Ver el código de «El manejo de recursos en la presentación en Dirección de personas y habilidades»

{{Sección
|Título=El manejo de recursos en la presentación
|Libro=Dirección de personas y habilidades
|Capítulo=Presentaciones eficaces
|Número sección=5
|Introducción=Un recurso es todo aquello que maneja el ponente para acompañar su exposición. Es evidente que si el único recurso que utiliza un orador es el uso de su palabra es muy difícil mantener la atención del auditorio durante el transcurso de la presentación. Cada día es más frecuente hacer presentaciones a través del cañón y del uso de programas informáticos específicos, de manera que se cumple el siguiente refrán:

<center>''“Lo que se oye se olvida.''</center>

<center>''Lo que se ve se recuerda.''</center>

<center>''Y lo que uno hace, te sorprende”''</center>



Por tanto, todo lo que sea acompañar la palabra de un refuerzo es positivo siempre que la presentación en power point no tape la figura del ponente o que éste se limite a leer lo que pone en la pantalla. Hay que tener muy claro quien es la estrella (el ponente) y quien el medio auxiliar (la presentación). Cuando se invierte el orden, el resultado no es positivo ya que la percepción con que sale el oyente es que hubiera dado lo mismo si ese fichero lo hubiera leído en su ordenador personal.

Partiendo de esta premisa, el orador debe aportar mayor información que la que aporta la pantalla y debe saber manejar un conjunto de recursos que apoye y justifique las ideas principales que quiere transmitir. 

La finalidad de los recursos es que la presentación tenga un alto nivel de impacto, sumándose a las habilidades comunicativas que desarrolla el ponente. Por tanto, la primera reflexión que nos debemos hacer es qué elementos contribuyen a que el mensaje llame la atención de los oyentes, evitando que lo oigan como quien escucha algo que le es ajeno a sus responsabilidades y/o intereses.

Como regla general, el uso de ejemplos, la exposición de ventajas e invitar a la acción son tres elementos imprescindibles para conseguir que el mensaje tenga fuerza, impacte y llame la atención.



Los '''''ejemplos''''' son un recurso muy válido para explicar los conceptos que queremos transmitir. El requisito básico para poner ejemplos es conocer el auditorio que vamos a tener, lo que implica saber el sector en que desarrollan su actividad, las responsabilidades que desarrollan en sus respectivas organizaciones y en la medida en que sea posible, tener una idea lo más aproximada posible de la actividad que desarrollan en su día a día.

De esta forma, resulta sencillo que los ejemplos afloren en la cabeza del presentador y por tanto, aparezcan a lo largo de la presentación. De hecho, una de las mejores técnicas para responder a dudas planteadas por el auditorio, es apelar a ejemplos reales que ayudan a clarificar los conceptos expuestos.

Cuando los asistentes perciben que los ejemplos presentados encajan con su realidad, la comunicación es mucho más fluida y legitiman en mayor medida al ponente, al estar hablando “su mismo idioma”. Por tanto, ven al ponente no como un teórico sino como alguien mucho más pragmático, que es capaz de relacionar lo que dice con lo que sucede en la “vida real”.


Las '''''ventajas'' '''son las consecuencias positivas que puede obtener la audiencia en relación con el tema objeto de la ponencia. Es responsabilidad del presentador el definir de manera correcta estas ventajas, ya que son el mejor recurso para movilizar a los asistentes y captar su atención. 

Al final, las personas somos egoístas por naturaleza y cuando vemos que algo nos puede ayudar a obtener mejores resultados o hacerlo de manera más eficiente (con menos esfuerzo o con mayor comodidad), entonces prestamos un mayor nivel de atención.

Cuando uno está acostumbrado a hablar en público, se da cuenta que los asistentes tienen una gran capacidad para ver inconvenientes y/o riesgos respecto de lo que se está presentando (ya sea la incorporación de nuevos productos, el desarrollo de nuevos mercados o canales de venta, un nuevo software, etc). Todos tenemos una resistencia natural al cambio, ya que estamos acostumbrados a actuar de un cierto modo.

Por tanto, conviene pensar a priori en dichos inconvenientes, pero es decisión de cada ponente el incorporarlos en su presentación o bien esperar a que los planteen los asistentes para aprovechar dicha objeción para dar la adecuada respuesta.

Pero no es tan habitual que los oyentes estén escuchando la ponencia y pensando de manera proactiva en las ventajas (consecuencias positivas) que pueden obtener. Y dada la importancia de que estas ventajas queden claras, es responsabilidad exclusiva del ponente el definirlas a priori e irlas presentando a lo largo de la presentación, aprovechando aquellos momentos en donde estén mejor ubicadas.


'''''Invitar a la acción'' '''implica definir las posibles vías de actuación que tiene el auditorio respecto del tema objeto de la presentación.

Cuando se trata de presentaciones internas (realizadas para personal de una única organización), invitar a la acción se puede materializar en compromisos de actuación. Es decir, exponer qué se espera que hagan los asistentes con aquello que se les ha contado.

Cuando el público asistente es heterogéneo (de diferentes empresas o personal no vinculado directamente con aquel que hace la presentación), invitar a la acción es un concepto más ambiguo porque no existe una relación jerárquica ni en muchos casos, ningún tipo de compromiso. Por tanto, invitar a la acción hay que entenderlo como sugerencias que el ponente lanza a los asistentes con la utilidad que pueden sacar con los conceptos y/o ideas que se están exponiendo. Se trata de animar a hacer algo y dar pistas sobre lo que se puede hacer. De esta forma, se consigue activar al auditorio, haciéndoles pensar en acciones y evitando que puedan asumir un rol pasivo en relación con el tema que están escuchando.
|Apartados={{Apartado
|Tipo bloque contenido=Encabezado + bloque de texto y columna lateral
|Título apartado=Recursos formales
|Número apartado=1
|Contenido=Dotan de seriedad y credibilidad a la presentación. 

* Un primer tipo de recurso formal es el testimonio de expertos, en donde el ponente se hace eco de lo dicho por algún líder de opinión o persona reconocida dentro del tema objeto de la presentación. 

* Un segundo tipo de recurso formal es el uso de datos numéricos, ya sea presentados en tablas o bien en gráficos del tipo que sean. Estudios de mercado, encuestas de satisfacción de clientes, ventas alcanzadas, captación de nuevos clientes, segmentación del mercado, etc.

* Un tercer tipo de recurso formal es el uso de objetos y/o productos dentro de la presentación. En ocasiones, estos objetos y/o productos sirven para hacer una demostración de los mismos, otras veces sirven sólo como medio para demostrar cómo se va a vehiculizar o aplicar en la práctica aquello que se está presentando.

* Un cuarto tipo de recurso formal es el uso de vivencias propias o experiencias de terceros que guardan relación con el objeto de la presentación. Este tipo de recurso puede ser tanto formal como informal, en función de aquello que se cuente. Es decir, cuando uno cuenta el caso real de una empresa, aportando datos técnicos y haciendo una comparativa con la situación actual de otra organización, es evidente que se trata de un recurso formal.



En general, los recursos formales son más útiles en la primera parte de la presentación, ya que sirven para ubicar, contextualizar y justificar el resto de la ponencia. Es una forma de vincular la realidad existente con el tema que se está contando y con lo que vamos a exponer a continuación. Sirven para afianzar las bases de los contenidos más específicos que se van a desarrollar en la segunda parte de la presentación.
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}}{{Apartado
|Tipo bloque contenido=Encabezado + bloque de texto y columna lateral
|Título apartado=Recursos informales
|Número apartado=2
|Contenido=Dotan de alegría y chispa a la presentación. 

* Un primer tipo de recurso informal es el uso de imágenes en la presentación. Todos conocemos el refrán de que “una imagen vale más que mil palabras”. En este caso, nos referimos a imágenes gráficas que expresen conceptos o ideas a través de las mismas. Es decir, si queremos transmitir la idea de preocupación por la obesidad infantil, una forma de hacerlo es a través de una imagen en donde aparezcan un conjunto de niños de diferentes razas excedidos de peso.

* Un segundo tipo de recurso informal es el empleo de citas y/o refranes. Ya sabemos que el refranero español es muy amplio y, por tanto, da mucho juego. Lo importante en este caso es relacionar muy bien la cita o el refrán con el concepto que estemos presentando.

* Un tercer tipo de recurso informal es el uso de fragmentos de películas o bien, el empleo de frases célebres que hayan pasado a la hemeroteca del cine. Un ejemplo lo tenemos en la película “El club de los poetas muertos”, recordada en parte gracias a la expresión ''carpe diem''. Esta expresión contextualizada dentro de una presentación es un ejemplo de uso de este tipo de recurso. O la frase de “todo gran poder conlleva una gran responsabilidad” que aparece en la primera película de la saga “Spiderman”.

* Un cuarto tipo de recurso informal es el uso de vivencias propias o experiencias de terceros que guardan relación con el objeto de la presentación. Lógicamente, este recurso (idéntico al expresado anteriormente como recurso formal) se convierte en informal cuando lo que uno cuenta son anécdotas, que entremezclan la realidad, el sentido del humor y una conclusión que permite establecer cierta vinculación con el tema objeto de la presentación.


Los recursos informales ayudan a oxigenar la exposición y generan proximidad entre el ponente y el auditorio. Su uso genera un ambiente más relajado y distendido, en donde la sonrisa tiene cabida sin que ello implique una pérdida en el nivel de atención de la sala o una pérdida del “hilo conductor”. Más bien, sucede justo lo contrario.
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|Tipo bloque contenido=Encabezado + bloque de texto y columna lateral
|Título apartado=Reglas de uso de los recursos
|Número apartado=3
|Contenido=Como es lógico el ''nivel de formalidad de la presentación'' viene dado por el auditorio que hay enfrente. Básicamente depende de:

* El auditorio está formado por clientes o por personal interno de la propia organización.
* Número de asistentes a la exposición.
* Tema a tratar


Un ejemplo claro de ''entorno formal'' sería el formado por 40 asistentes, todos ellos potenciales clientes y en donde el objetivo sea la presentación de un nuevo producto o servicio.

Un ejemplo de ''entorno informal'' sería el formado por un equipo de comerciales de la propia organización dentro de una Convención de empresa para celebrar los buenos resultados de ventas.

El ponente debe medir muy bien este nivel de formalidad para elegir el tipo de recurso más adecuado para su presentación. Además debe saber personalizar la presentación, de manera que su ponencia refleje su forma de ser. Es la única forma de que el mensaje suene natural y se transmita credibilidad. Se puede afirmar que una exposición es una sucesión de impactos medidos que ayudan a conseguir el objetivo definido. Y para que el resultado sea bueno, el orador debe sentirse cómodo con los recursos que emplea.


Por último, es recomendable aportar unas ''reglas a tener en cuenta respecto del uso de recursos:''

* El recurso es un medio para ilustrar un mensaje relevante dentro de la presentación. Toda “idea fuerza” de la exposición debe ir acompañado del correspondiente recurso.

* Hay que dar un sentido al recurso. Para ello es necesario ubicarlo dentro de la exposición y establecer una relación con el objeto y contenido de la presentación.

* El recurso se puede utilizar también para ….

:       * “Ligar” un contenido con el siguiente
:       * Hacer un resumen de la idea principal expuesta
:       * Oxigenar la presentación (“dar un respiro” al auditorio a través del empleo de un recurso informal)
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