ESTRATEGIA DE GESTION DE SILOS DETECTADOS EN LA ORGANIZACIÓN

Primeramente, iniciemos definiendo el concepto de Silo en una organización. Un silo[1] es aquella unidad organizativa que ha creado una posición influyente dentro de la organización porque agrega un valor notoriamente definido a más de un proceso. En estas agrupaciones, pueden residir las competencias esenciales de la organización, por lo que las mismas pueden ser positivas para la empresa, y en otros casos desarrolla aspectos negativos o disfuncionales, creando barreras de comunicación y de colaboración entre grupos.

En el análisis realizado de los silos, se consideró el Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones (INDOTEL), organismo del Estado dominicano que regula y supervisa el desarrollo del mercado de las telecomunicaciones. En esta organización, se pudo detectar la presencia de silos, algunos de ellos disfuncionales, los cuales han constituido el foco del análisis, ya que requieren considerar tomar medidas de forma oportuna, con la finalidad de asegurar el cumplimiento de los objetivos trazados a lo largo de la institución.

Dentro de los silos detectados podemos destacar: a. Silos Departamentales, surgidos en ciertas unidades, en la mayoría de los casos por contar con una experiencia y especialización en los procesos y funciones muy propias de sus áreas; b. Silos por Proyectos, surgidos por la formación de equipos dedicados a la ejecución de un proyecto determinado, los cuales  en muchos casos, se desarticulan de la organización trabajando un tanto independientes; y c. Silos Geográficos, conformados por su distribución en diferentes puntos de la geografía nacional, en los cuales se presencia una diferencia marcada en los procesos, entre el personal de una región a otra.

Algunas de las causas que han sido identificadas de la presencia de ciertos silos disfuncionales en la organización, se encuentran: la especialización en ciertos procesos muy particulares; la competencia interna; la necesidad de proteger un puesto de trabajo; procedimientos, funciones, alcances y roles interdepartamentales no formalizados; entre otros.

Con relación a la estrategia propuesta para la gestión de los silos detectados en la organización, en general se ha basado en identificarlos y coordinarlos de manera eficiente, asegurando que los mismos adquieran una visión y estrategias más globales y alineadas a la organización. Algunas de las medidas concretas que han sido propuestas son:

♦ Es importante que los diferente departamentos o aéreas  enfaticen e identifiquen constantemente metas comunes.

♦ Realizar reuniones entre departamentos para que las personas se conozcan y se perciban como parte del grupo interno.

♦ Realizar actividades de trabajo en equipo rompiendo las barreras departamentales.

♦ Fomentar la creación de una cultura sólida, la cual sea compartida por todos los departamentos.

♦ Adopción de sistemas comunes, lo cual permita  establecer una plataforma integrada que facilite el manejo de la información de forma centralizada para toda la organización, como es el sistema ERP, permitiendo el acceso a los mismos datos e información.  Ofreciendo así un mecanismo de coordinación para que los silos puedan mejorar su integración.

♦ Sincronización de  la información y actividades, así como cambios de cultura en el departamento y re-asignaciones de roles. Inculcar el trabajar en conjunto entre los departamentos.

♦ Realizar programas de capacitación para que el personal de la organización pueda dar soluciones orientadas al logro de los objetivos estratégicos de  todos los departamentos y de la organización.

En conclusión, podría decir que para una gestión eficiente de los silos identificados en la organización, en general considero que las acciones de mayor peso serían su identificación, análisis y coordinación. Entiendo indispensable, el contar con personal destinado a observar y analizar el comportamiento de estas agrupaciones, definiendo medidas como las mencionadas anteriormente, y hasta algunas particulares a las situaciones que se presencien. El contar con procesos eficientes y claramente definidos, el asegurar la incorporación de sistemas y el inculcar una cultura de colaboración, son algunos de los puntos de mayor relevancia que contribuirían a cerrar esas brechas de comunicación y alineación, que son palpables en los diferentes departamentos y gerencias que conforman la institución.


[1] Nota Técnica, SILOS, Prof. José María Berenguer. Extracto de un capítulo del libro  “La fuerza del grupo. Coordinar los procesos, silos tribus y otros puntos de fricción de las organizaciones”. EUNSA. 2011


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