KPI's - Indicadores clave de gestión en Finanzas

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Sección 9

KPI's - Indicadores clave de gestión

Hoy en día, uno de los puntos clave para el buen funcionamiento de una empresa es el ámbito de los procesos. Todas las empresas pueden tener oportunidades de aumentar sus ingresos y también de reducir gastos. Pero estas dos acciones están muy limitadas por el mercado y por las necesidades de funcionamiento. Por ello, el aumento o sostenimiento de la rentabilidad de una empresa pasa por mejorar constantemente sus procesos. La mejora de procesos implica su conocimiento exhaustivo, su medición constante y el control de su evolución. Para realizar todo esto se utilizan sistemas de indicadores clave llamados KPI’s (Key performance indicators). Un indicador es un valor numérico que se obtiene comparando datos relacionados con una actividad o proceso durante un periodo de tiempo determinado. Características básicas de los KPI’s Estas son las características que tiene que tener los kpis para que sean útiles: ➢ Representan una actividad o proceso crítico ➢ Están directamente vinculados con dicho proceso ➢ Son cuantificables, valorables y clasificables (un recuento, un porcentaje, un ratio, etc.…) ➢ Se ajustan al principio de coste / beneficio ➢ Son comparables en el tiempo, permiten marcar y definir tendencias ➢ Son fiables ➢ Son aceptados ➢ Son fáciles de definir y usar ➢ Tienen usuarios y clientes identificados A continuación mostramos un ejemplo de indicador clave para una empresa de transportes: Fuente: Internet – Ministerio de Fomento Utilidad de los KPI’s Los KPIs tienen varias utilidades que se complementan y superponen: 1. En primer lugar sirven para medir: miden el proceso y su rendimiento, tanto en el tiempo como comparado con idénticos procesos realizados por equipos / personas diferentes. 2. En segundo lugar, y fruto de esta comparación o de su puro análisis, permiten detectar deterioros en el proceso y oportunidades de mejora. Con ello, si el proceso se cambia en alguna de sus facetas, podremos también, a través de los kpi’s correspondientes si el cambio ha producido mejoras o no. 3. Por último, los kpi’s se pueden utilizar para fijar objetivos y recompensas a sus “dueños”. Tipos de KPI’s Existe una innumerable variedad de indicadores clave en las empresas. Cada una define los que considera “clave” de forma adaptada a su cultura y necesidades. Podemos clasificar los kpis en diferentes categorías: • De eficacia: miden los resultados del proceso y se comparan con datos presupuestarios y/o históricos • De productividad: miden niveles de productividad del proceso y de los recursos utilizados en él. • De eficiencia: miden las eficiencias en coste y/o uso de recursos por parte del proceso. • De calidad: miden los niveles de calidad del proceso permitiendo identificar problemas de producto, servicio, etc. • De satisfacción del cliente: miden la calidad percibida por el cliente con relación a ese proceso • De satisfacción del empleado: menos habituales, miden también el clima de los empleados en relación con esa actividad o proceso. • De dimensionamiento: miden los posibles problemas de sobre o infra dimensionamiento de un proceso. No obstante, indiquemos que un indicador determinado puede enmarcarse en varios tipos y cubrir más de una perspectiva del proceso. Para ver ejemplos de uso de KPI’s, recomendamos el acceso a una web de uso público cuya url es http://www.kpilibrary.com/ en la que de una forma muy estructurada se pueden obtener listas de kpi’s para sectores determinados que pueden servirnos de guía en la preparación de los que podamos necesitar. Terminamos con un ejemplo de tabla de kpi’s para un concesionario de coches:

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