GESTIÓN DEL ALCANCE en Gestión de proyectos

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Sección 6

GESTIÓN DEL ALCANCE

En esta sección se detallará el área de conocimiento de Gestión del Alcance.

Concepto de Alcance El concepto de alcance es un término relativamente ambiguo que origina interpretaciones dispares y a veces encontradas entre cliente y suministrador, pero que resulta esencial en proyectos. Nosotros lo definiremos como: El alcance del proyecto es una descripción del trabajo requerido para entregar el producto, servicio o resultado del proyecto. El alcance del proyecto guía al director del proyecto en las decisiones de añadir, cambiar o eliminar trabajo del proyecto. El alcance del proyecto, junto con los costes y tiempos conforman la triple restricción en la gestión de proyectos. En otras palabras podemos definir como alcance del proyecto como la combinación de los objetivos del proyecto más el trabajo necesario para alcanzar dichos objetivos (suma de productos y servicios que deben ser realizados en el proyecto). Vemos por tanto que el alcance tiene dos dimensiones de las que a su vez se deducen las definiciones siguientes: Alcance del producto (product scope): características y funciones que caracterizan a un producto o servicio. Éstas incluyen tanto características de tipo técnico como características del producto relacionadas con el plazo de terminación (time-to-market) y coste de producto final. El alcance de proyecto se mide contra el plan de proyecto. Por ejemplo, el alcance del proyecto para construir una casa incluirá todo el trabajo necesario para llevar con éxito la edificación con las características especificadas. Alcance del proyecto (project scope): trabajo que debe ser realizado para entregar el producto (del proyecto) con las características y funciones especificadas. En el caso de la edificación de la casa sería el conjunto de características (calidades) que debería tener la casa una vez finalizada. El grado de cumplimiento del alcance del producto se mide comparándolo con los requisitos establecidos al inicio. En el fondo ambas dimensiones son las caras de una misma moneda ya que para que un proyecto tenga éxito es condición necesaria en primer lugar definir el producto del proyecto adecuadamente de acuerdo a las necesidades del cliente. La definición del producto adecuado no es algo inmediato siendo en muchos casos un proyecto en sí mismos que puede precisar de la realización de estudios de viabilidad técnica y comercial –proceso de gestión de proyecto conocido como iniciación- con objeto de establecer los objetivos del proyecto.

Recopilación de Requisitos El primer paso para realizar una gestión efectiva del alcance del proyecto es realizar una recopilación de los requisitos. Entendemos requisitos como aquellas necesidades y expectativas de los grupos de interés. De este modo, la recopilación de requisitos sería el proceso de definición y documentación de características y funciones del producto y del proyecto, necesarios para satisfacer las necesidades y expectativas de los grupos de interés. La planificación del cronograma, coste y calidad será constituida a partir de estos requisitos.

Definición del Alcance El proceso de definición del alcance se centra fundamentalmente en establecer que está y que no está definido en el proyecto y sus entregables. La principal salida de este proceso es el Enunciado de Alcance. Este documento describe en detalle los entregables del proyecto y el trabajo necesario para obtener esos entregables, en otras palabras define las fronteras del proyecto. El contenido del enunciado del alcance comprende: Objetivos de proyecto. Descripción alcance de producto (características, requisitos, especificaciones). Fronteras de proyecto. Entregables de proyecto: cliente (producto, servicio, resultado)+otros entregables de proyecto. Criterios de aceptación de entregables. Limitaciones o restricciones del proyecto. Asunciones de proyecto (impacto potencial caso de ser falsas). Otros (organización inicial de proyecto, estimación preliminar de coste y cronograma hitos, etc.

Creación de la EDT (WBS) Una vez tomada la decisión de acometer el proyecto es preciso definir el trabajo a realizar mediante la elaboración de la estructura desagregada del trabajo (EDT; o WBS: Work Breakdown Structure en inglés) del mismo. Se puede definir la estructura desagregada del proyecto, como una descomposición jerárquica del trabajo a ser realizado dentro del proyecto para: 1. alcanzar los objetivos del proyecto, y 2. elaborar los entregables del proyecto (hardware, software, servicios y documentación). Presenta como características principales: Incluye todo el trabajo a realizar. Estructura jerárquicamente los distintos componentes del proyecto. Existen 2 métodos para obtener la EDT/WBS: Mediante plantillas estándar EDT/WBS. Una plantilla de un proyecto previo puede utilizarse como modelo para un nuevo proyecto. Mediante descomposición del alcance del proyecto: 1.En primer lugar determinaremos el primer nivel de la estructura. Para ello identificaremos los entregables de proyecto de acuerdo a la forma en que se éste se gestionará. El primer nivel de descomposición puede basarse en las fases del proyecto, en los entregables de proyecto, o en una combinación de ambos. 2. En segundo lugar analizaremos si para cada componente del primer nivel podemos realizar estimaciones adecuadas de coste y duración. Si no es así descompondremos el componente hasta el nivel preciso para que la estimación sea adecuada.

Imágenes y recursos Imágenes EDT

Control del Alcance El Control del Alcance se refiere a las modificaciones en el alcance del producto y el alcance del proyecto. Cubre la identificación, valoración de impacto, documentación, revisión, aprobación y control de los cambios producidos tanto en el producto del proyecto (alcance producto) como en el trabajo a realizar (alcance del proyecto). El término Scope Creep puede definirse como el crecimiento no planificado del alcance y suele ser el motivo fundamental de sobrecostes en proyectos ya que, de producirse, es casi siempre financiado por la organización ejecutante. El jefe de proyecto debe estar siempre atento ante la aparición de este fenómeno, que puede producirse por motivos diversos.

Verificación del Alcance Verificar el Alcance es el proceso que consiste en formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se han completado. Este proceso incluye revisar los entregables con el cliente o el patrocinador / sponsor para asegurarse de que se han completado satisfactoriamente y para obtener de ellos su aceptación formal. Es en este proceso es donde se compara los requisitos del proyecto y producto con los entregables del proyecto mediante una inspección. Los entregables que cumplen con los criterios de aceptación son formalmente aceptados por el cliente o el patrocinador. A estos entregables se les conoce como los entregables aceptados.

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