Diferencia entre revisiones de «Fases en el desarrollo de la presentación en Dirección de personas y habilidades»

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Antes de continuar, es interesante leer algunas frases o citas que recogen muchas enseñanzas en materia de presentaciones:
 
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Es decir: prepara especialmente bien la apertura y el cierre de la presentación, y sé concreto durante su desarrollo. No importa que una exposición dure bastante tiempo, siempre y cuando tenga contenido y esté justificada su duración. Pero siempre existe un riesgo de “perder el hilo” durante el desarrollo, con el consiguiente descenso en el nivel de interés y atención del auditorio.
 
Es decir: prepara especialmente bien la apertura y el cierre de la presentación, y sé concreto durante su desarrollo. No importa que una exposición dure bastante tiempo, siempre y cuando tenga contenido y esté justificada su duración. Pero siempre existe un riesgo de “perder el hilo” durante el desarrollo, con el consiguiente descenso en el nivel de interés y atención del auditorio.
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A diferencia de una situación individual, en donde conseguir que la otra persona te preste atención es mucho más fácil, hablar en público implica un esfuerzo importante por captar la atención, conectar con el auditorio y presentar el mensaje de una manera atractiva y original.
 
A diferencia de una situación individual, en donde conseguir que la otra persona te preste atención es mucho más fácil, hablar en público implica un esfuerzo importante por captar la atención, conectar con el auditorio y presentar el mensaje de una manera atractiva y original.
  
La primera condición para comunicar un contenido es conocerlo y haberlo preparado a fondo.  Si esto lo hemos conseguido, la comunicación será fluida y eficaz.
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La primera condición para comunicar un contenido es conocerlo y haberlo preparado a fondo.  Si esto lo hemos conseguido, la comunicación será fluida y eficaz. Una manera de incrementar la calidad de la comunicación es '''estructurar''' los contenidos ya seleccionados, de forma que su comprensión para el oyente sea lo más fácil posible.
 
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Una manera de incrementar la calidad de la comunicación es '''estructurar''' los contenidos ya seleccionados, de forma que su comprensión para el oyente sea lo más fácil posible.
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Como regla general, toda presentación debe constar de una '''introducción''' (''decir lo que vamos a decir),'' un '''cuerpo''' (''decirlo)'' y una '''conclusión''' (''decir lo que hemos dicho).''
 
Como regla general, toda presentación debe constar de una '''introducción''' (''decir lo que vamos a decir),'' un '''cuerpo''' (''decirlo)'' y una '''conclusión''' (''decir lo que hemos dicho).''

Revisión del 22:08 23 ene 2012


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Wikilibro: Dirección de personas y habilidades > Capítulo 1: Presentaciones eficaces

Sección 3

Fases en el desarrollo de la presentación
Una vez que está claro el objetivo de la presentación y se han analizado todos los factores anteriores, lo siguiente es prepararla y llevarla a cabo. Es importante diferenciar los tres momentos que tiene toda presentación y que son:
  • Apertura: es el principio de la exposición. El objetivo es captar la atención del auditorio y ubicarle, para que sepan de qué se va a hablar y estén situados desde el primer minuto.
  • Base: es el desarrollo de la presentación. Hay que ir “desgranando” los temas uno a uno, profundizando en cada uno de ellos.
  • Cierre: es el final de la exposición. El objetivo es resumir las ideas más importantes y terminar con un mensaje positivo para dejar un buen “sabor de boca”.


Es útil pensar en una presentación como un libro con varios capítulos. Si la primera parte del libro no capta el interés del lector, éste deja de leerlo y si el final no está a la altura del resto del libro, el lector se queda decepcionado. Además, al igual que un libro, una presentación debe seguir una secuencia lógica y ordenada que facilite su seguimiento y compresión.

Antes de continuar, es interesante leer algunas frases o citas que recogen muchas enseñanzas en materia de presentaciones:

  • Haz un buen principio, haz un buen final y mantenlos próximos en el tiempo”

Es decir: prepara especialmente bien la apertura y el cierre de la presentación, y sé concreto durante su desarrollo. No importa que una exposición dure bastante tiempo, siempre y cuando tenga contenido y esté justificada su duración. Pero siempre existe un riesgo de “perder el hilo” durante el desarrollo, con el consiguiente descenso en el nivel de interés y atención del auditorio.


  • “Lo que has de decir, antes que a otro, dítelo a ti mismo”

Es decir: hablar en público no es algo que se pueda improvisar. Muchas personas centran todo su esfuerzo en diseñar las transparencias o el fichero de Power Point que sirve de base para hacer la presentación, pero no dedican apenas tiempo a entrenar el cómo lo van a desarrollar. Muchos expertos recomiendan la regla del 3 a 1. Implica hacer tres veces la presentación a modo de prueba antes de llevarla a cabo. Conviene hacer este entrenamiento con alguien delante para que pueda identificar los puntos fuertes y las áreas de mejora y, de este modo, ajustar la presentación.


  • “Orador es aquel que dice lo que piensa y siente lo que dice”

Es fundamental que el ponente personalice la presentación y la haga suya. Es la única forma de que realmente sienta aquello que está contando. Sólo se puede influir cuando se transmite ilusión y entusiasmo y para ello el orador debe sentirse cómodo con lo que dice y con la forma en que lo cuenta.


  • “El que habla de modo que le entiendan siempre, habla bien”

Muchas veces el orador se preocupa en exceso de su estado de tensión y ansiedad. Mucho más importante que la tranquilidad o estado de nervios del que habla es la claridad con la que llega el mensaje a los oyentes. Es el objetivo y la claridad de los mensajes lo que determina el resultado final de la presentación.

El ponente debe saber adaptar el vocabulario y el tipo de ejemplos y anécdotas al perfil del auditorio que tiene enfrente. Tan negativo es “pecar” por exceso como por defecto. Este ajuste (así como en el nivel de formalidad que debe tener la presentación) es necesario para conseguir la premisa básica de toda exposición: ser claro y facilitar la comprensión del mensaje.


  • “Hoy la verdad es esencial en comunicación, pero la verdad no es tal si la gente no cree lo que decimos; y no puede creernos si no sabe lo que decimos, y no puede saber lo que decimos si no nos atiende, y no nos atiende si no somos interesantes, y no se puede ser interesante a menos que se digan las cosas de una manera fresca, original e imaginativa”

Desde luego esta frase no tiene desperdicio. Señala la importancia de prestar atención al CÓMO se dicen las cosas y no sólo al QUÉ se quiere decir. Si el mensaje no tiene “chispa” y/o el orador no consigue generar una proximidad con el auditorio, el mensaje no llegará por mucho que esté muy bien estructurado.


A diferencia de una situación individual, en donde conseguir que la otra persona te preste atención es mucho más fácil, hablar en público implica un esfuerzo importante por captar la atención, conectar con el auditorio y presentar el mensaje de una manera atractiva y original.

La primera condición para comunicar un contenido es conocerlo y haberlo preparado a fondo. Si esto lo hemos conseguido, la comunicación será fluida y eficaz. Una manera de incrementar la calidad de la comunicación es estructurar los contenidos ya seleccionados, de forma que su comprensión para el oyente sea lo más fácil posible.

Como regla general, toda presentación debe constar de una introducción (decir lo que vamos a decir), un cuerpo (decirlo) y una conclusión (decir lo que hemos dicho).

Apertura

La introducción va a marcar el tono y el clima en el que se va a desarrollar el resto de la presentación. Por tanto, es fundamental planificarla cuidadosamente.

Mediante la introducción debemos alcanzar dos objetivos principales: captar la atención del auditorio y orientarle en el desarrollo posterior de los contenidos.

Las primeras palabras que pronunciamos deben captar la atención de cada uno de nuestros oyentes provocando en ellos una imagen positiva de lo que va a ser la exposición. Para conseguir este efecto debemos escoger muy cuidadosamente estas primeras frases, utilizando los datos obtenidos en el análisis de la audiencia.


Existen diferentes técnicas que aseguran en cierto grado esta primera llamada de atención:

  • Comenzar con una frase de alto impacto que, para ser efectiva, debe ser breve, estar directamente relacionada con la materia y reflejar las expectativas o intereses de la audiencia.
  • Utilizar ejemplos reales, que relacionen el tema con situaciones próximas a los oyentes.
  • Comentar una anécdota cuya moraleja tenga una relación clara con los contenidos a exponer.
  • Resaltar las ventajas o beneficios que pueden derivarse para la audiencia de nuestra exposición.


El segundo propósito de la introducción es orientar. Esta labor de orientación proporciona un esquema en el que ir insertando los diferentes contenidos y facilita el establecimiento de relaciones entre ellos y su posterior retención.

Orientar implica explicar de manera breve tanto el índice que se va a seguir como las reglas de juego principales que la audiencia debe tener en cuenta (como por ejemplo, duración de la presentación, descansos previstos, si se va a entregar o no documentación, si va a haber o no un turno final de ruegos y preguntas, etc).


Es importante:

La Apertura es considerada un Momento de la Verdad porque es el momento en que el ponente debe legitimarse y legitimar igualmente el objetivo de la presentación. Esto implica ir más allá de las fórmulas clásicas de cortesía y educación.


La expectación del auditorio es máxima en ese momento y como dice el refrán, “la primera impresión es la que cuenta”. Traducido a pautas concretas, lo primero es indicar que el ponente debe ocupar el “centro del ruedo” en la apertura y desde ahí, lanzar sus mensajes iniciales. Es un momento en donde conviene que la comunicación sea directa entre ponente y auditorio, sin elementos que distorsionen la misma.


Cuando alguien realiza una buena apertura, lanza mensajes inequívocos de que conoce “el terreno que pisa” y las reglas a seguir para que la presentación sea de alto impacto. Por el contrario, cuando el ponente empieza a desarrollar el power point después de haber dado los buenos días, ha perdido una inmejorable oportunidad de explicar el objetivo de la exposición y de crear expectativas en relación con dicho objetivo.


Por tanto, la Apertura debe tener cuerpo propio dentro de la presentación y es el momento de exponer una serie de elementos, como son:

  • Clarificar el objetivo de la ponencia.
  • Ubicar dicho objetivo dentro de un contexto para que quede justificado.
  • Despertar el interés de la audiencia, anticipando alguna ventaja.
  • Exponer el índice y las reglas de juego.


Lógicamente, toda la información que hayamos recogido previamente de los participantes nos resulta de máxima utilidad, porque nos va a permitir ajustar cómo justificar el objetivo (selección del contexto) y cómo despertar el interés (determinar las ventajas que se pueden desprender para los oyentes del tema que vamos a desarrollar).


Una vez tenemos claro en nuestra cabeza las áreas de interés, las ventajas y las consecuencias que se pueden desprender para nuestros oyentes de la presentación que vamos a realizar, todo se vuelve más sencillo al haber visualizado el “terreno de juego” antes de saltar al campo.


Cuando la apertura queda estructurada de manera “maciza”, la impresión que causa en los asistentes es muy positiva. Y a menudo, en la realidad, se limita exclusivamente a saludar, presentarse y dar paso al power point o similar.


Base

La forma de estructurar el cuerpo de la información depende del estilo personal de cada uno, sin embargo sí existen unos patrones que podemos tomar como referencia:


  • Secuencia temporal: Podemos organizar los contenidos en forma cronológica, bien separando épocas concretas como presente, pasado y futuro, o bien presentando la evolución en un determinado período de tiempo.


  • Solución de problemas: La estructura en este caso consiste en presentar el problema, el diagnóstico y las soluciones.


Suele ser muy eficaz en comunicaciones de tipo persuasivo, siempre que consigamos acertar con los problemas que realmente preocupan a la audiencia y no nos centremos únicamente en lo que nosotros creemos que son importantes.


  • Concretar: Se plantean los contenidos desde lo general a lo específico. Es decir, se empiezan por los puntos más generales del tema que se está presentando y se va “descendiendo” poco a poco, siendo cada vez más concreto y dando respuesta a las expectativas e intereses del auditorio.


Independientemente del estilo que usemos, nunca debemos exigir a nuestro auditorio un esfuerzo suplementario de atención y concentración por una deficiente organización del discurso.


Un aspecto que conviene destacar en la Base, es la asignación de tiempos por parte del ponente. Cuando uno estructura su presentación, divide el cuerpo de la misma en varios bloques o capítulos, cada uno de los cuales contribuye a la consecución del objetivo general. Es preciso decidir de manera adecuada respecto del tiempo que se va a dedicar a cada uno de dichos bloques, ya que a menudo sucede que la exposición se alarga en los capítulos iniciales y al final, hay que “correr” mucho en la última parte de la ponencia, que habitualmente es la que tiene mayor trascendencia y utilidad para los asistentes, quedando la sensación de que se ha quedado mucho “en el tintero”.


De ahí, que sea conveniente ajustar bien los tiempos para maximizar el interés de la presentación para la audiencia que tenemos delante.


Por último, recalcar la idea de que un asistente, con independencia del sabor de boca que le haya dejado la presentación, al final de la misma se hace su composición con las ideas principales que ha sacado. Lógicamente, cada ponencia tiene sus propios mensajes fuerza, también llamados ideas clave.


Dichos mensajes fuerza deben ser reforzados por parte del ponente, para que al final estén en la “cesta de la compra” que hace cada uno de los asistentes. Es decir, la presentación se debe estructurar para evidenciar dichos mensajes fuerza, haciendo uso de todos los canales y recursos que sean necesarios para reforzarlos. Se trata de diferenciar los puntos clave de aquellos que son accesorios o que sirven como medio para clarificar dichos punto clave.


Hay dos estrategias básicas para evidenciar los mensajes fuerza, que hay que combinar en su justa medida:

  • Por una parte, repetirlos con cierta frecuencia. Evidentemente, cuanto mayor sea la duración de la presentación, más oportunidades tendremos de hacer este recordatorio de las ideas clave.
  • Por otra parte, se deben asociar estos mensajes con recursos variados que sirvan para ilustrarlos. Es decir, no se trata de decir muchas veces las mismas palabras, sino de transmitir el concepto que hay detrás de las palabras a través de recursos de todo tipo: haciendo uso de anécdotas, contando casos reales de empresas, apelando a estudios de mercado, testimonio de expertos, etc.


Cierre

El objetivo de una buena apertura es crear una primera impresión favorable. El cierre deberá contribuir a crear una impresión duradera. Para conseguir una impresión duradera y positiva, el cierre debe estar preparado y orientado de manera que indique una finalidad, un resumen y que tenga un impacto motivacional.

El cierre debe incluir algún mensaje de movilización o de acción, que deje claro lo que se espera que los asistentes a la presentación hagan a partir de ahora.


Otro aspecto que conviene destacar es que no se debe aprovechar el cierre para incluir ningún tipo de información adicional que se nos haya olvidado exponer a lo largo de la presentación. El cierre es el momento de “redondear la faena” y debe incluir sólo mensajes que previamente se hayan dicho durante la ponencia.


Si uno hace memoria de muchas presentaciones a las que ha asistido, una de las características que se repiten con mayor frecuencia es que no se hacen cierres o éstos no tienen un cuerpo propio. Es como si el ponente llegará cansado o de repente, diera paso a la rueda de preguntas o agradeciera la atención prestada.


Para evitar esto, conviene introducir el cierre dentro de la presentación haciendo uso de alguna expresión tipo “resumiendo” o “ha llegado el momento de bajar el telón” y ocupando el centro de la sala para captar la atención de los asistentes y que la mirada de todos ellos se dirija hacia el ponente, momento en que éste aprovecha para aplicar la técnica específica del cierre que consta de cuatro pasos:

  • Empezar recordando el objetivo de la presentación, que en su momento se clarificó en la apertura.
  • Resumir las ideas clave expuestas a lo largo de la ponencia, lo que se traduce en enfatizar los mensajes fuerza (se recomienda no sobrecargar el número de los mismos, siendo tres una cifra habitual y recomendada).
  • Invitar a la acción al auditorio, lo que implica dar pautas o pistas acerca de lo que esperas que hagan a partir de ahora (en el caso de que sea personal de la propia organización o colaboradores) o de lo que podrían hacer (en el caso de que sean clientes o personas no vinculadas).
  • Cerrar con un mensaje positivo y motivacional, que esté relacionado tanto con el objetivo de la presentación como con el auditorio al que nos hemos dirigido.

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