Diferencia entre revisiones de «Fases en el desarrollo de la presentación en Dirección de personas y habilidades»
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Es decir: prepara especialmente bien la apertura y el cierre de la presentación, y sé concreto durante su desarrollo. No importa que una exposición dure bastante tiempo, siempre y cuando tenga contenido y esté justificada su duración. Pero siempre existe un riesgo de “perder el hilo” durante el desarrollo, con el consiguiente descenso en el nivel de interés y atención del auditorio. | Es decir: prepara especialmente bien la apertura y el cierre de la presentación, y sé concreto durante su desarrollo. No importa que una exposición dure bastante tiempo, siempre y cuando tenga contenido y esté justificada su duración. Pero siempre existe un riesgo de “perder el hilo” durante el desarrollo, con el consiguiente descenso en el nivel de interés y atención del auditorio. | ||
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* ''“Lo que has de decir, antes que a otro, dítelo a ti mismo”'' | * ''“Lo que has de decir, antes que a otro, dítelo a ti mismo”'' | ||
Es decir: hablar en público no es algo que se pueda improvisar. Muchas personas centran todo su esfuerzo en diseñar las transparencias o el fichero de Power Point que sirve de base para hacer la presentación, pero no dedican apenas tiempo a entrenar el cómo lo van a desarrollar. Muchos expertos recomiendan la regla del 3 a 1. Implica hacer tres veces la presentación a modo de prueba antes de llevarla a cabo. Conviene hacer este entrenamiento con alguien delante para que pueda identificar los puntos fuertes y las áreas de mejora y, de este modo, ajustar la presentación. | Es decir: hablar en público no es algo que se pueda improvisar. Muchas personas centran todo su esfuerzo en diseñar las transparencias o el fichero de Power Point que sirve de base para hacer la presentación, pero no dedican apenas tiempo a entrenar el cómo lo van a desarrollar. Muchos expertos recomiendan la regla del 3 a 1. Implica hacer tres veces la presentación a modo de prueba antes de llevarla a cabo. Conviene hacer este entrenamiento con alguien delante para que pueda identificar los puntos fuertes y las áreas de mejora y, de este modo, ajustar la presentación. | ||
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* ''“Orador es aquel que dice lo que piensa y siente lo que dice”'' | * ''“Orador es aquel que dice lo que piensa y siente lo que dice”'' | ||
Es fundamental que el ponente personalice la presentación y la haga suya. Es la única forma de que realmente sienta aquello que está contando. Sólo se puede influir cuando se transmite ilusión y entusiasmo y para ello el orador debe sentirse cómodo con lo que dice y con la forma en que lo cuenta. | Es fundamental que el ponente personalice la presentación y la haga suya. Es la única forma de que realmente sienta aquello que está contando. Sólo se puede influir cuando se transmite ilusión y entusiasmo y para ello el orador debe sentirse cómodo con lo que dice y con la forma en que lo cuenta. | ||
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* ''“El que habla de modo que le entiendan siempre, habla bien”'' | * ''“El que habla de modo que le entiendan siempre, habla bien”'' | ||
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El ponente debe saber adaptar el vocabulario y el tipo de ejemplos y anécdotas al perfil del auditorio que tiene enfrente. Tan negativo es “pecar” por exceso como por defecto. Este ajuste (así como en el nivel de formalidad que debe tener la presentación) es necesario para conseguir la premisa básica de toda exposición: ser claro y facilitar la comprensión del mensaje. | El ponente debe saber adaptar el vocabulario y el tipo de ejemplos y anécdotas al perfil del auditorio que tiene enfrente. Tan negativo es “pecar” por exceso como por defecto. Este ajuste (así como en el nivel de formalidad que debe tener la presentación) es necesario para conseguir la premisa básica de toda exposición: ser claro y facilitar la comprensión del mensaje. | ||
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* ''“Hoy la verdad es esencial en comunicación, pero la verdad no es tal si la gente no cree lo que decimos; y no puede creernos si no sabe lo que decimos,'' ''y no puede saber lo que decimos si no nos atiende,'' ''y no nos atiende si no somos interesantes, y no se puede ser interesante a menos que se digan las cosas'' ''de una manera fresca, original e imaginativa” '' | * ''“Hoy la verdad es esencial en comunicación, pero la verdad no es tal si la gente no cree lo que decimos; y no puede creernos si no sabe lo que decimos,'' ''y no puede saber lo que decimos si no nos atiende,'' ''y no nos atiende si no somos interesantes, y no se puede ser interesante a menos que se digan las cosas'' ''de una manera fresca, original e imaginativa” '' | ||
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Como regla general, toda presentación debe constar de una '''introducción''' (''decir lo que vamos a decir),'' un '''cuerpo''' (''decirlo)'' y una '''conclusión''' (''decir lo que hemos dicho).'' | Como regla general, toda presentación debe constar de una '''introducción''' (''decir lo que vamos a decir),'' un '''cuerpo''' (''decirlo)'' y una '''conclusión''' (''decir lo que hemos dicho).'' | ||
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|Número apartado=1 | |Número apartado=1 | ||
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Cuando la apertura queda estructurada de manera “maciza”, la impresión que causa en los asistentes es muy positiva. Y a menudo, en la realidad, se limita exclusivamente a saludar, presentarse y dar paso al power point o similar. | Cuando la apertura queda estructurada de manera “maciza”, la impresión que causa en los asistentes es muy positiva. Y a menudo, en la realidad, se limita exclusivamente a saludar, presentarse y dar paso al power point o similar. | ||
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* Por otra parte, se deben asociar estos mensajes con recursos variados que sirvan para ilustrarlos. Es decir, no se trata de decir muchas veces las mismas palabras, sino de transmitir el concepto que hay detrás de las palabras a través de recursos de todo tipo: haciendo uso de anécdotas, contando casos reales de empresas, apelando a estudios de mercado, testimonio de expertos, etc. | * Por otra parte, se deben asociar estos mensajes con recursos variados que sirvan para ilustrarlos. Es decir, no se trata de decir muchas veces las mismas palabras, sino de transmitir el concepto que hay detrás de las palabras a través de recursos de todo tipo: haciendo uso de anécdotas, contando casos reales de empresas, apelando a estudios de mercado, testimonio de expertos, etc. | ||
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| Línea 167: | Línea 203: | ||
* Cerrar con un mensaje positivo y motivacional, que esté relacionado tanto con el objetivo de la presentación como con el auditorio al que nos hemos dirigido. | * Cerrar con un mensaje positivo y motivacional, que esté relacionado tanto con el objetivo de la presentación como con el auditorio al que nos hemos dirigido. | ||
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Revisión actual del 12:15 21 may 2012
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Estado de desarrollo de la sección: completo
 Wikilibro: Dirección de personas y habilidades > Capítulo 1: Presentaciones eficaces |
Sección 3
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Una vez que está claro el objetivo de la presentación y se han analizado todos los factores anteriores, lo siguiente es prepararla y llevarla a cabo. Es importante diferenciar los tres momentos que tiene toda presentación y que son:
Es útil pensar en una presentación como un libro con varios capítulos. Si la primera parte del libro no capta el interés del lector, éste deja de leerlo y si el final no está a la altura del resto del libro, el lector se queda decepcionado. Además, al igual que un libro, una presentación debe seguir una secuencia lógica y ordenada que facilite su seguimiento y compresión. Antes de continuar, es interesante leer algunas frases o citas que recogen muchas enseñanzas en materia de presentaciones:
Es decir: prepara especialmente bien la apertura y el cierre de la presentación, y sé concreto durante su desarrollo. No importa que una exposición dure bastante tiempo, siempre y cuando tenga contenido y esté justificada su duración. Pero siempre existe un riesgo de “perder el hilo” durante el desarrollo, con el consiguiente descenso en el nivel de interés y atención del auditorio.
Es decir: hablar en público no es algo que se pueda improvisar. Muchas personas centran todo su esfuerzo en diseñar las transparencias o el fichero de Power Point que sirve de base para hacer la presentación, pero no dedican apenas tiempo a entrenar el cómo lo van a desarrollar. Muchos expertos recomiendan la regla del 3 a 1. Implica hacer tres veces la presentación a modo de prueba antes de llevarla a cabo. Conviene hacer este entrenamiento con alguien delante para que pueda identificar los puntos fuertes y las áreas de mejora y, de este modo, ajustar la presentación.
Es fundamental que el ponente personalice la presentación y la haga suya. Es la única forma de que realmente sienta aquello que está contando. Sólo se puede influir cuando se transmite ilusión y entusiasmo y para ello el orador debe sentirse cómodo con lo que dice y con la forma en que lo cuenta.
Muchas veces el orador se preocupa en exceso de su estado de tensión y ansiedad. Mucho más importante que la tranquilidad o estado de nervios del que habla es la claridad con la que llega el mensaje a los oyentes. Es el objetivo y la claridad de los mensajes lo que determina el resultado final de la presentación. El ponente debe saber adaptar el vocabulario y el tipo de ejemplos y anécdotas al perfil del auditorio que tiene enfrente. Tan negativo es “pecar” por exceso como por defecto. Este ajuste (así como en el nivel de formalidad que debe tener la presentación) es necesario para conseguir la premisa básica de toda exposición: ser claro y facilitar la comprensión del mensaje.
Desde luego esta frase no tiene desperdicio. Señala la importancia de prestar atención al CÓMO se dicen las cosas y no sólo al QUÉ se quiere decir. Si el mensaje no tiene “chispa” y/o el orador no consigue generar una proximidad con el auditorio, el mensaje no llegará por mucho que esté muy bien estructurado.
La primera condición para comunicar un contenido es conocerlo y haberlo preparado a fondo. Si esto lo hemos conseguido, la comunicación será fluida y eficaz. Una manera de incrementar la calidad de la comunicación es estructurar los contenidos ya seleccionados, de forma que su comprensión para el oyente sea lo más fácil posible. Como regla general, toda presentación debe constar de una introducción (decir lo que vamos a decir), un cuerpo (decirlo) y una conclusión (decir lo que hemos dicho).Contenido |
AperturaLa introducción va a marcar el tono y el clima en el que se va a desarrollar el resto de la presentación. Por tanto, es fundamental planificarla cuidadosamente. Mediante la introducción debemos alcanzar dos objetivos principales: captar la atención del auditorio y orientarle en el desarrollo posterior de los contenidos. Las primeras palabras que pronunciamos deben captar la atención de cada uno de nuestros oyentes provocando en ellos una imagen positiva de lo que va a ser la exposición. Para conseguir este efecto debemos escoger muy cuidadosamente estas primeras frases, utilizando los datos obtenidos en el análisis de la audiencia.
Existen diferentes técnicas que aseguran en cierto grado esta primera llamada de atención:
Orientar implica explicar de manera breve tanto el índice que se va a seguir como las reglas de juego principales que la audiencia debe tener en cuenta (como por ejemplo, duración de la presentación, descansos previstos, si se va a entregar o no documentación, si va a haber o no un turno final de ruegos y preguntas, etc).
La Apertura es considerada un Momento de la Verdad porque es el momento en que el ponente debe legitimarse y legitimar igualmente el objetivo de la presentación. Esto implica ir más allá de las fórmulas clásicas de cortesía y educación. La expectación del auditorio es máxima en ese momento y como dice el refrán, “la primera impresión es la que cuenta”. Traducido a pautas concretas, lo primero es indicar que el ponente debe ocupar el “centro del ruedo” en la apertura y desde ahí, lanzar sus mensajes iniciales. Es un momento en donde conviene que la comunicación sea directa entre ponente y auditorio, sin elementos que distorsionen la misma. Cuando alguien realiza una buena apertura, lanza mensajes inequívocos de que conoce “el terreno que pisa” y las reglas a seguir para que la presentación sea de alto impacto. Por el contrario, cuando el ponente empieza a desarrollar el power point después de haber dado los buenos días, ha perdido una inmejorable oportunidad de explicar el objetivo de la exposición y de crear expectativas en relación con dicho objetivo.
Una vez tenemos claro en nuestra cabeza las áreas de interés, las ventajas y las consecuencias que se pueden desprender para nuestros oyentes de la presentación que vamos a realizar, todo se vuelve más sencillo al haber visualizado el “terreno de juego” antes de saltar al campo. Cuando la apertura queda estructurada de manera “maciza”, la impresión que causa en los asistentes es muy positiva. Y a menudo, en la realidad, se limita exclusivamente a saludar, presentarse y dar paso al power point o similar. |
BaseLa forma de estructurar el cuerpo de la información depende del estilo personal de cada uno, sin embargo sí existen unos patrones que podemos tomar como referencia:
Suele ser muy eficaz en comunicaciones de tipo persuasivo, siempre que consigamos acertar con los problemas que realmente preocupan a la audiencia y no nos centremos únicamente en lo que nosotros creemos que son importantes.
Independientemente del estilo que usemos, nunca debemos exigir a nuestro auditorio un esfuerzo suplementario de atención y concentración por una deficiente organización del discurso. Un aspecto que conviene destacar en la Base, es la asignación de tiempos por parte del ponente. Cuando uno estructura su presentación, divide el cuerpo de la misma en varios bloques o capítulos, cada uno de los cuales contribuye a la consecución del objetivo general. Es preciso decidir de manera adecuada respecto del tiempo que se va a dedicar a cada uno de dichos bloques, ya que a menudo sucede que la exposición se alarga en los capítulos iniciales y al final, hay que “correr” mucho en la última parte de la ponencia, que habitualmente es la que tiene mayor trascendencia y utilidad para los asistentes, quedando la sensación de que se ha quedado mucho “en el tintero”. De ahí, que sea conveniente ajustar bien los tiempos para maximizar el interés de la presentación para la audiencia que tenemos delante.
Por último, recalcar la idea de que un asistente, con independencia del sabor de boca que le haya dejado la presentación, al final de la misma se hace su composición con las ideas principales que ha sacado. Lógicamente, cada ponencia tiene sus propios mensajes fuerza, también llamados ideas clave. Dichos mensajes fuerza deben ser reforzados por parte del ponente, para que al final estén en la “cesta de la compra” que hace cada uno de los asistentes. Es decir, la presentación se debe estructurar para evidenciar dichos mensajes fuerza, haciendo uso de todos los canales y recursos que sean necesarios para reforzarlos. Se trata de diferenciar los puntos clave de aquellos que son accesorios o que sirven como medio para clarificar dichos punto clave. Hay dos estrategias básicas para evidenciar los mensajes fuerza, que hay que combinar en su justa medida:
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CierreEl objetivo de una buena apertura es crear una primera impresión favorable. El cierre deberá contribuir a crear una impresión duradera. Para conseguir una impresión duradera y positiva, el cierre debe estar preparado y orientado de manera que indique una finalidad, un resumen y que tenga un impacto motivacional. El cierre debe incluir algún mensaje de movilización o de acción, que deje claro lo que se espera que los asistentes a la presentación hagan a partir de ahora. Otro aspecto que conviene destacar es que no se debe aprovechar el cierre para incluir ningún tipo de información adicional que se nos haya olvidado exponer a lo largo de la presentación. El cierre es el momento de “redondear la faena” y debe incluir sólo mensajes que previamente se hayan dicho durante la ponencia. Si uno hace memoria de muchas presentaciones a las que ha asistido, una de las características que se repiten con mayor frecuencia es que no se hacen cierres o éstos no tienen un cuerpo propio. Es como si el ponente llegará cansado o de repente, diera paso a la rueda de preguntas o agradeciera la atención prestada.
Para evitar esto, conviene introducir el cierre dentro de la presentación haciendo uso de alguna expresión tipo “resumiendo” o “ha llegado el momento de bajar el telón” y ocupando el centro de la sala para captar la atención de los asistentes y que la mirada de todos ellos se dirija hacia el ponente, momento en que éste aprovecha para aplicar la técnica específica del cierre que consta de cuatro pasos:
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