PLAN DE PROYECTO como técnica o herramienta necesaria para la Dirección de Proyectos

Encarar la formulación y ejecución de un proyecto no es tarea fácil, existen múltiples factores que necesitan ser atendidos de forma adecuada antes de inclusive pensar en concebir la creación de un proyecto que sirva como medio para lograr materializar un fin.

La formulación conlleva reunir a todos los grupos que poseen interés en la realización del proyecto y comprender de forma correcta los requisitos impuestos por los mismos para poder elaborar una lista de objetivos que permitan obtener el resultados esperado del producto a entregar.

Dentro de dicho proceso se necesitan resaltar las actividades necesarias para llevar a cabo el trabajo, dicho de otra manera, resaltar el “alcance” requerido para completar la labor, con la respectiva duración de las tareas que componen cada actividad por medio de un cronograma. Según la literatura, o búsquedas en internet, como por ejemplo en el PMBOK, lo mencionado se presenta utilizando herramientas como el Diagrama de Gantt, EDP/WBS. Método PDM o ADM, Método PERT/CPM.

Todo lo anterior se resume en la llamada Fase de Definición del proyecto, la cual aparte de la estimación de duración y estructura del trabajo, incluye estudio de estimaciones de coste del proyecto (presupuesto y financiación), gestión de riesgos, planes de contingencia, calidad esperada del producto, y procesos de compra requeridos para la adquisición de suministros.

Ya alcanzado la formulación y aprobación del proyecto, se pasara a los pasos de ejecución del mismo, lo cual incluye todo el proceso de gestión de control y supervisión de los objetivos trazados en la formulación.

¿Pero entonces como gestionar todo estos factores, que herramienta le permitirá al Director de Proyecto tener la referencia que le sirva como guía de gestión?

La herramienta fundamental en todo proceso de dirección y gestión de proyecto será la llamada LÍNEA DE BASE o PLAN DE PROYECTO, esta será la espada que de haber sido labrada correctamente te permitirá luchar contra los dragones (contratiempos) que puedan aparecer en el camino.

En mi experiencia personal, conocer perfectamente la estructura de este plana, entendiendo las responsabilidades de cada integrante de la organización del proyecto y ejecutante, y su rol en el desarrollo permitirá llevar a buen termino los objetivos, dentro del mismo se resumirán en casi su totalidad los factores que deben tomarse en cuenta para el control de actividades, riesgos a prever, asuntos estratégicos, y todo lo relacionado a señalar los puntos claves que el director tendrá a su disposición para controlar y supervisar el ciclo de vida del proyecto.

Un programa útil para visualizar actividades y cronograma de un proyecto es el PROJECT MANAGER de Microsoft. Al pertenecer a una institución pública, los proyectos son de carácter de cambios organizacionales, mejora de procesos o la entrega de algún servicio al público en general, y el fijar actividades y fechas de entrega son esenciales ya dichos entregables no pueden perpetuarse en el tiempo, al tener que dar respuestas tempranas y efectivas en el termino del tiempo a los usuarios; es transcendental que el pueblo siempre pueda tener respuesta del estado en tiempos razonables.

No hay comentarios / 21 Nov 2012 por Ricardo Xavier Parra Contreras
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