Análisis de la situación en Dirección de personas y habilidades

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Sección 2

Análisis de la situación

La manera más eficaz de evitar errores o malentendidos en la presentación consiste en preparar lo que queremos decir. Normalmente, por condiciones culturales, por aprendizaje, por falta de tiempo o por comodidad, no solemos respetar los momentos de preparación de nuestras actividades o lo hacemos sólo parcialmente. Lógicamente, cuanta mayor trascendencia tenga una situación o cuanta mayor tensión nos pueda generar, más necesario se hace dedicar un tiempo a su preparación. En el caso de la Presentación, la inexperiencia hace que nos centremos en el contenido, (¿qué voy a contar?), olvidando que a la hora de comunicar lo hacemos con una finalidad, que el mensaje que vamos a transmitir se lo tenemos que transmitir a alguien y en un contexto determinado. Si nuestro objetivo es formar, entrenar, desarrollar... debemos realizar un análisis previo de los factores implicados en todo proceso de comunicación. Centrándonos en las ocasiones en que este objetivo se traduce en una comunicación en público, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos: ¿Para qué? Finalidad de la presentación ¿A quién? Análisis de la audiencia ¿Dónde y cuándo? Contexto ¿Qué? Desarrollo de contenidos ¿Cómo? Ensayo de la presentación 1 El Objetivo 2 El Auditorio 3 El Contexto 4 Ensayo de la presentación

El Objetivo El primer aspecto a considerar es la finalidad de nuestra intervención: ¿Vamos a informar a nuestro auditorio de algún nuevo procedimiento, de un proyecto novedoso, de una disposición reciente? ¿O bien deseamos convencer a nuestros oyentes de que adquieran uno de nuestros servicios, de que pongan en juego todas sus habilidades y experiencias en la consecución de un fin, de que modifiquen su forma de realizar una tarea? Quizás lo que pretendemos es enseñar a nuestro auditorio a realizar un nuevo proceso, las características de nuestra última línea de productos, las habilidades necesarias para desempeñar un nuevo puesto de trabajo. En función de cuál sea la finalidad del proceso de presentación, tendremos que estructurarlo de forma diferente, utilizar distintos medios y hacer énfasis en uno u otros aspectos. Si queremos únicamente informar, el contenido de la exposición deberá centrarse en características y cualidades o en la forma en que se realiza (cómo es y cómo se hace) y podremos prescindir en mayor medida de medios de apoyo audiovisuales, será posible informar a una audiencia mayor… Cuando estamos intentando convencer, el centro de la exposición deben ser beneficios, ventajas, soluciones y deberemos desplegar todos los recursos disponibles para hacer nuestra exposición y por ende el mensaje, lo más atractiva posible. En caso de la presentación para enseñar, hay que poner en juego los dos aspectos anteriores. Debemos explicar a nuestra audiencia cómo son o cómo se realizan las cosas y debemos modificar su actitud ante el cambio, resaltando las ventajas que la aplicación de los nuevos conocimientos puede reportarles a ellos y a la organización. Por tanto, podemos aplicar el refrán que dice: “No hay viento favorable para aquel marino que no conoce su puerto”. Establezcamos primero a dónde queremos llegar y después tracemos el camino que vamos a seguir, seleccionando los recursos que vamos a necesitar para el viaje. En cualquier caso, es evidente que la mayoría de las presentaciones está ligada a un objetivo de influencia, ya que para hacer una mera transmisión de información existen muchos medios que permiten alcanzar dicha finalidad a un coste mucho menor.

El Auditorio Todo mensaje, para que sea correctamente comprendido, debe adecuarse a las características del receptor. Si queremos evitar que las expectativas, experiencia, conocimientos, etc… del auditorio distorsionen nuestro mensaje, debemos adaptarlo a su perspectiva. Un requisito básico para un buen comunicador es hablar en función del oyente. Son muchas las características de la audiencia que afectan el proceso de presentación, aunque su importancia relativa dependerá de la situación y el contexto a tratar. Como regla general, lo ideal es conseguir un auditorio homogéneo en el mayor número de características posible. A la hora de valorar la audiencia, la información básica que debemos tener es la siguiente: Tipo de público: clientes, proveedores, empleados de una o varias empresas, etc. Responsabilidad que desarrollan: puesto de trabajo Nivel de estudios Edad Intereses en el tema que se va a presentar Historial: número de veces en que han estado en una presentación de este tipo o similar, para valorar el conocimiento que a priori pueden tener del tema a tratar y/o de la metodología que se va a utilizar Lógicamente no siempre se dispone de toda esta información, pero toda la que se pueda conseguir es bienvenida. También es preciso saber el número de personas que puede asistir, ya que condiciona las necesidades de la sala, los recursos y la metodología que se puede utilizar. Con esta información, podemos tomar dos decisiones básicas e importantes de cara al transcurso de la presentación: Nivel de conceptualización de la presentación: es una línea continua que tiene dos extremos. Por un lado, transmitir mensajes muy sencillos, con pocos elementos teóricos y muchos ejemplos prácticos y en el otro extremo, transmitir conceptos apoyado en datos y estudios y con una alta orientación a resultados e impacto en el negocio. Como casi siempre, encontrar el punto adecuado dentro de dicho continuo es la clave. Por simplificar el análisis, podríamos decir que a menor nivel de estudios y/o menor posición jerárquica que se ocupe, más cerca estaremos del extremo de transmitir mensajes sencillos apoyados en numerosos ejemplos. Y viceversa, a mayor nivel de estudios y/o mayor posición jerárquica que ocupe la audiencia, más cerca estaremos del extremo de transmitir conceptos orientados a la consecución de resultados e impacto en el negocio. Tipo de recursos a utilizar: es una línea continua que se mueve entre el uso exclusivo de recursos de carácter informal y el uso exclusivo de recursos de carácter formal. Más adelante hay un apartado exclusivo sobre este punto, si bien cabe señalar que siempre se produce una mezcla entre ambos tipos de recursos, siendo los recursos formales (por ejemplo, los gráficos de ventas) más propios de la primera parte de la presentación y los recursos informales (por ejemplo, el uso de anécdotas y del sentido del humor) más propios de la segunda mitad del partido. Esto es así porque toda presentación debe llevar un desarrollo “in crescendo” en todos los aspectos y los recursos informales están más orientados a potenciar la cercanía con el auditorio. Si aplicamos el criterio anterior, podemos decir que a menor nivel de estudios y/o menor posición jerárquica que se ocupe, mayor uso haremos de los recursos informales. Y viceversa, a mayor nivel de estudios y/o mayor posición jerárquica que ocupe la audiencia, mayor uso haremos de los recursos formales. Existen tres errores muy frecuentes producidos por un deficiente análisis de la audiencia, y que debemos tratar de evitar en nuestra exposición: Omitir detalles esenciales que nos son tan familiares que damos por supuesto que la audiencia también los conoce. Utilización de un vocabulario especializado, sin molestarnos en explicar detalladamente qué significa cada uno de los términos. Uso de demasiados detalles, bien porque el auditorio tiene conocimientos suficientes del tema, bien porque somos incapaces de omitirlos al parecernos interesantes aunque innecesarios. En resumen: El objeto de nuestro análisis debe ser conseguir dar al auditorio la información que necesite, ni más ni menos, sirviéndose de un lenguaje que todos entiendan.

El Contexto Toda presentación forma parte de una situación más amplia que la rodea, fuera de la cual su significado y eficacia pueden variar. Si queremos comunicarnos eficazmente, debemos tener en cuenta el ambiente físico en el que se enmarca nuestra acción. Entorno: Dependiendo de dónde se realice la presentación, existirán estímulos diferentes que pueden facilitar o entorpecer la atención y concentración de los asistentes. En general, debemos asegurarnos de que la sala sea agradable, con buena iluminación y ausencia de ruidos u olores molestos; y, fundamentalmente, evitar cualquier factor que pueda molestar a los oyentes (evitar las interrupciones, si el paisaje es muy atrayente tener las cortinas cerradas, etc..). Un elemento que influye en gran medida en el control que como directores de la sesión podemos tener sobre los oyentes, y que, por otra parte, regula el flujo y frecuencia de las interacciones entre comunicador y audiencia, es la disposición de la sala. Para pequeñas audiencias lo ideal es la disposición en forma de “U”, en la que el conferenciante pueda moverse libremente entre los asistentes acercándose a ellos cuando la situación lo requiera. Si la audiencia es demasiado grande para permitir una disposición de ese tipo, lo normal es acudir a la estructura tradicional de la sala de conferencias, pero teniendo en cuenta que, en este caso, el éxito o fracaso de la exposición va a depender en gran medida de las capacidades personales del orador. La retroinformación de los oyentes, tanto verbal como no verbal, es muy limitada en estos casos, y el orador puede no guiarse por ella para escoger una u otra línea de exposición. Tiempo: La hora en la que se produce la información influye en la capacidad de concentración de las personas. Normalmente a primera hora de la mañana, después de comer o a última hora de la tarde, esta capacidad se ve disminuida, ya sea por no estar despiertos del todo o por estar excesivamente relajados o cansados. Hay que evitar estas horas siempre que sea posible. En el caso de que el momento de la exposición nos venga impuesto externamente, debemos tenerlas en cuenta para programar durante ellas actividades o contenidos especialmente atractivos. Otro aspecto importante es la duración de nuestro mensaje y el número de descansos que vamos a introducir. Según los estudios realizados sobre esta cuestión, lo más conveniente es realizar descansos breves de 5 a 10 minutos cada hora aproximadamente, y un descanso más amplio cada tres horas, sin olvidar que, después de éste, aunque la concentración vuelva a ascender nunca alcanza los valores de la primera etapa. Asimismo, es conveniente comenzar con la exposición de los temas de dificultad media durante la primera media hora, continuar con los de máxima complejidad en la segunda, para terminar con los contenidos más fáciles en la última hora de exposición. “El tiempo es algo muy subjetivo: cuando uno está entretenido las horas pasan sin darse cuenta, pero cuando uno está aburrido, hasta los minutos se hacen eternos”

Ensayo de la presentación La mejor forma de asegurarnos de que nuestro desempeño va a ser adecuado, es ensayar previamente. Esto es especialmente cierto cuando se trata de habilidades que se adquieren o mejoran con la práctica. Durante el ensayo de la presentación debemos controlar tres aspectos importantes: Los contenidos: No es lo mismo escribir un texto que recitarlo en voz alta. Tal vez al hacerlo nos demos cuenta de que las frases son demasiado largas o demasiado complejas, o de que hay conceptos que no hemos conseguido expresar fielmente con palabras y, por lo tanto, debemos buscar otro canal para hacerlo. Estos errores, que tienen difícil arreglo “en directo”, podemos preverlos y solucionarlos mediante el ensayo previo de la presentación completa, o de partes especialmente complicadas si ésta fuera demasiado larga. Los medios: Hemos de asegurarnos de que los soportes que hemos diseñado son adecuados a los contenidos y al ritmo que deseamos imprimir a la exposición, y, por supuesto, que son claramente visibles y/o audibles desde todos los puntos de la sala. Es también conveniente probar dichos medios para verificar si funcionan correctamente y si los sabemos manejar con soltura. El tiempo: La presentación debe ajustarse exactamente al tiempo del que disponemos y aprovecharlo al máximo. Tratamos de evitar con esto caer en el error de extendernos demasiado en puntos irrelevantes sin que después podamos tratar otros de mayor importancia, o de exponer los contenidos de forma muy rápida o superficial, quedando tiempos vacíos que no sepamos con que llenar. En definitiva, hemos de seleccionar muy bien los puntos que deben exponerse inexcusablemente y , tener además preparado un “colchón” con otros temas que nos permitan alargar o acortar la exposición en función del desarrollo de la misma, de la participación de la audiencia, etc. Es mejor exponer únicamente dos ideas, pero que éstas queden claras, que empeñarnos en contar todos los puntos que habíamos preparado y que al final no se comprenda ninguno.

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