Reflexiones sobre el trabajo en equipo

Esta mañana he asistido a la que ha sido, probablemente, una de las mejores sesiones del presente Master. En cierto modo, su dinámica me ha recordado mucho a la desarrollada en una película llamada “El método”. En ella, los protagonistas hemos sido los alumnos, y más que nosotros, nuestro comportamiento ante una determinada situación. De la mano de Fernando Botella, hemos ido desarrollando una dinámica de trabajo en equipo en pos de la consecución de una serie de objetivos.

Un grupo de profesionales, seleccionados de entre los mejores de una serie de candidatos, conforman un equipo de consultoría capaz de satisfacer las necesidades de cualquier cliente. Uno de ellos ha realizado un encargo, consistente en la realización de un proyecto de ensamblaje de piezas a partir de unas especificaciones esquemáticas muy sencillas y con poca información detallada en forma de croquis. Dicho proyecto debe llevarse a cabo teniendo en cuenta 2 objetivos fundamentales:

• El correcto ensamblaje de las piezas debe realizarse, como mínimo, en menos de 40” (aunque se sabe que la competencia es capaz de montarlo en menos de 15”).
• Todos los miembros del equipo deben colaborar montando al menos una pieza del sistema.

Para ello, el equipo contaba con un tiempo inicial de 20’, durante el cual podrían utilizar todos los recursos disponibles a su alcance para llevar a cabo la tarea. La puesta en marcha del proyecto ni siquiera llegó a producirse. Habían perdido el cliente.

El cliente decidió dar una segunda oportunidad al equipo de trabajo, teniendo en cuenta los errores en los que había caído, y habiendo recapacitado sobre las medidas a tomar para volver a poner en marcha el proyecto. Les dio 10’ adicionales. Aunque contaba con experiencia previa y consiguió arrancar, el equipo aún estaba lejos de cumplir los objetivos fijados por el cliente.

Éste, en un alarde de generosidad y confianza en la valía del equipo, decidió conceder una nueva prórroga de 5’ más, con la esperanza de llevar a buen puerto el proyecto. Finalmente, éste consiguió ensamblar el sistema.

Después de un primer triunfo parcial, el equipo procedió a abordar los objetivos marcados. Lo anterior no había sido más que el comienzo. El proyecto estaba montado. Sin embargo, el objetivo real era montarlo delante del cliente en un tiempo inferior a 40”, y haciéndolo con todos los miembros del equipo montando al menos una de las piezas. Después de numerosas cábalas, se invitó al cliente a pasar a la sala de montaje. El resultado fue desastroso, fruto de una incompleta planificación y una ausencia de práctica en la secuenciación del montaje.

Nuevamente, el cliente les dio otra oportunidad (la enésima) para conseguir montar el proyecto en el tiempo estipulado. Después de numerosos intentos, ambos objetivos fueron cumplidos, no sin una gran dosis de “sufrimiento y tensión” previas. Sin embargo, debido al elevado coste que había ocasionado el retraso del cumplimiento de los objetivos, el cliente exigió justamente una sustanciosa reducción de los tiempos de ensamblaje. El equipo consiguió rebajar de los 15”, tiempo conseguido por la competencia, aunque no fue suficiente para colmar la satisfacción del cliente.

El tiempo objetivo era de 4”. El equipo lo volvió a conseguir. El cliente, presa de un afán de ambición desmesurada, exigió la consecución de los objetivos en menos de 1”. Y el equipo consultor, después de dar con la tecla de la solución adecuada, lo consiguió: fue capaz de hacerlo en tan sólo 2 décimas de segundo.

Por increíble que pareciera, la solución siempre estuvo allí, al alcance de todos, sin trampa ni cartón. Como casi todo en la vida. Lo único que hay que hacer es poner todos los sentidos disponibles y no obviar lo que parece evidente ni cerrarse ante lo que parece imposible (impossible is nothing).

El desarrollo de esta práctica me ha permitido, a título personal, sacar una serie de conclusiones, muchas de ellas compartidas por mis compañeros de Master, como son:

• Planificación. Al inicio de la actividad, el grado de planificación fue inexistente. Todo el mundo queriendo opinar, actuar, imponer su propia metodología. A medida que se fueron dando lugar los “fracasos” iniciales, el grupo fue consciente de la necesidad establecer una planificación, absolutamente necesaria para el buen devenir del proyecto. No sin dificultades, se consiguió llevar a cabo una planificación del proyecto.

• Reflexión. Una de los aspectos que más me ha llamado la atención de esta actividad ha sido la importancia de pensar, de reflexionar antes de actuar, de ejecutar. Aquí cobra más sentido que nunca la expresión “ir como pollos sin cabeza”. En un inicio, el grupo comenzó a ensamblar piezas sin ton ni son, sin haber establecido previamente un criterio de actuación. El resultado: desconcierto, incertidumbre, vuelta a empezar, crispación…en definitiva, caos. Nuevamente, con el paso de nuevas intentonas, el hecho de reflexionar antes de actuar y ejecutar una acción se hizo necesariamente evidente, dando como resultado una mayor efectividad en el proceso de toma de decisiones.

• Liderazgo. De forma casi espontánea surgieron líderes naturales que asumieron la responsabilidad inicial de dirigir las operaciones de montaje del proyecto. Sin embargo, el hecho de que surgieran varios a la vez ocasionó una cierta anarquía y falta de unanimidad en la toma de decisiones, generando pérdida de tiempo (sin duda, el recurso más valioso y el factor limitante de la actividad), indecisión, incertidumbre y falta de determinación de una estrategia consensuada y aceptada por el grupo. Posteriormente, y gracias a la experiencia proporcionada por el inconscientemente método utilizado de “prueba y error”, se fue filtrando la figura de un cabeza de grupo encargado de coordinar de forma ordenada la secuencia de fases necesarias. Este es un punto que podría dar lugar a multitud de debates, puesto que pone en liza la capacidad de un grupo para asumir el seguimiento de un líder, así como la capacidad de éste para liderarlo de forma eficiente.

• Solidaridad. El hecho de trabajar en equipo implica ser solidario con el grupo, pero no en términos de benevolencia o generosidad entendida como un acto de ONG, sino de sacar el máximo partido al talento, no sólo individual, sino del grupo en general. Siendo solidario en ideas, comportamiento y actitudes se consigue un resultado mucho más óptimo y eficiente.

• Alineación de objetivos. En función de la estrategia a seguir, los objetivos intermedios y finales del individuo pueden diferir de los del grupo. En esta experiencia, las piezas debían encajar perfectamente. Si yo sólo me preocupo de encajar mi pieza correspondiente y me olvido del conjunto general, el proyecto será un fracaso. Si trato de alinear mi propósito con el del grupo, todos iremos en la misma dirección, y el barco conseguirá llegar al puerto destinado.

• Estructuración de ideas. Orden secuencial, coordinación preestablecida…lógica. Éstos son los conceptos que me han quedado grabados después de los primeros intentos infructuosos.

• Gestión de situaciones de tensión. En algunas ocasiones, la falta de organización y el desaliento por no conseguir alcanzar los objetivos marcados ocasionaron cierta atmósfera de tensión, e incluso de crispación. Del hecho de quererlo todo para ayer no ayuda a salir de un problema o escollo, al contrario. Genera irritación e impide razonar correctamente. Por ello mantener la calma y adoptar una posición de mente fría en este tipo de situaciones es fundamental para no echar por tierra el trabajo realizado.

• Resolución de problemas bajo presión. En nuestro caso, el factor limitante fue el tiempo. Pero en otros muchos, puede ser el dinero, la falta de personal, la motivación…es casi imposible trabajar en un entorno absolutamente favorable, por lo que es necesario ser conscientes de la necesidad de adaptarse a las circunstancias intrínsecas que rodean cualquier tipo de trabajo.

• Descubrimiento de actitudes/aptitudes. Durante las 2 horas aproximadamente que duró la práctica, se han podido detectar gran cantidad de indicios sobre el comportamiento de los miembros del grupo, algunos esperados, otros, sorpresivos. Sin duda alguna se trata de una metodología que permite descubrir gran cantidad de comportamientos, aptitudes y actitudes que pueden utilizarse para optimizar el engranaje del grupo.

• Determinación y asunción de roles. Al hilo del punto anterior, los distintos miembros del grupo fueron asumiendo roles de forma automática, sin imposición y de manera voluntaria. Actitudes de liderazgo, serviciales, asertivas, proactivas…se fueron dando de forma gradual y progresiva, que fueron materializándose y dando forma a medida que avanzaba la realización del proyecto.

• Gestión del talento. En un grupo, todos y cada uno de los miembros del mismo poseen, de una manera u otra, cierto grado de talento. La clave está en saber sacarle el máximo partido a todos y cada uno de ellos. Unos pensando, otros proponiendo ideas otros ejecutándolas, otros corrigiendo…se trata de ordenar un puzle de para que el cuadro final sea lo más perfecto posible.

• Trabajo en equipo. Es la clave del asunto. Si se gestiona de forma correcta y se tienen en cuenta los puntos anteriores (y otros muchos más que me habré dejado por el camino) el trabajo en equipo llegará inexorablemente a un único puerto: ÉXITO. Si no, es posible que se vea arrastrado a las antípodas del mismo: FRACASO.

Espero haber podido plasmar de la manera más sucinta posible la gran experiencia vivida por mí y por mis compañeros. Sin duda, todos y cada uno de ellos hemos aprendido y sacaco gran cantidad de valiosas conclusiones.

Aquí las mías.

Comentarios desactivados en Reflexiones sobre el trabajo en equipo / 23 Mar 2012 por David Saiz Rodriguez
MBAftmad /

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