¿QUÉ ES EL BUZÓN ÉTICO?
Es un mecanismo que permite a cualquier persona informar de manera confidencial, ante la certeza o sospecha fundada, de que en EOI se esté cometiendo una conducta ilícita con el fin de que sea investigada.
EOI, como organización, se adhiere a los estándares más altos de transparencia, honestidad y responsabilidad. Una manera de llevar a cabo este compromiso es haciendo posible que quien tenga inquietud con respecto de cualquiera de las actividades de la Organización y/o de actuaciones concretas, pueda trasladar de forma efectiva tales preocupaciones.
Este Buzón Ético reafirma el compromiso adquirido por EOI de que toda actividad ilícita por parte de la organización, cualquiera de sus empleados, colaboradores o contratistas, será atendida de manera confidencial y será rigurosamente investigada, adoptándose las medidas que de conformidad con la normativa interna y externa sean procedentes.
¿EN QUÉ CONSISTE?
El Buzón Ético consiste en un correo electrónico al que poder dirigir de manera confidencial cualquier comunicación de posibles actividades ilegales y/o ilícitas.
¿CÓMO FUNCIONA?
Toda persona que tenga una preocupación acerca de alguna actuación concreta debe contactar con el responsable del Buzón Ético a través del correo electrónico buzonetico@eoi.es poniendo en conocimiento de forma resumida y concreta la actuación en cuestión, la persona o personas implicadas y los documentos, evidencias o información que en su caso sustenten el reporte.
El hacer un uso responsable del Buzón ético es obligación del denunciante, por lo que no deberán realizarse denuncias maliciosas, infundadas, falsas o inciertas. Para poder ser tramitados, los reportes deberán identificar al denunciante y a la persona o colectivo denunciado. En todo caso, EOI garantiza la confidencialidad de la denuncia.
Los datos personales que se proporcionen a través del Buzón ético serán objeto de tratamiento por parte de la Fundación EOI, F.S.P. con la exclusiva finalidad de la gestión de la comunicación recibida, así como para la realización de cuantas investigaciones sean necesarias para determinar la comisión de la posible infracción, incumplimiento o comportamiento contrario a la ética o a la legalidad. Sin perjuicio de lo anterior, los datos de las personas que efectúen la comunicación podrán ser facilitados a las autoridades administrativas o judiciales, en la medida en que fueren requeridos por tales autoridades como consecuencia de cualquier procedimiento derivado del objeto de la denuncia. Dicha cesión de los datos a las autoridades administrativas o judiciales se realizará siempre dando pleno cumplimiento a la legislación sobre protección de datos de carácter personal.
Los datos personales facilitados se conservarán durante el plazo de tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la que se recogieron y, una vez cerrados los procedimientos, se mantendrán debidamente bloqueados durante el tiempo que sea exigido por la normativa aplicable y, en todo caso, hasta la prescripción de las posibles acciones legales aparejadas.
Los usuarios del buzón ético tendrán derecho a acceder a sus datos, rectificarlos, suprimirlos o portarlos, limitar u oponerse a su tratamiento mediante la remisión de una comunicación por escrito a:
Responsable Buzón Ético
Fundación EOI, F.S.P.,
Avda. Gregorio del Amo 6, 28040 Madrid,
o a la misma dirección de correo electrónico del buzón ético, incluyendo su nombre, apellidos, copia de su DNI, un domicilio a efecto de notificaciones y el derecho que desea ejercitar. Igualmente puede reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es), especialmente cuando no haya obtenido satisfacción en el ejercicio de sus derechos.
SIGUIENTES PASOS
Dentro de un plazo de diez días hábiles de haber recibido la denuncia, el Oficial de Cumplimiento remitirá de forma confidencial una comunicación al denunciante para:
- acusar recibo de su reporte;
- indicar cómo propone tratar el asunto;
- informar si se han realizado otras averiguaciones; y
- confirmar si se realizarán otras investigaciones y, si no, las razones para ello.
La naturaleza del tema planteado, la concreción de la información y documentación proporcionada determinarán el período de averiguación y de respuesta.
Los datos contenidos en el sistema del Buzón Ético serán tratados con la debida confidencialidad, respetando la normativa de protección de datos, siendo eliminados en el plazo de los dos (2) meses posteriores al archivo de la denuncia o cuando finalice, en su caso, el proceso judicial derivado de la misma, sin perjuicio de cumplirse otros plazos legales que pudieran ser de aplicación.
A menos que lo impidan resoluciones policiales o judiciales, se informará al denunciante del resultado de las investigaciones realizadas.