ENEMIGOS “INVISIBLES” QUE HACEN VER COMO FRACASADA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP.

Basado en mis años de ejercicio profesional manejando proyectos de esta naturaleza, cito los motivos que a mi entender suelen ser los más comunes en  hacer ver como fracasadas las implementaciones de ERP:

La funcionalidad, no elegir un ERP idóneo.

Embarcarse en un ERP que no cumpla con las necesidades específicas del cliente en forma nativa en más de un 70%, al tiempo que no sea flexible y adaptable a las exigencias de la empresa, y que no le permita crecer hacia nuevos planteamientos de negocio en el futuro, que no sea escalable.

El ERP no es un software de automatización de vicios, hay que adaptarse a las reglas.

En innumerables proyectos los actores de las empresas subestiman lo que implica la implementación de un ERP y se embarcan en el mismo pensando que las cosas se resuelven por arte de magia, sin tomar en consideración que más allá de una implementación de software, el proceso consiste en la implantación de una nueva cultura o forma de hacer las cosas. La implantación del ERP implica el rediseño de la institución no consiste en mantener los vicios actuales.

La planificación, no cumple con un método sistemático de trabajo.

No establecer y cumplir con un método sistemático de trabajo, sencillo, comprensible para todos, con objetivos claros, control de avance del proyecto, asignación de responsabilidades y roles, cumplimiento de compromisos, programación de reuniones efectivas, asignación de recursos generación de documentos de control, seguimiento del proyecto y una planificación detallada de actividades de cada una de las fases de la metodología de implantación, es un factor que asegura el fracaso de todo proyecto de implementación.

La Sinergia negativa, la falta de participación, compromiso y liderazgo de los diferentes actores del proyecto.

Falta de apoyo de la dirección. Los cambios siempre pueden implicar transformaciones dolorosas y si el recurso humano no es sensibilizado oportunamente sobre la importancia de la inversión, el proyecto puede fracasar.

Falta de compromiso de los usuarios. Cuando el usuario no asimila la magnitud del impacto del proyecto en la organización, toma las cosas a la ligera y no invierte el tiempo ni esfuerzo necesario en las actividades teniendo como consecuencia, no asistir a capacitaciones, entregar información incorrecta o no depurada o no cumplir cabalmente con sus entregables asignados.

Irrespetar los acuerdos. Desafortunadamente es un comportamiento común que los usuarios no respetan las decisiones tomadas en las reuniones previas a la implementación o cambian de parecer. En la fase de análisis y diseño se establece el modelo de procesos y se definen las reglas de negocio, en base a eso se configura el ERP.

Los actores principales del negocio, estan ajenos a las reglas del mismo y/o no saben expresar al equipo de consultoría apropiadamente los procesos de la empresa.

En mayor proporción, las razones principales por la que estos proyectos fracasan es producto a la incapacidad de los actores principales de la empresa de especificar sus propios requerimientos,  ya sea por no conocer concretamente las reglas de negocio o por no saber transmitirlas adecuadamente, al mismo tiempo por la incapacidad del equipo de implementadores de satisfacer dichas especificaciones.

El equipo de implementadores, no ha tenido experiencia previa en empresas del sector,  ignoran la etapa de pruebas integrales y no domina las leyes fiscales del país donde se implementa el ERP

El reto mas importante de todo equipo de implementación es poder realizar el Go Live! según lo pautado en el Project Plan y acorde a lo firmado por el cliente en el Blue Print y los Escenarios de Negocio, no obstante, el logro de esto depende en su totalidad del expertise del equipo de consultores funcionales. En muchos casos, los consultores son extranjeros y no tienen experiencia previa en las leyes fiscales del país donde se implementa el ERP o en el peor de los casos, no han tenido experiencia en implementaciones en empresas del sector al que pertenece el cliente.

Esto se traduce en que muchas de las cosas que se indican en los Escenarios de Negocio o Blue Print, no se cumplen a cabalidad y por tanto los resultados no son los acordados, dando como resultado la necesidad de re trabajo y dilación en el tiempo de entrega estipulado.

En cuanto a los temas fiscales, si el equipo de consultores no domina las leyes fiscales del país donde se implementa el ERP se corre el riesgo de parametrizar funcionalidades fiscales que no van acorde con el cliente o que no se apegan al tipo de empresa.

Implementar todos los módulos de golpe, sin hacer pruebas funcionales área por área, también ocurre a menudo. En innumerables casos de implementaciones, cuando se tiene presión por parte del cliente de que el proyecto debe salir en vivo más rápido de lo planificado para “no perder dinero”, los consultores asumen el riesgo y sacan el proyecto crudo, el personal clave no ha sido entrenado adecuadamente, no se han realizado las suficientes pruebas integrales y por ende la salida en vivo es una realidad a medias debido a que la empresa tiene instalado un Software, pero que es improductivo, porque nadie sabe que hacer con el.

 

El autor es: Ingeniero en Informática por la Universidad Tecnológica de Santiago (UTESA), Diplomado en Aseguramiento de la Calidad de los Procesos y Productos de Software por la Universidad Iberoamericana (UNIBE), Diplomado en Dirección de Proyectos (PMI) por Business Escuela de Negocios, Diplomado en Business Intelligence por TEOREMA, Tecnólogo en Electrónica Digital y Micro computacional por el Instituto Tecnológico de Artes y Oficios, Bachiller en Ciencias Contables y Financieras por el Liceo Experimental de la Universidad Nacional Evangélica. Profesional con más de 12 años de experiencia, con concentración en Gestión de Proyectos, ha liderado Proyectos de Infraestructura de Voz, Data y Video, Implementaciones de Sistemas ERP y Business Inteligente. Experto en todas las áreas funcionales de SAP Business One. Actualmente Director del Departamento de Tecnología de la Información en Office Depot República Dominicana, anteriormente Coordinador de Tecnología de la Información en la empresa Vinos, S.A. del Grupo BRUGAL & CO. Miembro del Colegio Dominicano de Ingenieros, Arquitectos y Agrimensores (CODIA), Miembro de la Camara Junior 80, Inc. (Junior Chamber International).


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