Diferencia entre revisiones de «El manejo de recursos en la presentación en Dirección de personas y habilidades»

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|Introducción=n recurso es todo aquello que maneja el ponente para acompañar su exposición. Es evidente que si el único recurso que utiliza un orador es el uso de su palabra es muy difícil mantener la atención del auditorio durante el transcurso de la presentación. Cada día es más frecuente hacer presentaciones a través del cañón y del uso de programas informáticos específicos, de manera que se cumple el siguiente refrán:
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<center>''“Lo que se oye se olvida.''</center>
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<center>''Y lo que uno hace, te sorprende”''</center>
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Por tanto, todo lo que sea acompañar la palabra de un refuerzo es positivo siempre que la presentación en power point no tape la figura del ponente o que éste se limite a leer lo que pone en la pantalla. Hay que tener muy claro quien es la estrella (el ponente) y quien el medio auxiliar (la presentación). Cuando se invierte el orden, el resultado no es positivo ya que la percepción con que sale el oyente es que hubiera dado lo mismo si ese fichero lo hubiera leído en su ordenador personal.
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Partiendo de esta premisa, el orador debe aportar mayor información que la que aporta la pantalla y debe saber manejar un conjunto de recursos que apoye y justifique las ideas principales que quiere transmitir.
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La finalidad de los recursos es que la presentación tenga un alto nivel de impacto, sumándose a las habilidades comunicativas que desarrolla el ponente. Por tanto, la primera reflexión que nos debemos hacer es qué elementos contribuyen a que el mensaje llame la atención de los oyentes, evitando que lo oigan como quien escucha algo que le es ajeno a sus responsabilidades y/o intereses.
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Como regla general, el uso de ejemplos, la exposición de ventajas e invitar a la acción son tres elementos imprescindibles para conseguir que el mensaje tenga fuerza, impacte y llame la atención.
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Los '''''ejemplos''''' son un recurso muy válido para explicar los conceptos que queremos transmitir. El requisito básico para poner ejemplos es conocer el auditorio que vamos a tener, lo que implica saber el sector en que desarrollan su actividad, las responsabilidades que desarrollan en sus respectivas organizaciones y en la medida en que sea posible, tener una idea lo más aproximada posible de la actividad que desarrollan en su día a día.
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De esta forma, resulta sencillo que los ejemplos afloren en la cabeza del presentador y por tanto, aparezcan a lo largo de la presentación. De hecho, una de las mejores técnicas para responder a dudas planteadas por el auditorio, es apelar a ejemplos reales que ayudan a clarificar los conceptos expuestos.
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Cuando los asistentes perciben que los ejemplos presentados encajan con su realidad, la comunicación es mucho más fluida y legitiman en mayor medida al ponente, al estar hablando “su mismo idioma”. Por tanto, ven al ponente no como un teórico sino como alguien mucho más pragmático, que es capaz de relacionar lo que dice con lo que sucede en la “vida real”.
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Las '''''ventajas'' '''son las consecuencias positivas que puede obtener la audiencia en relación con el tema objeto de la ponencia. Es responsabilidad del presentador el definir de manera correcta estas ventajas, ya que son el mejor recurso para movilizar a los asistentes y captar su atención.
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Al final, las personas somos egoístas por naturaleza y cuando vemos que algo nos puede ayudar a obtener mejores resultados o hacerlo de manera más eficiente (con menos esfuerzo o con mayor comodidad), entonces prestamos un mayor nivel de atención.
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Cuando uno está acostumbrado a hablar en público, se da cuenta que los asistentes tienen una gran capacidad para ver inconvenientes y/o riesgos respecto de lo que se está presentando (ya sea la incorporación de nuevos productos, el desarrollo de nuevos mercados o canales de venta, un nuevo software, etc). Todos tenemos una resistencia natural al cambio, ya que estamos acostumbrados a actuar de un cierto modo.
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Por tanto, conviene pensar a priori en dichos inconvenientes, pero es decisión de cada ponente el incorporarlos en su presentación o bien esperar a que los planteen los asistentes para aprovechar dicha objeción para dar la adecuada respuesta.
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Pero no es tan habitual que los oyentes estén escuchando la ponencia y pensando de manera proactiva en las ventajas (consecuencias positivas) que pueden obtener. Y dada la importancia de que estas ventajas queden claras, es responsabilidad exclusiva del ponente el definirlas a priori e irlas presentando a lo largo de la presentación, aprovechando aquellos momentos en donde estén mejor ubicadas.
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'''''Invitar a la acción'' '''implica definir las posibles vías de actuación que tiene el auditorio respecto del tema objeto de la presentación.
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Cuando se trata de presentaciones internas (realizadas para personal de una única organización), invitar a la acción se puede materializar en compromisos de actuación. Es decir, exponer qué se espera que hagan los asistentes con aquello que se les ha contado.
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Cuando el público asistente es heterogéneo (de diferentes empresas o personal no vinculado directamente con aquel que hace la presentación), invitar a la acción es un concepto más ambiguo porque no existe una relación jerárquica ni en muchos casos, ningún tipo de compromiso. Por tanto, invitar a la acción hay que entenderlo como sugerencias que el ponente lanza a los asistentes con la utilidad que pueden sacar con los conceptos y/o ideas que se están exponiendo. Se trata de animar a hacer algo y dar pistas sobre lo que se puede hacer. De esta forma, se consigue activar al auditorio, haciéndoles pensar en acciones y evitando que puedan asumir un rol pasivo en relación con el tema que están escuchando.
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Revisión del 18:21 15 ene 2012


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Wikilibro: Dirección de personas y habilidades > Capítulo 1: Presentaciones eficaces

Sección 5

El manejo de recursos en la presentación
n recurso es todo aquello que maneja el ponente para acompañar su exposición. Es evidente que si el único recurso que utiliza un orador es el uso de su palabra es muy difícil mantener la atención del auditorio durante el transcurso de la presentación. Cada día es más frecuente hacer presentaciones a través del cañón y del uso de programas informáticos específicos, de manera que se cumple el siguiente refrán:


“Lo que se oye se olvida.
Lo que se ve se recuerda.
Y lo que uno hace, te sorprende”


Por tanto, todo lo que sea acompañar la palabra de un refuerzo es positivo siempre que la presentación en power point no tape la figura del ponente o que éste se limite a leer lo que pone en la pantalla. Hay que tener muy claro quien es la estrella (el ponente) y quien el medio auxiliar (la presentación). Cuando se invierte el orden, el resultado no es positivo ya que la percepción con que sale el oyente es que hubiera dado lo mismo si ese fichero lo hubiera leído en su ordenador personal.


Partiendo de esta premisa, el orador debe aportar mayor información que la que aporta la pantalla y debe saber manejar un conjunto de recursos que apoye y justifique las ideas principales que quiere transmitir.


La finalidad de los recursos es que la presentación tenga un alto nivel de impacto, sumándose a las habilidades comunicativas que desarrolla el ponente. Por tanto, la primera reflexión que nos debemos hacer es qué elementos contribuyen a que el mensaje llame la atención de los oyentes, evitando que lo oigan como quien escucha algo que le es ajeno a sus responsabilidades y/o intereses.


Como regla general, el uso de ejemplos, la exposición de ventajas e invitar a la acción son tres elementos imprescindibles para conseguir que el mensaje tenga fuerza, impacte y llame la atención.


Los ejemplos son un recurso muy válido para explicar los conceptos que queremos transmitir. El requisito básico para poner ejemplos es conocer el auditorio que vamos a tener, lo que implica saber el sector en que desarrollan su actividad, las responsabilidades que desarrollan en sus respectivas organizaciones y en la medida en que sea posible, tener una idea lo más aproximada posible de la actividad que desarrollan en su día a día.


De esta forma, resulta sencillo que los ejemplos afloren en la cabeza del presentador y por tanto, aparezcan a lo largo de la presentación. De hecho, una de las mejores técnicas para responder a dudas planteadas por el auditorio, es apelar a ejemplos reales que ayudan a clarificar los conceptos expuestos.


Cuando los asistentes perciben que los ejemplos presentados encajan con su realidad, la comunicación es mucho más fluida y legitiman en mayor medida al ponente, al estar hablando “su mismo idioma”. Por tanto, ven al ponente no como un teórico sino como alguien mucho más pragmático, que es capaz de relacionar lo que dice con lo que sucede en la “vida real”.


Las ventajas son las consecuencias positivas que puede obtener la audiencia en relación con el tema objeto de la ponencia. Es responsabilidad del presentador el definir de manera correcta estas ventajas, ya que son el mejor recurso para movilizar a los asistentes y captar su atención.


Al final, las personas somos egoístas por naturaleza y cuando vemos que algo nos puede ayudar a obtener mejores resultados o hacerlo de manera más eficiente (con menos esfuerzo o con mayor comodidad), entonces prestamos un mayor nivel de atención.


Cuando uno está acostumbrado a hablar en público, se da cuenta que los asistentes tienen una gran capacidad para ver inconvenientes y/o riesgos respecto de lo que se está presentando (ya sea la incorporación de nuevos productos, el desarrollo de nuevos mercados o canales de venta, un nuevo software, etc). Todos tenemos una resistencia natural al cambio, ya que estamos acostumbrados a actuar de un cierto modo.


Por tanto, conviene pensar a priori en dichos inconvenientes, pero es decisión de cada ponente el incorporarlos en su presentación o bien esperar a que los planteen los asistentes para aprovechar dicha objeción para dar la adecuada respuesta.


Pero no es tan habitual que los oyentes estén escuchando la ponencia y pensando de manera proactiva en las ventajas (consecuencias positivas) que pueden obtener. Y dada la importancia de que estas ventajas queden claras, es responsabilidad exclusiva del ponente el definirlas a priori e irlas presentando a lo largo de la presentación, aprovechando aquellos momentos en donde estén mejor ubicadas.


Invitar a la acción implica definir las posibles vías de actuación que tiene el auditorio respecto del tema objeto de la presentación.


Cuando se trata de presentaciones internas (realizadas para personal de una única organización), invitar a la acción se puede materializar en compromisos de actuación. Es decir, exponer qué se espera que hagan los asistentes con aquello que se les ha contado.


Cuando el público asistente es heterogéneo (de diferentes empresas o personal no vinculado directamente con aquel que hace la presentación), invitar a la acción es un concepto más ambiguo porque no existe una relación jerárquica ni en muchos casos, ningún tipo de compromiso. Por tanto, invitar a la acción hay que entenderlo como sugerencias que el ponente lanza a los asistentes con la utilidad que pueden sacar con los conceptos y/o ideas que se están exponiendo. Se trata de animar a hacer algo y dar pistas sobre lo que se puede hacer. De esta forma, se consigue activar al auditorio, haciéndoles pensar en acciones y evitando que puedan asumir un rol pasivo en relación con el tema que están escuchando.

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