«Siloitis» como hacerle frente

La estrategia que hemos planteado en el trabajo expuesto para la mitigación y posible integración de los silos existentes es la siguiente, recomendando su aplicación en el orden que se presenta.

*   Misma forma de proceder en situaciones adversas y diferenciadas, es decir, integración de los sistemas de gestión de la empresa de forma que esto ayude a que en todos los departamentos se hable el mismo “idioma”.

*    Desarrollar un programa dirigido por el área de gestión de personas que motive a la gente a compartir información y que enseñe a los integrantes de cada área que aunque la empresa es grande la competencia o el enemigo es externo y no interno.Es decir focalizar la fuerza interna para poder hacer frente a los silos que se pudieran encontrar en el análisis externo.

*      Desarrollar o adquirir un sistema de colaboración donde cualquier empleado pueda exponer una idea de solución a un problema o desarrollo de un producto, a modo de buzón de sugerencias.

*      Hacer que todos los empleados conozcan los objetivos de la organización y que entiendan la importancia de trabajar unidos para alcanzarlos siendo estos más importantes que los objetivos departamentales. Plasmar la cultura empresarial ( la cúal debe ser clara, concisa y fácil de entender por todos los empleados), y hacer ver que los objetivos de la empresa van de lo general a lo articular (llegando a cada empleado de la empresa).

*    Realizar actividades de integración cruzadas entre departamentos donde los silos son enfermizos con el objetivo de que se sientan en la misma empresa. (Jornadas de puertas abiertas, cursos de familiarización de los diferentes departamentos de la empresa, rotación interdepartamental)

*     Fomentar la necesidad de asistencia entre los departamentos afectados, para así reunir procesos, y tener la colaboración de los departamentos afectados. Es decir, que no se tenga el monopolio de algunos procesos en los diferentes departamentos y que para la consecución de los mismos sea necesario la colaboración de ambos. Ejemplo: impresos que se realizan en un departamento y son aprobados en otros (no ralentizan el trabajo sino que siguen un proceso que une a los diferentes departamentos).

*     Crear un único formato universal de comunicación entre los diferentes deparetamentos de la empresa (interno, fácil de usar, de entender), mediante intranets con portales corporativos donde todos los miembros de la empresa entren en el mismo sitio empresarial y puedan recibir los comunicados internos de  forma igualitaria. Los tablones de anuncios ya no están en su auge sino más bien en su declive, pero de vez en cuando, es interesante que se tengan en los direntes departamentos para incluir ahí las comunicaciones internas relevantes.

*      Desarrollar una única forma también universal interna para realizar los procesos, siguiendo un planning u hoja de ruta, para que cualquier empleado de la empresa tenga la misma forma de guardar documentos, enviar correos, etc. es decir, estandarizar los procesos laborales  y dejar un pequeño laissez faire o dejar hacer, dentro de unos parámetros dictados por la dirección, consiguiendo así unanimidad de realización de las actividades propias de la empresa y calidad en el servicio (por ejemplo eso es lo que buscan empresas como AENOR para dar certificados de calidad a empresas de servicios = la igualdad en los procesos en todos los departamentos).

*     Evaluar en 6 meses los resultados de la aplicación de la estrategia o plan para ver su progreso, es decir, tener un plan de contingencia para saber actuar en caso de que las medidas no hayan sido efectiivas, poder subsanar cuanto antes el “siloitis”.

 

Si se desarrollan todos los aspectos anterior descritos, conseguiremos un feed back interno entre todos los departamentos de la misma, evitando la siloitis enfermiza. Toda medida es poca para conseguir la consecución de los objetivos fundamentales y existenciales de la empresa.

Poco a poco si se hiciera un estudio en los diferentes departamentos encontraríamos que la efectividad y eficiencia de los diferentes sectores mejoran su productividad y servicio. En caso contrario se prevé un plan ce contingencias para retener los posibles fallos que pueden surgir de la implantación de los puntos claves anteriores.

En resumidas cuentas se busca la estandarización de los sistemas y la uniformidad de todos los departamentos.

Gracias por su atención

 

Javier Utrilla

 


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