El proceso de formación en Recursos humanos

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Wikilibro: Recursos humanos > Capítulo 3: Formación

Sección 2

El proceso de formación

La detección de necesidades

La mejor vía para llegar a una política de formación coherente con la estrategia general de la Organización es a través de un proceso de detección de necesidades. Las acciones formativas no deben tener un origen espontáneo debido a una carencia en la realización del trabajo o a las peticiones individuales de formación. El origen o la causa que determinan el diagnóstico de necesidades, conviene abordarse desde 3 aproximaciones diferentes:

1. La organización

Visión estratégica de la formación vinculada a las necesidades directas de la empresa:

  • Relación entre la Organización y su entorno empresarial
  • Mejora de la eficacia y la eficiencia en los procesos de negocio.
  • La formación como instrumento al servicio de la competitividad empresarial.

Ejemplo: cambios en la estructura organizativa (Descentralización, supresión de niveles jerárquicos,..), cambios en la gestión de calidad, RR.HH. (estilos de liderazgo,..)

Las herramientas de análisis de necesidades organizativas pueden ser:

  • Análisis de la información organizativa existente (valores culturales, análisis de procesos,…)
  • Reuniones de trabajo con la Dirección.

2. El puesto

Análisis del gap existente entre los niveles de las competencias requeri-das para el correcto desempeño del trabajo y el nivel de las personas que lo ocupan. Las necesidades detectadas serán diferentes dependiendo de la estructura del Modelo de Gestión de RR.HH. definido (basado en DPT, VPT, Competencias...) pero de forma global se estructuran en dos tipos:

  • Necesidades de Gestión. Relacionadas tanto con los recursos mate-riales (planificación y organización, gestión de presupuestos,..) como con la gestión de RR.HH. (trabajo en equipo, comunicación, lideraz-go,..) más enfocadas hacía la mejora de comportamientos.
  • Necesidades Técnicas. Enfocadas hacia la mejora de conocimientos necesarios para el puesto (conocimientos de informática, idiomas, técnicas de venta,..).

Las herramientas de análisis de necesidades del puesto pueden ser:

  • Descripciones de los puestos de trabajo en los que se especifiquen los requerimientos del puesto (misión, funciones, competencias,…).
  • Reuniones de trabajo con los mandos intermedios de la organización.

3. Las personas

Una tercera óptica en la que se basa el análisis son las necesidades individuales de las personas que integran la Organización. Conocer las ex-pectativas de formación y desarrollo de todos los empleados no sólo resulta interesante desde la recogida de información, sino también desde la óptica de la implicación de las personas dentro de la elaboración del Plan de Formación.

Las herramientas de análisis de necesidades del puesto pueden ser:

  • Estudios de clima laboral.
  • Procesos de evaluación del desempeño.

Una vez recogidas todas las necesidades de formación se deben agrupar y priorizar según los criterios definidos por la Dirección de RR.HH. Este es un punto crítico dentro del proceso, ya que de este estudio van surgir los objetivos y la política de formación a aplicar en la Organización. La validación de esta política por parte de la Dirección ofrece una mayor fuerza e integración del Plan con la Estrategia General.

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Las tres perspectivas de la detección de necesidades

Las tres perspectivas de la detección de necesidades


El plan de formación

Un Plan de Formación se puede definir como un conjunto coherente y ordenado de acciones formativas, planificadas en un período concreto de tiempo y encaminado a dotar y perfeccionar las competencias requeridas para el logro de los objetivos empresariales.

Para que la formación sea una herramienta que permita conseguir este logro de objetivos es necesario que se encuentre, como ya hemos visto anteriormente, suficientemente integrada tanto con la estrategia empresarial como con las necesidades de formación detectadas en los empleados. Este Plan General se operativiza en el Plan Anual de Formación que define la planificación, impartición, seguimiento y evaluación de los progra-mas/acciones formativas conforme al presupuesto anual previsto.

La política de formación necesita tener la suficiente estabilidad en el tiempo para que puedan cumplirse los objetivos definidos y estos tengan un impacto observable en la Organización. Una de las principales fuentes de actualización de la política son los análisis de necesidades que pueden llevarse a cabo según hemos explicado anteriormente.

La existencia de un Plan de Formación, al igual que otros Planes vinculados a políticas de medio y largo plazo, recibe la asignación de unos recursos económicos dentro de los Presupuestos de la Organización.

El Presupuesto de Formación ha de tener en cuenta los siguientes gastos:

  • Gastos Directos:
Costes del personal de formación.
Costes logísticos: Materiales de formación (material fungible, videos,...) alquiler de aulas, eventos en Hoteles,…
Compra de servicios de formación a proveedores externos.
  • Gastos Indirectos como los costes de las horas de trabajo empleadas en formación.

Por último, dentro de este apartado del presupuesto de formación es importante mencionar los mecanismos de financiación pública de los planes formativos a través de la Fundación Tripartita para el Empleo. Los recursos que financian el subsistema de formación profesional para el empleo proceden de la recaudación de la cuota de formación profesional que realiza la Seguridad Social, de las ayudas del Fondo Social Europeo y de las aportaciones específicas establecidas en el presupuesto del Servicio Público de Empleo Estatal. Sus principales funciones son:

  • Colaborar y asistir técnicamente al Servicio Público de Empleo Estatal.
  • Contribuir al impulso y difusión de la formación profesional para el empleo entre empresas y trabajadores.
  • Prestar apoyo técnico a las Administraciones Públicas y a las organizaciones empresariales y sindicales presentes en los órganos de participación del sistema.

Otro aspecto relevante dentro de un Plan de Formación consiste en la planificación de los programas y las acciones de formación. Partiendo de la política de formación y del modelo de gestión de RRHH definido, se vincularán las acciones de formación con los niveles en los que se ha definido el inventario de competencias. De este modo, se favorece tanto la detección de necesidades de formación de las personas, como la relación entre las acciones de formación y la estrategia de la empresa. Una herramienta que ayuda a la planificación de las acciones de formación es la matriz de competencias / acciones de formación también conocidas como “mallas formativas” (ver ejemplo)

En el ejemplo de la matriz anterior vemos algunos programas de formación con sus correspondientes acciones vinculados a distintos niveles de competencias. Así, si observamos la acción de formación “resolución de incidencias” (de atención telefónica), la matriz nos indica que todas aquellas personas que realicen la misma, debería alcanzar un grado de cualificación en la competencia de “negociación” de avanzado, y medio para las de “planificación y organización” y “manejo de sistemas”. En todo caso, esto no significa que por realizar la acción la persona alcance dicho nivel automáticamente, sino que, en la mayoría de las situaciones, será la valoración de su jefe inmediato la que actualice su perfil competencial.

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Ejemplo de malla formativa

Ejemplo de malla formativa


Impartición de las acciones formativas

A la hora de abordar la impartición de las acciones formativas y tanto si estas se realizan interna como externamente, conviene analizar previamente las distintas técnicas de formación que mejor se adapten a cada una de las situaciones. En el siguiente cuadro se aborda una visión comparativa de un gran número de ellas:


Fuente: Manual de Desarrollo de RRHH. Federico Gan. Principales técnicas de impartición


Segumiento

La mayoría de las empresas desarrolla algún tipo de formación en el sentido en el que la hemos enfocado en los puntos anteriores, pero donde más problemas se encuentran es en la evaluación y el seguimiento de dichas acciones. Preguntas tales como: ¿cómo medir el impacto que ha tenido una acción de formación determinada en mis empleados? ¿El asistir a un determinado evento de formación cualifica de inmediato al alumno? Son preguntas bastante comunes tanto para los Departamentos de RR.HH. como para los propios mandos intermedios.

La cuestión está en definir cual es el campo de actuación donde debe mejorar el desempeño de la competencias y desde luego este no pasa solamente por el aula de formación. Las actuales tendencias de gestión del desempeño definen la labor del Responsable de los equipos de trabajo como la pieza clave que facilita la mejora de los conocimientos, habilidades e incluso actitudes de los miembros de su equipo en el mismo puesto de trabajo.

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