Administracion de Recusos en la Gestion de Proyectos.

El éxito o fracaso de un proyecto esta medido en función del logro de sus objetivos y posteriormente por la administración de los recursos asignados al mismo. Cuando hablamos de recursos, nos referimos a los requerimientos necesarios para lograr la realización de un proyecto: a) tiempo, b) personas, c) dinero y d) equipo, instalaciones o instrumentos.

En muchas organizaciones la asignación de recursos responde a una sola variable: “Disponibilidad”. No obstante, el establecimiento de un plan adecuado permite asegurar que todos los recursos necesarios para el establecimiento del coste del proyecto estén debidamente asignados.

Se precisa aplicar tres procesos para la gestión de los recursos a asignar al proyecto. Estos procesos se presentan someramente a continuación:

1. Planificación de Recursos. Identificación del tipo de recursos materiales requeridos, la cantidad precisa y el período de necesidad en el proyecto.

Comprende la identificación de los recursos necesarios para el desarrollo del proyecto, teniendo en cuenta las tecnologías disponibles, la utilización de recursos internos corporativos y de recursos existentes en el mercado, etc., así como las restricciones existentes para el uso de tales recursos (por ejemplo, disponibilidad, seguridad, consideraciones ambientales y culturales, acuerdos, internacionales, acuerdos de trabajo, regulaciones gubernamentales, inversiones necesarias, impacto en el medio ambiente, etc.).

2. Asignación de Recursos. Obtención de los recursos materiales, su asignación al proyecto y su retirada durante la desactivación del proyecto. Los procesos de gestión relativos a los recursos son subsidiarios de los procedimientos de planificación y costes, con los cuáles se hayan integrado. La adquisición de recursos externos -si fuera precisa- se efectuará de acuerdo con los procesos de gestión de adquisiciones del proyecto.

La asignación a cada tipo de recursos, es parte de la gestión del proyecto, focalizada por la planificación estratégica. Partiendo del análisis de qué recursos se tienen, definir cuáles faltan y establecer el plan de acción para conseguir los que faltan. Es entonces ahí, donde el concepto de administración estratégica entra en juego.

Al principio puede ser genérica (por ejemplo, cantidad de ingenieros senior), pero a medida que avanza el proyecto debe ser más específica (por ejemplo, disponibilidad de cierto especialista, asignación de nombres propios a los recursos, actividades reservadas a personal con experiencia previa en el proyecto, etc.). Identificación de recursos de plena disposición y compartidos (con qué otras actividades o proyectos y características de los mismos). Se tendrán en cuenta las capacidades corporativas existentes en los Centros de Servicio de la organización (por ejemplo, tratamiento de textos, traducción, reproducción, servicios informáticos, servicios administrativos, etc.).

3. Control de Recursos. Comprobación del uso apropiado de los recursos materiales.

Las desviaciones respecto al plan de recursos deben ser identificadas y analizadas, para proponer las acciones subsiguientes necesarias. Las decisiones y acciones deben ser tomadas sólo tras tener en cuenta las implicaciones sobre otros procesos y objetivos del proyecto. El control adecuado permitirá:

Que el proyecto coincida o se acerque a los estimados con precisión;
• Consistencia con los objetivos técnicos y de plazo de ejecución del proyecto, y
• Consideración de un presupuesto de coste razonable en función de los logros del proyecto.


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