HERRAMIENTAS SOFTWARE Y MÉTODOS NUMÉRICOS AL SERVICIO DEL DIRECTOR DE PROYECTO en Gestión de proyectos

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Sección 1

HERRAMIENTAS SOFTWARE Y MÉTODOS NUMÉRICOS AL SERVICIO DEL DIRECTOR DE PROYECTO

El Presente Módulo describe una muestra del software de dirección de proyectos más popular. Asimismo describe los métodos numéricos más utilizados.

Definición De acuerdo al PMI (Project Management Institute) se identifica al término PMIS (Project Management Information System) como aquel sistema de información que consiste en las herramientas y técnicas utilizadas para recopilar, integrar y distribuir las salidas de los procesos de gestión de proyectos. De acuerdo a la Wikipedia el software de gestión de proyectos es aquel software que incluye la gestión de cronogramas, costes y presupuestos, asignación de recursos, colaboración, comunicación, gestión de la calidad y documentación los cuales son utilizados para gestionar la complejidad de grandes proyectos. La Wikipedia introduce el término “colaboración” el cual se está imponiendo en la forma que se gestionan los proyectos. Cada vez más los procesos de gestión son diseñados y ejecutados de manera colaborativa. La Wikipedia hace mención al uso de estas herramientas software para proyectos grandes, sin embargo este tipo de software puede facilitar al Director de Proyecto para cualquier tamaño o complejidad del mismo.

Herramientas para la Gestión del Alcance, Tiempo y Costes El núcleo central de las herramientas software para la dirección de proyectos lo conforman aquellas herramientas para definir y gestionar el alcance, definir y gestionar el cronograma y los costes del proyecto. Podemos diferenciar las herramientas on-line o Sofware As A Service (SAAS) también llamadas Off Premises) en los que la herramienta se almacena en un servidor diferente al del usuario. Generalmente este tipo de soluciones, muy apropiadas en el caso de no contar con una infraestructura informática poderosa en la empresa ejecutante, tiene un coste mensual en función del número de usuarios. Por otra parte mencionaremos aquellas herramientas de escritorio (u On Premises) en los que el usuario ejecuta la herramienta que está almacenada en su propio ordenador. Online o SAAS Basecamp (www.basecamphq.com). Seguramente esta es la herramienta software online más conocida para la gestión de proyectos. Está aconsejada para pequeñas, medianas empresas. Su fortaleza reside en la comunicación del equipo (p.e se pueden personalizar RSS feeds para distribuir el estado del proyecto) y la gestión de tiempo. Central Desktop (www.centraldesktop.com). Cercano en popularidad con Basecamp aunque sus herramientas no son tan simples de usar. Se pueden crear hojas de trabajo online y tiene funcionalidades de colaboración en tiempo real. El punto débil es su complejidad. Copper Project (www.copperproject.com). Software de gestión de proyectos, diseñada para ayudar a los equipos en la gestión de clientes, los proyectos, tareas, archivos y eventos. Entre otros lo utilizan Apple, Sony Pictures y Coca Cola. Redmine (www.redmine.org). Es un robusto gestor de proyectos y herramienta de trazabilidad de errores basada en web. Destinada principalmente a proyectos informáticos. ProjectPier (www.projectpier.org) es una solución open source gratuita basada en web para la gestión de proyecto y que hace especial hincapié a las comunicaciones dentro del proyecto. Zoho Projects (www.zoho.com/projects). Se ha autodefinido como la solución “social” de gestión de proyectos. Cuenta con integración de google docs y una potente gestión de la base de conocimiento. Existe una versión gratuita que permite la gestión de un único proyecto a la vez. Collabtive (www.collabtive.o-dyn.de). Alternativa open source gratuita a Basecamp. Está destinado a pequeños proyectos. ActiveCollab (www.activecollab.com). Similar en cuanto a prestaciones Basecamp. Project Open (www.project-open.com). Software open source gratuito que permite implantar todo el ecosistema necesario para gestionar toda la información que gira alrededor del proyecto. De escritorio Microsoft Project (www.microsoft.com/project). Es la herramienta de escritorio para la gestión de proyectos más popular. Su punto débil es su precio. Serena OpenProj (http://sourceforge.net/projects/openproj). La herramienta open source alternativa a Microsoft Project. Es una herramienta con una interfaz muy amigable (similar a la de hómologo de pago) y con una lista muy extensa de funcionalidades. Disponible para Linux, Unix, Mac y Windows. Existe versión en español. OpenProj ha sido incluida en la distribución de StarOffice de Sun (alternativa gratuita a Microsoft Office). Con OpenProj es posible abrir ficheros de Microsoft Project y también guardar ficheros que pueden ser abiertos por la herramienta de Microsoft. Es posible descargar la aplicación OpenProj de manera gratuita en este enlace: http://sourceforge.net/projects/openproj/files/latest/download Oracle Primavera (www.oracle.com/us/corporate/acquisitions/primavera). Competidor directo de Microsoft Proyect. Paquete o suit de herramientas de manejo de proyectos ampliamente utilizadas en varias ramas de ingeniería, y especialmente en la industria de la construcción. Destinado a grandes proyectos / PMO con múltiples proyectos.

Herramientas de Gestión del Conocimiento Alrededor de los proyectos se generan muchos documentos y ficheros que deben ser gestionados para controlar cambios y poder distribuirlos de forma inteligente. Normalmente se plantean las siguientes necesidades en cuanto un sistema de gestión de la documentación: Capacidad para subir/bajar ficheros Control de usuarios y de sus permisos para acceder a ciertos ficheros Control de versiones. Posibilidad de búsquedas no sólo en los metadatos del archivo sino en el contenido del propio archivo (para algunos formatos, típicamente Office, PDF, ... ). El software más conocido que permite hacer todas esas funcionalidades es Microsoft SharePoint (http://sharepoint.microsoft.com/en-us/Pages/default.aspx). Sin embargo existen otras alternativas. Es posible realizar una clasificación de los llamados Content Management Systems (CMS): Web Content Management (WCM) Herramientas diseñadas para permitir a los usuarios con poco conocimientos en lenguajes de programación web crear y gestionar contenidos web con relativa facilidad. Ejemplo: Joomla! Mambo PHP-Nuke MediaWiki Wordpress Document Management System (DMS) Software para la gestión de grandes cantidades de documentos, suele rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. No permiten el acceso a subcontenidos de los documentos. Un ejemplo de este tipo de aplicaciones es Opendocman: www.opendocman.com Enterprise Content Management (ECM) Van más allá que los Document Management Systems, abarcando un conjunto de tipos de documentos mucho mas heterogéneo y ampliando en mucho las funcionalidades del sistema. Los Enterprise Content Management consideran todos los elementos de la empresa como contenido. Pudiendo ser contenido no solo el resultado del trabajo de los empleados y la información necesaria para que sea llevado a cabo, sino también los extractos de las facturas de sus dietas, sus nominas, los pagos al banco, burocracia legal, etcétera. Se incluye en concepto de los Workflow (flujos de trabajo), que pueden ser modelizados en el sistema, permitiendo que parte del trabajo diario que normalmente se realiza con soporte papel pueda realizarse de forma electrónica. Los más conocidos ECM son: Alfresco Plone OpenCMS Nuxeo Sharepoint

Gestión de Equipos Virtuales El uso de equipos virtuales crea nuevas posibilidades a la hora de gestionar los miembros del equipo del proyecto. Los equipos virtuales pueden definirse como grupos de personas con un objetivo común, que cumplen con sus roles pasando poco o nada de tiempo en reuniones cara a cara. La disponibilidad de comunicación electrónica, como por ejemplo correo electrónico y videoconferencia, ha hecho viable la existencia de dichos equipos. El formato de equipo virtual hace posible: Formar equipos de personas de la misma compañía que viven en áreas geográficas dispersas. Aportar experiencia especial a un equipo del proyecto, aunque el experto no se encuentre en la misma área geográfica. Incorporar empleados que trabajan desde oficinas instaladas en sus domicilios. Formar equipos de personas que trabajan en diferentes turnos u horarios. Incluir personas con discapacidades de movilidad. Avanzar en proyectos que se habrían ignorado debido a los gastos de viajes. Entornos colaborativos Los entornos colaborativos basados en web permiten generar y distribuir la información de los proyectos entre todos los stakeholders del mismo. Los dos entornos colaborativos más conocidos son: Basecamp. Solución de pago. Project-Open. Solución gratuita. Sistemas de reuniones electrónicas (Electronic Meeting Systems, EMS). Este tipo de software permite generar salas virtuales para realizar videoconferencias y compartir presentaciones y otros ficheros de manera instantánea. Mikogo. Solución gratuita. Vyew. Solución gratuita. WebEx. Solución de pago. TeamViewer. Solución de pago / gratuita.

Métodos Numéricos Los métodos numéricos son técnicas mediante las cuales es posible formular problemas de tal forma que sean resueltos con operaciones aritméticas. Los métodos numéricos más utilizados en Dirección de proyectos son: Árboles de decisión. Utilizados para determinar cual es la mejor opción cuando se disponen diferentes ramas de decisión. Analytic Hierarchy Process.Método matemático para resolver la comparación entre pares. Muy utilizado para determinar la mejor alternativa en procesos de adquisición teniendo en cuenta múltiples criterios. Simulación Montecarlo. Método matemático para determinar/acotar la incertidumbre a la salida de un proceso teniendo en cuenta incertidumbres acotadas a la entrada. Muy utilizado para determinar el nivel de certeza cuando se realiza estimaciones de duración o costes en proyectos. ARBOLES DE DECISIÓN En dirección de proyectos los árboles de decisión se utilizan sobre todo para determinar el valor monetario esperado (EMV). Este es un concepto estadístico que calcula el resultado promedio cuando el futuro incluye escenarios que pueden ocurrir o no (es decir, análisis bajo incertidumbre). AHP Esta herramienta basada en matemáticas y psicología, fue desarrollada por Thomas L. Saaty en los setenta (70s) y ha sido extensivamente estudiado y refinado, desde entonces. El PAJ provee un marco de referencia racional y comprensivo para estructurar un problema de decisión, para representar y cuantificar sus elementos, para relacionar esos elementos a los objetivos generales, y para evaluar alternativas de solución. AHP se basa en la comparación entre pares. En lugar de valorar un conjunto de criterios o alternativas de manera absoluta se realiza una comparación entre todos los elementos a comparar y se obtienen valores relativos. MONTECARLO El método Montecarlo o simulaciones Montecarlo es un método estadístico numérico usado para aproximar expresiones matemáticas complejas y costosas de evaluar con exactitud. El método se llamó así en referencia al Casino de Montecarlo (Principado de Mónaco) por ser “la capital del juego de azar”, al ser la ruleta un generador simple de números aleatorios. El nombre y el desarrollo sistemático de los métodos de Montecarlo datan aproximadamente de 1944 y se mejoraron enormemente con el desarrollo de los ordenadores. El uso de los métodos de Montecarlo como herramienta de investigación, proviene del trabajo realizado en el desarrollo de la bomba atómica durante la Segunda Guerra Mundial en el Laboratorio Nacional de Los Álamos en EE.UU. Este trabajo conllevaba la simulación de problemas probabilísticos de hidrodinámica concernientes a la difusión de neutrones en el material de fisión. En el ámbito de la dirección de proyectos se utiliza para: Estimación de costes (análisis de riesgos de costes) Estimación de duración de actividades (análisis de riesgo de calendario) Viabilidad económica de proyectos (p.e Project Finance)

Imágenes y recursos Imágenes Árboles de Decisión Interpretación de una salida de simulación Montecarlo

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