Análisis de la situación en Dirección de personas y habilidades

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Wikilibro: Dirección de personas y habilidades > Capítulo 1: Presentaciones eficaces

Sección 2

Análisis de la situación
La manera más eficaz de evitar errores o malentendidos en la Presentación consiste en preparar lo que queremos decir.


Normalmente, por condiciones culturales, por aprendizaje, por falta de tiempo o por comodidad, no solemos respetar los momentos de preparación de nuestras actividades o lo hacemos sólo parcialmente. Lógicamente, cuanta mayor trascendencia tenga una situación o cuanta mayor tensión nos pueda generar, más necesario se hace dedicar un tiempo a su preparación.


En el caso de la Presentación, la inexperiencia hace que nos centremos en el contenido, (¿qué voy a contar?), olvidando que a la hora de comunicar lo hacemos con una finalidad, que el mensaje que vamos a transmitir se lo tenemos que transmitir a alguien y en un contexto determinado.


Si nuestro objetivo es formar, entrenar, desarrollar... debemos realizar un análisis previo de los factores implicados en todo proceso de comunicación. Centrándonos en las ocasiones en que este objetivo se traduce en una comunicación en público, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:


  • ¿Para qué? Finalidad de la presentación
  • ¿A quién? Análisis de la audiencia
  • ¿Dónde y cuándo? Contexto
  • ¿Qué? Desarrollo de contenidos
  • ¿Cómo? Ensayo de la presentación

    Contenido

El Objetivo

El primer aspecto a considerar es la finalidad de nuestra intervención:

¿Vamos a informar a nuestro auditorio de algún nuevo procedimiento, de un proyecto novedoso, de una disposición reciente? ¿O bien deseamos convencer a nuestros oyentes de que adquieran uno de nuestros servicios, de que pongan en juego todas sus habilidades y experiencias en la consecución de un fin, de que modifiquen su forma de realizar una tarea?

Quizás lo que pretendemos es enseñar a nuestro auditorio a realizar un nuevo proceso, las características de nuestra última línea de productos, las habilidades necesarias para desempeñar un nuevo puesto de trabajo.


En función de cuál sea la finalidad del proceso de PRESENTACIÓN, tendremos que estructurarlo de forma diferente, utilizar distintos medios y hacer énfasis en uno u otros aspectos.


Si queremos únicamente informar, el contenido de la exposición deberá centrarse en características y cualidades o en la forma en que se realiza (cómo es y cómo se hace) y podremos prescindir en mayor medida de medios de apoyo audiovisuales, será posible informar a una audiencia mayor…

Cuando estamos intentando convencer, el centro de la exposición deben ser beneficios, ventajas, soluciones y deberemos desplegar todos los recursos disponibles para hacer nuestra exposición y por ende el mensaje, lo más atractiva posible.


En caso de la presentación para enseñar, hay que poner en juego los dos aspectos anteriores. Debemos explicar a nuestra audiencia cómo son o cómo se realizan las cosas y debemos modificar su actitud ante el cambio, resaltando las ventajas que la aplicación de los nuevos conocimientos puede reportarles a ellos y a la organización.


Por tanto, podemos aplicar el refrán que dice: “No hay viento favorable para aquel marino que no conoce su puerto”.


Establezcamos primero a dónde queremos llegar y después tracemos el camino que vamos a seguir, seleccionando los recursos que vamos a necesitar para el viaje. En cualquier caso, es evidente que la mayoría de las presentaciones está ligada a un objetivo de influencia, ya que para hacer una mera transmisión de información existen muchos medios que permiten alcanzar dicha finalidad a un coste mucho menor.

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