HERRAMIENTA MÁS ÚTIL EN LA DIRECCION DE PROYECTOS

La Dirección de proyectos transforma objetivos o ideas en realidades, para lo que necesita varias técnicas y herramientas que le ayuden a definir, planificar y a realizar dichas actividades coordinadas, conforme a los requisitos de plazo, recursos y coste.

Desde el inicio de cualquier proyecto hasta el cierre, considero que son útiles no una herramienta sino varias. Y es que a medida que el proyecto va avanzando , las técnicas a utilizar varían de acuerdo a lo que se persigue en cada una de las etapas. Las herramientas útiles a utilizar en la ejecución del proyecto, no son las mismas a utilizar en el proceso de control. Desde mi punto de vista las herramientas más útiles son las siguientes:

Tormenta de ideas (en inglés brainstorming). Es una técnica que permite compartir diferentes puntos de vistas, con el objetivo de priorizar las ideas y seleccionar la más conveniente. Es una técnica muy útil, ya que 5 cabezas piensan mejor que una, es de suma importancia saber que piensan diferentes grupos de interés para materializar mejor la idea inicial.

Matriz FODA: Es una herramienta de análisis estratégico de suma importancia , que permite analizar el entorno externo e interno del proyecto. Considero que es la primera herramienta a utilizar en cualquier proyecto de inversión , donde nuestro producto y/o servicio saldrá a competir y a responder a las exigencias de un mercado globalizado y tan exigente y cambiante.

PERT/ CPM (Critical Path Method). Es una herramienta muy útil que permite identificar todas las actividades involucradas en el proyecto y la relación entre ellas , de forma que permite identificar la ruta crítica y las holguras entre las actividades para la finalización del proyecto. Permiten evidenciar una escala de tiempos , que facilita la asignación de recursos y la determinación del presupuesto.

Microsoft Project , permite planificar, dar seguimiento y controlar de una forma eficaz y eficiente los recursos del proyecto.

Por otro lado para que nuestro proyecto no fracase es necesario gestionar el riesgo. Para lo que también son muy útiles herramientas tales como : técnica Delphi , árbol de decisiones , entrevistas , análisis del valor ganado , entre otros. Dentro de estas herramientas considero muy útil el método de valor ganado o valor del trabajo realizado.

-El método de valor ganado, permite estimar los costes y plazos de finalización de un proyecto. Y es que por medio ha este método se puede visualizar los costes en los que se han incurrido en el proyecto hasta un momento dado y si el proyecto esta fuera de plazo , etc. Lo que ayuda a tomar acciones correctivas y desviar las tendecias que pueden arrojar a que el proyecto fracase. Por ejemplo si estoy trabajando en un proyecto con una duración de 4 semanas y la primera semana hago un analisis del método de valor ganado y los datos arrojados indican que si sigo con esta tendencia se incurrirán en un sobre coste y el proyecto no podrá ser entregado en la fecha indicada, está claro que se tomarán decisiones inteligentes para sufragar dichas situaciones. Las verificaciones y monitoreos de las variables de costos y plazos ayudan a reducir los riesgos , controlar las desviaciones y evitar costos innecesarios. Y es que teniendo en cuenta este método no tendremos grandes sorpresas con respecto a los factores de tiempo y coste del proyecto al finalizar el proyecto, ya que serán predecibles.

Todas las herramientas antes mencionadas son útiles en cualquier tipo de proyecto , pero su buen uso dependerá del grado de conocimiento que tengan los recursos humanos que las utilicen. De nada sirve saber tener un software potente de proyectos sin que el personal conozca y sepa utilizarlo. Es necesario seleccionar a un personal calificado para la gestión de proyectos , de ello dependerá el buen uso de las herramientas y la toma de decisiones inteligentes para el éxito del mismo.

Todas estas herramientas son muy buenas y lo importante es llevarlo a la práctica. Por lo que considero que las aplicaré en un futuro inmediato.

Saludos,
Amanda Pérez


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