Herramientas para la Dirección de Proyectos

Llevar a buen término un proyecto requiere de la aplicación de ciertas  habilidades y  técnicas para ejecutar los proyectos en forma eficiente y efectiva y que le permite a una organización atar los resultados de los proyectos a las metas del negocio, y así competir mejor en su mercado.

Desde mi punto de vista, uno de los factores críticos en la gestión de proyectos es el seguimiento y control que se ejerce a todas las actividades. Como el control de cualquier sistema de administración – implica el monitoreo cercano de recursos, costos, calidad y presupuesto del mismo, por lo tanto es fundamental el uso del método PERT/CPM   que consiste en  dos técnicas basadas en redes que contemplan las relaciones de precedencia e interdependencia de actividades.

El uso de este método permite:

• Detallar el proyecto y todas sus actividades significativas
• Definir las interrelaciones entre actividades; qué actividades deben preceder a otras.
• Dibujar la red conectando todas las actividades.
• Asignar tiempo y/o costo a cada actividad.
• Calcular la ruta más larga de la red; es la RUTA CRITICA.
• Usar la red para planificar, programar, monitorear y controlar el proyecto.

De la mano del control se encuentra el análisis de los riesgos inherentes al proyecto, por lo tanto es importante que la organización, antes de iniciar un proyecto, tenga claros los posibles riesgos que debe afrontar, de tal manera que evite posibles pérdidas en el desarrollo de sus actividades.

Para este fin la empresa debe hacer una gestión integral del riesgo, la cual incluye las siguientes etapas:

• Identificación de los riesgos: Consiste en identificar sistemáticamente todos los eventos posibles de riesgo que pueden tener tanto un impacto positivo como negativo.
• Evaluación de riesgos: El proceso de evaluación  inicia con una priorización, donde los riesgos que deben recibir la mayor atención son los que se estimen tendrán el mayor impacto y la mayor probabilidad.
• Respuesta a los riesgos: El manejo de la respuesta a los riesgos debe partir del establecimiento apropiado de una estrategia de sistema que persiga sacar del escenario los riesgos de un bajo impacto y probabilidad y que se generen acciones específicas para manejar los otros tipos de riesgo. Esta etapa permite desarrollar procedimientos y técnicas para mejorar las oportunidades y reducir o mitigar las amenazas.
• Seguimiento y control: El seguimiento y control es el proceso de llevar el registro de los riesgos identificados, darles seguimiento a los riesgos desechados e identificar nuevos riesgos,  intentando asegurar la ejecución del plan de respuesta así como evaluando la efectividad del plan para manejar los riesgos.Este proceso registra los indicadores correspondientes asociados con la implementación del plan de respuesta.

Resulta imposible escapar al riesgo, toda actividad la tiene, la cuestión es evaluar los niveles de riesgos, las capacidades que tenemos para afrontar las mismas, las consecuencias que puede traer aparejadas, y por sobre todo tener una clara conciencia de aquellos factores de los cuales depende que podamos o no lograr los objetivos. En la medida en que tomemos en consideración los aspectos antes desarrollados, mayores probabilidades de evitar riesgos innecesarios o protegernos convenientemente de ellos tendremos.

Estas herramientas son fundamentales para un evolución positiva tanto de un proyecto como de la empresa, es por eso que se hace fundamental su aplicación, por lo tanto su uso es habitual en los proyectos donde participo.

2 comentarios / 20 Ene 2014 por Iván Darío Duque Escobar
madeon /

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