“Reducción de costes por optimización de la productividad”

Quisiera centrar esta presentación de ideas entorno a la reducción de costes de las empresas constructoras por optimización de sus medios y por la eficiencia en el uso de los mismos.

Los principales medios de una organización en los que focalizar estrategias de eficiencia o productividad son la maquinaria y la mano de obra, entendida la productividad como el tiempo invertido en producir una unidad de producto acabado o unidades completadas por unidad de tiempo.

La mayor parte de las empresas no incorporan este procedimiento como una prioridad en todas las fases del proyecto, siendo fundamental en la de planificación/programación y necesaria durante ejecución, sino que realizan un balance de la pérdida de productividad al final del proyecto.

Vamos a centrarnos en la eficiencia de la mano de obra, debiendo analizar el efecto acumulativo de tres factores como son la disponibilidad, rendimiento y la calidad. Disponibilidad desde la óptica del tiempo que los trabajadores emplean de una manera productiva. Rendimiento como cantidad de producto acabado por unidad de tiempo y calidad como la cantidad de producto acabado que cumple los requisitos y especificaciones.

Las empresas que vean que realmente pueden ahorrar mucho dinero por el buen y eficiente uso de su mano de obra, deberán establecer procedimientos de control para medir los factores anteriores y establecer planes de prevención y de corrección de posibles fallas.

La disponibilidad hace referencia  a tener los medios listos para ser usados cuando se necesiten. Influirán aspectos como:

(i) el absentismo de los trabajadores por accidentes, enfermedad, permisos justificados o no, etc. Deberán medirse y controlarse para tomar medidas correctoras si se superan ciertos límites;

(ii) una correcta planificación de los trabajos en obra, tanto de distribución de personal como de materiales en los frentes de obra, así como de entrega por parte de proveedores;

(iii) control de registro de entrada de trabajadores y horas trabajadas.

El rendimiento se verá afectado por una adecuada planificación en cuanto a la disponibilidad de materiales, herramientas y máquinas en los frentes de obra, instrucciones y procedimientos de realización de trabajos, formación y cualificación del personal, apoyo del personal indirecto, etc. La medición de estos factores se hace por observación directa.

La calidad tiene que ver con a calidad de los materiales, de la cualificación y experiencia del personal, así como del respeto de los procesos y buen uso de herramientas y máquinas.

Estos parámetros se suelen medir a través de métricas o parámetros de control.

Todos estos factores reducen la capacidad de producción y perjudican a la productividad con importantes desviaciones en costes, teniendo un impacto negativo en la calidad de los trabajos y por tanto en la confianza y satisfacción del cliente.

Por otro lado, deberán analizarse las causas de la pérdida de productividad, que a su vez serán imputables al cliente o a la propia empresa. Será importante disponer de un buen sistema de control de las productividades y de control de los cambios del proyecto con un riguroso sistema de registros (de proyecto, de personal, documentación, comunicaciones, etc.) si se quiere detectar a tiempo desviaciones en plazo y en costes (directos e indirectos) que más tarde puedan originar reclamaciones al cliente. Se comparará la productividad planeada con la real.

Hay muchas formas de medir la pérdida de productividad pero es difícil establecer el motivo. Las principales causas pueden ser: absentismo laboral, rotación de personal, aceleración de las obras (horas extraordinarias y más días de trabajo continuados, fatiga del personal), disponibilidad de mano de obra especializada, falta de coordinación del contratista principal con subcontratistas o proveedores, cambios en el alcance de proyecto o modificaciones (detener trabajos, replanificación), acumulación o exceso de personal en un frente de obra, dispersión de los frentes de obra, errores de diseño (error de ingeniería, especificaciones ambiguas),  condiciones laborales y de gestión de los RR.HH, curva de aprendizaje del trabajador (al cambiar de frente de obra), deficiente gestión del proyecto (planificación y coordinación de los trabajos), condiciones meteorológicas y de emplazamiento de la obra (accesos), retrasos en aprobaciones o respuestas del cliente…

Analizadas las causas cabe mencionar que hay distintos métodos para estimar la pérdida de productividad imputable al cliente como debida a la propia empresa. Cito los más relevantes:

(i) Project Specific Studies, basado en hechos conocidos y con información registrada, donde se conoce la línea de base de productividad de la empresa sin hechos que la perturben, sobre la que medir cualquier alteración. De todos, el Measured Mile Study es el más usado internacionalmente. En él se comparan actividades idénticas en zonas afectadas y zonas no afectadas del proyecto y se determina la pérdida de productividad por el impacto de unos hechos conocidos.

(ii) Project Comparison Studies donde esta línea de base no se puede determinar pues desde el inicio de la obra hubo cambios de proyecto, retrasos e interrupciones, y se recurre a comparar con trabajos iguales o similares que no han sido impactados en la obra, o con obras similares de otros proyectos.

(iii) Speciality Industry Studies por comparación de la pérdida de productividad en la obra por comparación con situaciones similares en estudios específicos en determinados sectores y por determinadas causas.

Por último, solo resaltar la importancia de estos análisis que son internos de la empresa, donde se prioriza la eficiencia de sus recursos materiales y humanos frente a los métodos clásicos de reducción de personal, menos cualificación de los mismos, disminución de proveedores y otros recortes de gastos.

Precisamente en un entorno globalizado donde la competencia es altísima, se deben buscar estrategias de tener precios lo más competitivos posible (no bajarlos indiscriminadamente por reducción de costes) con una excelente calidad de los productos o servicios y eficiencia de los procesos, lo cual te diferenciará del resto de empresas del sector, con un valor añadido.

 


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