EL ENTORNO Y LOS ROLES en Gestión de proyectos

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Sección 2

EL ENTORNO Y LOS ROLES

En esta sección se realizará una breve descripción de los tipos de organizaciones y como encaja la dirección de proyectos en función de cada una. También se describirán los roles del Director de Proyectos y la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO).

La organización detrás de los proyectos Con el objeto de asegurar la consistencia del proyecto, es necesario definir una estructura de organización que se adecue al tipo y a la complejidad del proyecto. El responsable del proyecto debe establecer el tipo de estructura organizativa que más se adecue al proyecto a los requisitos de alto nivel del proyecto. Generalmente, la estructura organizativa del proyecto se debe establecer de acuerdo con la política de la empresa y las condiciones particulares del proyecto, aprovechando también para ello las experiencias de casos anteriores que sean de interés y aplicación. La idea es que dicha estructura sirva para impulsar una comunicación y cooperación efectiva entre todos los participantes. La Organización debe ser pues adecuada para el alcance del proyecto, el tamaño del equipo y las condiciones locales donde se desarrolle el proyecto. Los principios de toda organización de un proyecto deben ser los siguientes: Se debe especificar los requisitos de la organización a todos los niveles del proyecto. La organización debe implementarse de acuerdo a las fases del proyecto. Se deben identificar los roles, la autoridad y la responsabilidad de cada uno de los integrantes del equipo del proyecto. La organización debe estar documentada y formalizada. Los responsables han de ser identificados y nominados. Las interfaces con otros proyectos o con sub-proyectos deben estar identificadas y documentadas Los requisitos de la organización del proyecto son: Se debe especificar la organización del proyecto respecto a su estructura desagregada del proyecto y a las fases que lo componen La organización puede evolucionar o cambiar a lo largo del proyecto Los roles y responsabilidades de cada participante involucrado en el proyecto deben estar identificados y clarificados desde el inicio del proyecto. La estructura organizativa del proyecto se debe revisar periódicamente para tener la seguridad de que continúa siendo válida. La estructura de la organización es un factor ambiental de la empresa que puede afectar la disponibilidad de recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos. Las estructuras abarcan desde una estructura funcional hasta una estructura orientada a proyectos, con una variedad de estructuras matriciales entre ellas. Organización funcional El tipo de estructura más común en las organizaciones es la funcional. La funcional es una jerarquía donde cada empleado tiene un superior claramente definido. En el nivel superior, el personal está agrupados por especialidades (de aquí el término funcional), tales como: asesoría legal, comercialización, ingeniería y contabilidad. A su vez, las especialidades pueden subdividirse en organizaciones funcionales, como la ingeniería hardware y la ingeniería software. Cada departamento de una organización funcional realizará el trabajo del proyecto de forma independiente de los demás departamentos. Organización proyectizada Las organizaciones proyectizadas son claramente la estructura opuesta a las funcionales. El fin de este tipo de organizaciones es el proyecto (sus operaciones son realizar proyectos). En una organización orientada a proyectos, los miembros del equipo están a menudo colocados en un mismo lugar, la mayor parte de los recursos de la organización participa en el trabajo de los proyectos y los directores del proyecto tienen mucha más independencia y autoridad. Organización matricial Las organizaciones matriciales, presentan una mezcla de características de las organizaciones funcionales y de las orientadas a proyectos. Las matriciales débiles mantienen muchas de las características de una organización funcional, y el rol del director del proyecto es más bien el de un coordinador, que el de un verdadero director del proyecto. Las matriciales fuertes tienen muchas de las características de la organización orientada a proyectos: pueden tener directores del proyecto dedicados de tiempo completo y una autoridad considerable, y personal administrativo dedicado de tiempo completo. Si bien la organización matricial equilibrada reconoce la necesidad de contar con un director del proyecto, no le confiere autoridad plena sobre el proyecto ni su financiamiento. Muchas organizaciones presentan todas estas estructuras a diferentes niveles. Por ejemplo, una organización funcional puede crear un equipo del proyecto ad-hoc situado fuera del organigrama y con personal totalmente dedicado para gestionar un proyecto crítico.

Imágenes y recursos Imágenes Organización funcional Organización proyectizada Organización matricial débil Organización matricial balanceada

El Director de Proyecto El director de un proyecto desempeña generalmente las mismas funciones, independientemente del entorno tecnológico en el que se desarrolle el proyecto, con el objeto de satisfacer unos requisitos específicos, de acuerdo con los objetivos de alto nivel del proyecto y teniendo en cuenta las limitaciones de tiempo, coste y recursos impuestas por el cliente, el propio proyecto o por la empresa. Según AEIPRO, Asociación Española de Ingenieros de Proyectos, las funciones que desempeña el responsable de un proyecto son: Planificar y programar el proyecto, que básicamente consistirá en la identificación y descomposición de los trabajos a realizar en el proyecto, considerando las dependencias y ligaduras de cada actividad y los recursos necesarios para su ejecución; Organizar y supervisar el proyecto, es decir identificar y atribuir responsabilidades de ejecución y supervisión de cada una de las tareas que componen el proyecto; Dirigir el proyecto, mediante la autorización, la priorización y la coordinación de la ejecución de cada una de las tareas del proyecto. Controlar y realizar el seguimiento del proyecto, con el objeto de comparar el progreso del desempeño del proyecto con las referencias establecidas en las fases de inicio y definición, con el objeto de tomar medidas si aparecen desviaciones significativas. Por otro lado, el responsable de un proyecto debe poseer unas cualidades determinadas con el objeto de garantizar el desempeño eficaz y eficiente del proyecto. Por regla general, el responsable de proyectos: Debe conocer el entorno tecnológico en el que se realiza el proyecto y en particular las tecnologías y los procesos utilizados en el proyecto. Debe conocer la organización en la que se desarrolla el proyecto. Debe estar familiarizado con los principios de dirección y en particular debe tener competencia en las metodologías y herramientas propias de la gestión de proyectos, con el objeto de definir, planificar, programar, dirigir, coordinar, controlar y supervisar de la forma más eficaz y eficiente posible los recursos necesarios para la ejecución de los trabajos del proyecto. Debe tener una gran capacidad de negociación, con el objeto de acordar contratos, resolver conflictos, plantear soluciones con clientes y otros participantes involucrados. Debe tener gran capacidad de comunicación. El Director de Proyectos debe facilitar y fomentar el intercambio de información entre los integrantes de la organización del proyecto y debe comunicar de forma adecuada a todos los participantes involucrados en el proyecto. Debe tener liderazgo y capacidad de trabajo en equipo, con el objeto de obtener resultados de los integrantes de su equipo al mismo tiempo que crea un equipo compacto con sus colaboradores directos. Debe tener capacidad de dirigir y resolver conflictos y crisis, de tal forma que sea capaz de manejar conflictos de manera creativa, canalizando los conflictos de modo que los resultados sean positivos y preferiblemente sinérgicos más que destructivos. Debe ser capaz de resolver problemas y eliminar barreras. La realización de un proyecto implica trabajar en múltiples y diferentes problemas. Por ello, el responsable de los proyectos debe considerar la eliminación de barreras como una actividad más utilizando las metodologías generales de resolución de problemas de las que disponga. Debe ser ético y profesional. La asunción de principios éticos por parte de los responsables de los proyectos y su comportamiento respetuoso con la deontología profesional, es imprescindible para la convivencia normal entre las entidades involucradas en el proyecto. Los responsables de los proyectos deben desarrollar principios básicos como la legalidad, la profesionalidad, integridad y respeto a las personas. Los Directores de Proyectos desempeñan las mismas funciones independientemente del contexto tecnológico y el entorno en el que se desarrolle el proyecto, sin embargo deben desarrollar una serie de funciones clave para que la concepción y el desarrollo del proyecto se realice de forma eficiente. Por regla general, el responsable de un proyecto debe estar asistido por un equipo, adecuadamente experimentado y motivado, de colaboradores extraídos de las diferentes áreas funcionales de la empresa, que supervisarán las diferentes áreas funcionales de los trabajos a realizar en el proyecto. De esta forma a este equipo, que constituye la parte de la organización del proyecto encargada de la gestión del proyecto, se suele denominar oficina de gestión del proyecto. El responsable de un proyecto debe crear un clima en el cual las personas, que constituyen la organización del proyecto, contribuyan efectiva y eficientemente al desarrollo del proyecto y al cumplimiento de los objetivos. Por ello, el responsable de un Proyecto no sólo debe definir de la estructura organizativa del proyecto, sino que una vez definida la esta estructura, será necesario que seleccione el personal que compondrá el equipo de gestión del proyecto y facilitará el desarrollo del equipo, en particular de las capacidades y habilidades que permitan mejorar el rendimiento del proyecto. A la hora de seleccionar el personal que va a intervenir en el proyecto será necesario definir su competencia o capacidad en términos de educación, conocimientos y experiencia, de forma que la selección se realice teniendo en cuenta las descripciones de los trabajos, sus referencias y experiencia profesional previa. La selección de debe realizar con tiempo suficiente, sobre todo si se prevé que puedan surgir dificultades para encontrara personal adecuado. Estos criterios tanto al personal que formará parte de la organización del proyecto como al que mantiene su propia afiliación. El responsable de un proyecto debe estar involucrado en nombramiento de los miembros clave del equipo, y cuando se trate de la designación del propio responsable del proyecto se debe prestar atención especial a las cualidades de liderazgo. A la hora de asignar personas a los equipos deben considerarse sus intereses personales, las relaciones interpersonales, sus fuerzas y debilidades. La experiencia de cada uno y sus características personales son de gran ayuda a la hora de repartir responsabilidades entre los miembros de la organización. Es conveniente que dentro de la organización, la descripción de las tareas a realizar en el proyecto sean comprendidas y aceptadas por los responsables designados para su ejecución, y todos los nombramientos hay que confirmarlos y comunicarlos a las personas a quienes concierne. Al comienzo del proyecto, se recomienda realizar reuniones de trabajo de todo el equipo del proyecto para que se genere un común nivel de entendimiento y de expectación. El desarrollo del equipo incluye la gestión y las acciones individuales llevadas a cabo específicamente para mejorar el rendimiento del equipo que gestionará el proyecto. Dirigir un proyecto por lo general implica: identificar requisitos, abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados según se planifica y efectúa el proyecto, equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan, entre otros aspectos, con el alcance, la calidad, el tiempo, el presupuesto, los recursos y el riesgo.

La Oficina de Proyectos Una oficina de dirección de proyectos es un cuerpo o entidad dentro de una organización que tiene varias responsabilidades asignadas con relación a la dirección centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdicción. Las responsabilidades de una oficina de gestión de proyectos pueden abarcar desde proveer funciones de apoyo para la dirección de proyectos hasta la responsabilidad de dirigir proyectos directamente. Una función fundamental de esta oficina es brindar apoyo a los directores del proyecto de diferentes formas, entre ellas: gestionar recursos compartidos por todos los proyectos dirigidos por la oficina de dirección de proyectos; identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas y normas para la dirección de proyectos; instruir, orientar, capacitar y supervisar; vigilar el cumplimiento de las políticas de normas, procedimientos y plantillas de la dirección de proyectos mediante auditorías del proyecto; desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación compartida del proyecto (activos de los procesos de la organización), y coordinar la comunicación entre proyectos.

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