decisiones (Interpartos, días abiertos, curva de lactancia, márgenes económicos, etc.)
•    Integración de bases de datos en la Internet, en www.tauruswebs.com, para generación de estadísticas regionales, nacionales e internacionales .
•    Entre otras cosas, el programa monitorea aspectos como la población, reproducción, producción, salud, potreros, lluvias, kardex y economía.
•    Manejo de reportes de acuerdo a los ítems anteriores, permitiendo generar indicadores y proyecciones del comportamiento del ganado y la situación financiera de la finca.

Track+
Track+ es un una herramienta de propósito general con interfaz web 2.0 AJAX orientada a la Gestión de proyectos y de gestión de tickets.
Desde la versión 3.1.2 GPL (liberada en febrero de 2008) Track+ ya no es una herramienta de Código abierto, aunque el proyecto original sigue existiendo en SourceForge, y las nuevas versiones siguen están disponibles sin coste para organizaciones de hasta cinco usuarios, sin ánimo de lucro o dedicadas al Código abierto. Track+ no debe ser confundida con Trac, otra herramienta de Gestión de proyectos web.
Track+ usa una infraestructura abierta basada en un Servidor web o un Servidor de aplicaciones, como Tomcat o JBoss y un Sistema de gestión de base de datos como MySQL o PostgreSQL. Los tickets pueden crearse por cualquiera con los permisos de acceso adecuados y pueden ser asignados a un responsable. Los tickets pueden tener cambios de estado, acompañados de notas, anexos y referencias a otros tickets. Es posible enviar emails para crear tickets o comentarios, así como intercambiar datos con herramientas de Gestión de proyectos como MS Project.
La flexibilidad de Track+ permite gestionar requisitos, pruebas, riesgos, incidencias, etc. También tiene un sistema integrado de informes. Permitiendo planificar y seguir, en una misma herramienta, todas las actividades de los proyectos.

Transparent Business
Transparent Business (antes conocida como Transparent Billing) es una aplicación informática que permite coordinar y supervisar tareas laborales en forma remota. El software, creado por la compañía KMGi , se presenta como una solución para maximizar el rendimiento de aquellos empleos que funcionan bajo la modalidad del teletrabajo y así evitar sobrefacturaciones.

•Funcionamiento:
El software realiza capturas de pantalla de los ordenadores, que pueden ser monitoreados de manera remota con intervalos de 3 minutos. La aplicación también registra la actividad del teclado. Más allá de su capacidad de seguimiento, el programa permite elaborar registros estadísticos sobre el desempeño profesional de los usuarios, incluyendo planeamientos de proyectos, diagramas de Gantt y «wikis» del proyecto.


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