Los (siempre indeseables) Cambios No Planificados SCOPE CREEP

Aunque pueda parecer una obviedad, vale la pena recordarlo; una de las cosas más importantes a tener en cuenta antes de comenzar un proyecto de la naturaleza que sea, si queremos completarlo con éxito, es conocer con claridad el alcance del proyecto (scope): cuales son los objetivos precisos que perseguimos, y cuales las actividades necesarias para lograr esos objetivos.

Pero más veces de las que nos gustaría admitir, la descripción de esos objetivos resulta ser poco clara, y las fronteras de nuestro proyecto se ven difuminadas por la falta de rigor en su definición, con la dificultad que añade al intentar llevar el proyecto a cabo: si no tenemos claro a donde queremos ir a parar, difícilmente seremos capaces de trazar un camino que nos lleve a nuestro destino en el tiempo deseado, utilizando de manera eficiente nuestros recursos, y sin tener que pararnos a desandar parte del mismo por los errores cometidos.

Esta planificación previa es sin duda la parte más importante en cualquier proyecto; pero, si definir el alcance con el nivel de detalle necesario para poder planificar adecuadamente todas las actividades en que descompongamos nuestro proyecto, ya es difícil, el gran reto es ser capaces de ir gestionando adecuadamente los cambios que se vayan produciendo en el alcance de nuestro proyecto, para evitar que la situación se nos vaya de las manos (corrupción del alcance, o scope creep).

Como los proyectos tienen vida propia y  van evolucionando a lo largo del tiempo, puede que llegue un momento en que las necesidades que originaron su concepción hayan variado, o que alguno de los stakeholders (cliente, promotor, sociedad) implicados en él pida la redefinición del alcance del proyecto; porque ha variado la normativa vigente, porque surgen nuevas necesidades que interfieren con nuestro proyecto, o simplemente porque las necesidades iniciales han cambiado.

Como Gestores de Proyectos, estamos obligados a gestionar adecuadamente los distintos intereses que entran en juego durante su desarrollo, ya que el crecimiento desmesurado e incontrolado (y sobre todo, no planificado) del alcance del proyecto es el principal responsable de malentendidos, retrasos, sobrecostes, etc, de los que al final alguien tiene que hacerse cargo (normalmente el que esté en la posición de más debilidad).

Tradicionalmente, en la ejecución de infraestructuras en nuestro país, se ha abusado de esos “cambios en la definición del alcance” propiciados por la propia idiosincrasia de nuestro sector:

• unas veces por la pobre definición de los proyectos con los que se licita,
• otras veces porque a la hora de ejecutar lo contratado, las necesidades del cliente han cambiado y, aprovechando que ya tiene un contrato en vigor quiere ampliar el alcance de la obra que tenía pensado en un principio (o incluso que ejecutes algo que poco tiene que ver con lo contratado ¿?)
• y muchas otras veces, por los mecanismos de contratación que llevan a adjudicaciones con bajas desmesuradas, que acaban provocando que la única salida “rentable” para el adjudicatario sea la ejecución de Proyectos Modificados y Complementarios de manera paralela a la del Proyecto Original (aunque esta práctica, en el contexto económico actual ya se haya extinguido, como los dinosaurios, y la única salida para el adjudicatario sea… ninguna).

Cualquiera que sea el origen de las variaciones y nuevas funcionalidades que tengamos que añadir a nuestro proyecto, hemos de evaluar muy atentamente cómo esas modificaciones de alcance afectan a los objetivos del proyecto, y si finalmente se aceptan habrá que integrarlas actualizando el plan del proyecto… con el trabajo que ello supone.

La responsabilidad del Gestor del Proyecto es definir e implementar un proceso para analizar y rechazar o aceptar esas modificaciones, pero además deberá gestionar los cambios reales que se produzcan (por ejemplo, retrasos) y analizar cómo afectan al resto del proyecto.

Todo este proceso implica una continua revisión de la planificación, que:

• tenemos que hacer sin que acabe afectando al ritmo de los trabajos.
• no puede provocar repetición de trabajos ya realizados.
• no puede generar falta de credibilidad en el Plan de Trabajo como herramienta, por estar continuamente modificándolo.
• tiene que continuar motivando adecuadamente al equipo del proyecto
• …y finalmente tiene que llevarnos a cumplir con los objetivos previstos con la plena satisfacción de todos los stakeholders del proyecto…

P.D.: ¿Quién dijo que Gestionar Proyectos era fácil?

Suerte y Salud!

Comentarios desactivados en Los (siempre indeseables) Cambios No Planificados SCOPE CREEP / 29 Mar 2012 por Javier Espinosa Checa
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