COSTES Y GESTIÓN EMPRESARIAL.EL CASO DE LA GESTIÓN DE ALMACENES.

Hola a tod@s:

Debo reconocer que para redactar este post ha tenido mucho que ver mi experiencia pasada en un grupo constructor de gran entidad; aunque estuve poco menos de dos años en su plantilla, me sirvió para ver lo que es un “almacén” y como gestionarlo, algo que hasta entonces, en las pequeñas empresas donde anteriormente había desempeñado mi labor, era reducido simplemente a “la nave donde guardábamos los sobrantes de otras obras” y que recuerdo, que solamente íbamos a poner cierto orden en ella cuando recibíamos alguna visita, o en tiempos de realización de auditorías.

Pero que es un “almacén”. Las palabras vienen del vocablo árabe “Al-Majzen”, que quiere decir “EL TESORO”. Esto ya es una definición completa, aunque el caso de la pyme que he mencionado antes podría llevarnos a pensar que “esos sobrantes” tienen bien poco de tesoro. Sin embargo, en otras empresas y especialmente en las de mayor entidad, el almacén es “algo vivo”, una “caja” que debe ser controlado en todo momento, en primera instancia, por un responsable de almacén y en última instancia por el máximo responsable de la obra o del contrato en cuestión.

El rasgo diferenciador con el concepto de “caja o banco” que estamos acostumbrados a manejar, en el lugar del dinero, manejamos bienes –que han costado dinero, no perdamos esta referencia- y cuya pérdida o despilfarro se traduce en pérdidas de dinero.

A ningún cajero se le ocurriría tener billetes desparramados en cualquier forma, o tirados por los suelos, o mezclados con papeles viejos y sucios. El responsable de almacén debe obrar pues como un cajero cuidadoso, y tener presente que sus billetes son los bienes y efectos que guarda en esa caja que es el almacén.

La gestión de almacén es una tarea ardua que requiere tiempo, paciencia y muchas dosis de orden y sistemática de trabajo, además de tener implantado un efectivo sistema de comunicaciones en ambos sentidos, que nos permita saber a los agentes implicados en el proceso y en todo momento, que material entra en obra, cual sacamos de dicho almacén (mediante los datos de producción (internos a la empresa) y certificación al cliente (externos a la misma), cual devolvemos al proveedor y en qué condiciones, cual cedemos al cliente (en el caso de solicitárnoslo, para futuras reparaciones o ampliaciones) etc…

Errores encadenados en la gestión del almacén (albaranes que se extravían, datos de producción y/o certificación que no cuadran con las entradas, pedidos que no se “sabe” quién los ha realizado y porqué, existencias reales de obra que no cuadran con los datos que nos facilita el administrativo etc… hay infinidad de posibilidades), especialmente si son en actuaciones de gran tamaño, pueden “envenenar” irremediablemente la obra. Eso es algo que creo muy importante tener en cuenta.

Expertos en la materia ha realizado estudios y planteado normas de “buena conducta” (y que se han mostrado eficaces) en la gestión de almacenes, entre las cuales podemos reseñar algunas de ellas:

• Como punto de partida es necesario tener claro que los almacenes van ligados a las compras; si esta es deficiente o inadecuada, el almacén y su gestión se verá irremediablemente afectado. A la hora de gestionar las compras (si ocupamos cargos de alta responsabilidad como jefes de producción, jefes de obra o similares) deberíamos fijar muy bien las condiciones de compra de materiales o servicios, plazos de entrega, condiciones, costes de transporte etc… y algo muy importante “la posibilidad de devolución de material sobrante intacto”, siempre y cuando no se hayan visto afectados, conserven sus embalajes e integridad etc…así como otros materiales susceptibles de abono, como palets, bobinas de cable eléctrico o similares. Un antiguo compañero, que fue mi superior en una obra, me comentó nada más comenzar a trabajar con él, que “el mejor almacén de obra es aquel que tiene la cantidad justa en el momento justo y que, al finalizar los trabajos, queda prácticamente “limpio”; y doy fe de que la cantidad a abonar (en términos económicos) no es nada despreciable.
• Habilitar un lugar dentro de la obra y acondicionarlo adecuadamente y con acceso limitado únicamente al personal autorizado. Un error gravísimo es distribuir varios “sub-almacenes” por la obra, en función de la proximidad a los tajos, expuestos a la intemperie y a que cualquiera pueda sustraer materiales sin ser detectado.
• Orden y limpieza: Un almacén desordenado o sucio es signo infalible de una mala administración, y es fuente segura de despilfarros.
• Organización del almacén en una sola planta. Los almacenes de dos plantas son incómodos, aumentan los gastos de manutención y dificultan la buena ordenación y clasificación.
• Disponer estanterías adaptables y cambiables: Aun siendo algo más caras, son preferibles, pues permiten realizar combinaciones de espacio y separación según las necesidades. Las inscripciones se realizaran mediante porta etiquetas que permitan cambiar la cartulina con el nombre del material siempre que haga falta.
• Clasificar los materiales almacenados, según su destino y diferenciarlos y separarlos convenientemente de los restantes.
• Nada de cosas inútiles. Éstas cuestan dinero, ocupan sitio, dan trabajo, y no rinden ningún servicio.
• Nada de rincones sucios, que aparte de muchos otros inconvenientes, tienen el del peligro de incendio.
• Pocos cajones. Cuando se reciban expediciones, es necesario abrir los cajones y clasificar su contenido. Los cajones en los almacenes se prestan al batiburrillo y mezcolanza de cosas, cuando están abiertos, y a suponer existencias tal vez inexistentes, cuando están cerrados.
• Utilice los lugares más cómodos para los materiales de más frecuente uso. Coloque los líquidos, recipientes, etc., (que pueden romperse o derramarse y manchar lo que hay debajo) en las partes bajas. Tenga en cuenta la naturaleza del material almacenado, por ejemplo: las piezas de goma o de plástico han de colocarse lejos de la luz solar, en sitios frescos y donde no haya corriente de aire. Los sacos de cemento, en lugares secos y bien apilados para evitar roturas, etc.
• Manipulación facilitada. Tenga a mano los accesorios que puedan facilitar la manipulación de los materiales almacenados: cestos para el porteo a brazo, carretillas de mano, escabeles para llegar a las estanterías altas, tenazas cortantes para cortar cables, bombas para trasegar líquidos, una lámpara portátil con su alambrado protector y cable largo, para alumbrar cualquier rincón o estante, etc.
• Nomenclatura normalizada. Utilice siempre la nomenclatura y referencias normalizadas de la Empresa, y haga que coincidan rigurosamente en etiquetas y fichas.
• Vigile los “stocks mínimos” para renovar los pedidos a tiempo, habida cuenta de los plazos de entrega en cada caso.
• Controle los “stocks máximos” y las devoluciones del material al proveedor.
• Realice inventarios periódicos. La palabra “inventario” viene del vocablo latino “invenire” que quiere decir “encontrar”. Es decir, que el inventario es la relación de las cosas “que se han encontrado”, y no de las que, en base a fichas o papeles, se supone que “deben estar”. El recuento y comprobación física son pues indispensables.
• Aproveche los momentos del inventario para hacer una limpieza y reorganización general del almacén, partiendo remozados para una nueva temporada.

Personalmente, y creo que es un error muy grave, y que hemos cometido alguna vez a lo largo de nuestra vida profesional, es evitar establecer un control de almacén más exhaustivo “por falta de tiempo”, porque estamos a otras cosas más importantes, en reuniones con la Dirección de Obras o gestionando compras con los proveedores.

Deleguemos en personas adecuadas para ello, seleccionándolas en función de sus perfiles y capacidades (otra vez aparece la gestión de recursos humanos) y vigilemos su desempeño. No sobrecarguemos a nuestro encargado de obra y busquemos alguien con menos responsabilidades directas en la ejecución de los trabajos pero igualmente responsable y consecuente con su trabajo.

Vamos todos a ordenar “nuestro almacén”…

Saludos a tod@s y gracias.

Sergio.

P.D.: Aprovecho estas líneas para agradecer al personal de la delegación de Ferrovial Agromán S.A. en Extremadura, el valor práctico de los conocimientos y experiencia adquiridos con ellos.

No hay comentarios / 30 Nov 2013 por sergiorayego
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